- ZAKLJUČAK POSLOVNIH KNJIGA
U skladu sa članom 17. Uredbe o budžetskom računovodstvu („Sl. glasnik RS”, br. 125/03 i 12/06 – u daljem tekstu: Uredba) propisana je obaveza korisnika budžetskih sredstava i korisnika sredstava organizacija obaveznog socijalnog osiguranja da poslovne knjige zaključuju posle sprovedenih evidencija svih transakcija i obračuna na kraju budžetske godine, odnosno u toku godine u slučaju statusnih promena ili prestanka poslovanja.
Zaključivanje poslovnih knjiga korisnici budžetskih sredstava i korisnici sredstava organizacija obaveznog socijalnog osiguranja obavezni su da izvrše najkasnije do roka dostavljanja godišnjih finansijskih izveštaja – završnih računa za 2016. godinu – do 28. februara 2017. godine.
Korisnici budžetskih sredstava i korisnici sredstava organizacija obaveznog socijalnog osiguranja za 2016. godinu izvršili su zaključna knjiženja zatvaranjem konta klase 400000 –Tekući rashodi, klase 500000 – Izdaci za nefinansijsku imovinu, 700000 – Tekući prihodi i klase 800000 – Primanja od prodaje nefinansijske imovine, na taj način što su direktnim knjiženjima po pojedinim navedenim kontima izvršili zatvaranje tih konta uz odobrenje, odnosno zaduženje konta klase 321111 – Obračun prihoda i primanja rashoda i izdataka poslovanja.
Konta klase 600000 – Izdaci za otplatu glavnice i nabavku finansijske imovine, i klase 900000 – Primanja od zaduživanja i prodaje finansijske imovine, zatvorena su zaduženjem, a odobrenjem 699999 – Kontra knjiženje – izdaci za otplatu glavnice i nabavku finansijske imovine, i 999999 – Kontra knjiženje – primanje od zaduživanja i prodaje finansijske imovine.
Kada je izvršeno zatvaranje konta u knjigovodstvu korisnika budžetskih sredstava i korisnika sredstava organizacija obaveznog socijalnog osiguranja na opisan način, ostala su u poslovnim knjigama na kraju 2016. godine stanja konta klase 000000 – Nefinansijska imovina, 100000 – Finansijska imovina, 200000 – Obaveze i 300000 – Kapital i utvrđivanje rezultata poslovanja, koja se bilansiraju u Obrascu 1 – Bilans stanja na dan 31. 12. 2016. godine.
U Pravilniku o standardnom klasifikacionom okviru i kontnom planu za budžetski sistem („Sl. glasnik RS”, broj 16/2016, 49/2016 i 107/2016) nije propisan poseban konto za zaključak konta stanja na kraju 2016. godine i otvaranje početnog stanja 1. 1. 2017. godine, što se može smatrati važnim nedostatkom.
U nedostatku posebnog konta preko koga bi se izvršio zaključak konta stanja na dan 31. 12. 2016. godine, potrebno je da se sprovede zaključak svake pojedinačne knjigovodstvene kartice tako što treba na samoj kartici da se upiše saldo za izravnanje, a potom treba karticu podvući crtom i uneti ukupan zbir koji mora biti jednak na dugovnoj i potražnoj strani, nakon čega karticu treba podvući sa dve crte, čime se smatra da su kartice zaključene. Zaključni saldo se po pojedinim karticama, prema stanju na dan 31. 12. 2016. godine, mora slagati sa podacima koji su uneti u Obrazac 1 – Bilansa stanja, u kome su aktiva i pasiva uravnoteženi. Pozicije Obrasca 1 – Bilansa stanja zasnivaju se na kontima zaključnih stanja konta Klase (000000 i 100000) u aktivi i konta Klase (200000 i 300000) u pasivi.
Korisnicima budžetskih sredstava su, ukoliko ne izvrše zaključak poslovnih knjiga u skladu sa članom 17. Uredbe, propisane novčane kazne od 500 do 50.000 dinara za prekršaj odgovornog lica u knjigovodstvenoj službi korisnika budžetskih sredstava, a u organizaciji obaveznog socijalnog osiguranja propisane su novčane kazne od 10.000 do 1.000.000 dinara.
- ČUVANJE POSLOVNIH KNJIGA
Poslovne knjige i računovodstvene isprave čuvaju se u poslovnim prostorijama korisnika budžetskih sredstava i organizacija obaveznog socijalnog osiguranja, u sledećem trajanju:
1) 50 godina – finansijski izveštaji;
2) 10 godina – dnevnik, glavne knjige, pomoćne knjige i evidencije;
3) 5 godina – izvorna dokumentacija i prateća dokumentacija;
4) trajno – evidencije o zaradama.
Vreme čuvanja počinje poslednjeg dana budžetske godine na koju se računovodstvena isprava odnosi.
Finansijski izveštaji, poslovne knjige i računovodstvene isprave čuvaju se u
originalu ili drugom obliku arhiviranja, u skladu sa zakonom.