Члан 6. Царинског закона („Сл. гласник РС”, бр. 18/2010, 111/2012, 29/2015 и 108/2016) прописује да свако лице може да, под условима предвиђеним чланом 89. ст. 2. и 3. овог закона, именује свог заступника за предузимање свих или само неких радњи у поступку који води царински орган. Сходно члану 89. Царинског закона, у случајевима када прихватање декларације намеће посебне обавезе за одређено лице, декларацију мора да поднесе то лице или друго лице у његово име и за његов рачун.
Лице које жели да обави увоз или извоз робе самостално, мора да познаје царинске прописе и царинске процедуре, а у неким случајевима мора да поседује и потребне лиценце, обезбеђење за плаћање царинског дуга, одговарајућу ИТ опрему и софтвер. Физичка лица по правилу не поседују потребно знање и банкарске гаранције, док већина правних лица нема запослено лице које је обучено и овлашћено за подношење царинских декларација и спровођење потребних царинских процедура. Стога увозници и извозници најчешће ангажују заступнике који уместо њих предузимају потребне радње у поступку који води царински орган. Према Царинском закону заступање може бити:
1) непосредно, ако заступник иступа у име и за рачун другог лица;
2) посредно, ако заступник иступа у своје име, а за рачун другог лица.
Посредно заступање у царинском поступку, у смислу члана 6. Царинског закона, може да обавља правно лице:
1) које има регистровано седиште на царинском подручју Републике Србије,
2) које је регистровано за послове међународне шпедиције,
3) које има најмање једног запосленог са дозволом за царинско заступање.
Управа царина издаје и одузима дозволе за заступање у царинском поступку, а заступник може да поступа само на основу уредног пуномоћја и у складу с њим. Сходно члану 6. став 5. Царинског закона, заступник пред царинским органом мора да се изјасни које лице заступа и да ли је заступање непосредно или посредно, а на захтев царинског органа мора да поднесе веродостојну исправу са овлашћењем за заступање у царинском поступку.
Ни Царинским законом ни пратећим подзаконским актима није прописан изглед исправе са овлашћењем о заступању у царинском поступку, па је услед различитих тумачења царинарница дошло до успостављања различите праксе.
Увозници и извозници су најчешће тек у тренутку подношења царинске декларације били обавештавани од стране царинских службеника да документ којим су овластили заступника да уместо њих предузима одређене радње није издат у ваљаној форми, те да треба приложити нови. Прибављање одговарајућег пуномоћја обично захтева одређено време, чак и више дана уколико оверу документа врши орган који има кратко радно време, па је одлагање тренутка царињења, а самим тим и могућности слободног располагања робом, за последицу имало настанак непредвиђених трошкова дангубе или лежарине, као и плаћање уговорних казни због кашњења у испоруци робе.
У Прилогу 1. Акта УЦ, број 148-03-030-02-65/2011 од 3. 6. 2011. године, дат је пример изгледа исправе са овлашћењем о заступању. Такође, у Акту је наведено да, без обзира на то да ли се пуномоћ односи на заступање у појединачном увозу/извозу или у одређеном периоду или за одређени царински поступак и слично, могу да се користе и исправе о заступању дате у другом облику, уколико поред основних података садрже и податак о врсти заступања.
У циљу омогућавања да се иста исправа користи у више царинских испостава, наведеним актом је предвиђено и да исправа о заступању не мора да се подноси у оригиналу. Изузетно, када царинска испостава изрази сумњу у тачност или веродостојност поднете исправе, захтева се прилагање оригинала.
Иако је тиме направљен искорак ка повећању правне сигурности учесника у царинском поступку и уједначавању праксе, испоставило се да због структуре захтеваних података наведени пример пуномоћја могу да користе само правна лица, чиме су физичка лица стављена у неповољнији положај. С друге стране, узимајући у обзир да наведени акт Управе царина није дао прецизније инструкције да ли тако дато писмено овлашћење треба да буде оверено од стране јавног бележника и који су то други прихватљиви облици пуномоћја, недоумице нису у потпуности отклоњене, па су царинарнице наставиле са различитим поступањем.
Како су се физичка лица могла ослонити само на облике пуномоћја који царинском регулативом нису прописани, једини ослонац им је био члан 49. Закона о општем управном поступку („Сл. гласник РС”, бр. 18/2016), који предвиђа да се пуномоћје даје у писаном облику или усмено на записник, а поступајући орган може да наложи странци да поднесе оверено пуномоћје уколико посумња у истинитост пуномоћја.
У циљу разрешења наведених дилема, Министарство финансија – Сектор за царински систем, у свом акту број 011-00-1006/2017-17 од 23. 11. 2017. године, изнело је мишљење којим је потврђено да физичка лица која се у царинском поступку појављују у својству увозника, могу свог заступника да овласте како писменим овлашћењем о заступању тако и усмено.
Сходно наведеном мишљењу, исправа о заступању ће се сматрати ваљаном уколико је оверена у складу са чланом 5. и чланом 29. Закона о оверавању потписа, рукописа и преписа („Сл. гласник РС”, бр. 93/2014 и 22/2015), а усмено овлашћење могуће је дати пред царинским органом уколико се претходно царинском органу стави на увид исправа која потврђује идентитет даваоца изјаве. Давалац изјаве мора да потврди дату изјаву потписивањем записника који је царински орган тим поводом сачинио.
На основу изнетог може да се закључи следеће:
1) И правна и физичка лица могу писмено да опуномоће свог заступника, с том разликом што физичка лица своју писмену пуномоћ увек морају да овере код јавног бележника или другог овлашћеног органа, а правна лица само уколико поступајући царински службеник то од њих затражи позивајући се на члан 49. Закона о општем управном поступку. Препоручљиво је да правна лица писмену пуномоћ дају на обрасцу прописаном од стране Управе царина.
2) Физичко лице може да дâ пуномоћ усмено на записник, а иако исто право правних лица није спорно, оно остаје на нивоу „голог права” јер у пракси царински орган, користећи дискреционо право, увек захтева прилагање писменог пуномоћја.