ČUVANJE POSLOVNE DOKUMENTACIJE: ROKOVI I NAČIN ČUVANJA

Tokom rada svakog privrednog društva nastaje veliki broj dokumenata od kojih su  određena dokumenta kreirana interno u samom društvu, dok su ostala kreirana eksterno od strane dobavljača, kupaca, poslovne banke, knjigovođe i državnih organa.

Tokom poslovne godine tekuća dokumentacija uglavnom stoji na raspolaganju osobama kojima je potrebna za obavljanje dnevnih obaveza. Međutim, nakon završetka poslovne godine i proteka određenog perioda, postavlja se pitanje kako i koliko dugo treba čuvati poslovnu dokumentaciju.

Čuvanje poslovne dokumentacije uređeno je prema vrstama dokumenata različitim propisima.

Čuvanje računovodstvenih isprava, poslovnih knjiga i finansijskih izveštaja

Pravna lica i preduzetnici su, prema članu 24. Zakona o računovodstvu („Sl. glasnik RS”, br. 62/2013 – dalje: Zakon), dužni da uredno čuvaju računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijske izveštaje, kao i da opštim aktom odrede odgovorna lica i poslovne prostorije za njihovo čuvanje, ali i način čuvanja.

U vezi sa čuvanjem i arhiviranjem poslovne dokumentacije, knjiga i izveštaja, Zakon je propisao sledeće:

– Rokovi čuvanja računovodstvenih isprava, poslovnih knjiga i finansijskih izveštaja, računaju se od poslednjeg dana poslovne godine na koju se odnose.
– Računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijski izveštaji čuvaju se u originalu ili korišćenjem drugih sredstava arhiviranja, utvrđenih zakonom.
– Računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijski izveštaji čuvaju se u poslovnim prostorijama pravnog lica odnosno preduzetnika, odnosno kod pravnih lica ili preduzetnika kojima je povereno vođenje poslovnih knjiga.
– Ako se poslovne knjige vode na računaru uporedo sa memorisanim podacima, pravno lice odnosno preduzetnik mora da obezbedi i memorisanje aplikativnog softvera kako bi podaci bili dostupni kontroli.

Rokovi čuvanja računovodstvenih isprava, poslovnih knjiga i finansijskih izveštaja, u skladu sa Zakonom:

U slučaju da pravno lice ne čuva računovodstvene isprave, poslovne knjige, finansijske izveštaje, godišnji izveštaj o poslovanju i revizorske izveštaje, u rokovima i na način propisan Zakonom, kaznenim odredbama u članu 46. stav 1. tačka 14) propisana je novčana kazna za privredni prestup od 100.000 do 3.000.000 dinara. Takođe, za privredni prestup propisana je i kazna za odgovorno lice u pravnom licu u iznosu od 20.000 do 150.000 dinara. Za preduzetnika koji vodi dvojno knjigovodstvo, propisana je kazna od 100.000 do 500.000 dinara.

Čuvanje revizorske dokumentacije

Čuvanje revizorske dokumentacije, odnosno dokumentacije koju prikuplja i priprema ovlašćeni revizor, uređeno je Zakonom o reviziji („Sl. glasnik RS”, br. 62/2013).

U skladu sa članom 28. stav 2. Zakona o reviziji, radnu dokumentaciju koju prikuplja i priprema licencirani ovlašćeni revizor, društvo za reviziju čuva najmanje šest godina, počevši od poslovne godine na koju se revizija odnosi.

Pod radnom dokumentacijom koju priprema i prikuplja ovlašćeni revizor, podrazumevaju se radni revizorski papiri, sva dokumentacija prikupljena od klijenata, beleške, dopisi i pisma, a na osnovu njih ovlašćeni revizor izražava mišljenje i izdaje revizorski izveštaj i sl.

Čuvanje poslovne dokumentacije u elektronskoj formi

U velikim privrednim društvima i sistemima čuvanje veće količine poslovne dokumentacije zahteva prostraniji skladišni prostor. Iz tog razloga veliki deo dokumentacije ova društva sačinjavaju kao „elektronska dokumenta” i čuvaju ih na nekom od elektronskih ili magnetnih medija.

Članom 24. Zakona data je mogućnost da se računovodstvene isprave mogu čuvati na elektronskim medijima kao originalna elektronska dokumenta ili digitalne kopije, ako je nadležnom organu omogućen pristup tako sačuvanim podacima i ako je obezbeđeno:

1) da se podacima sadržanim u elektronskom dokumentu ili zapisu može pristupiti i da su pogodni za dalju obradu;

2) da su podaci sačuvani u obliku u kome su napravljeni, poslati i primljeni;

3) da se iz sačuvane elektronske poruke mogu utvrditi pošiljalac i primalac, kao i vreme i mesto slanja i prijema;

4) da se primenjuju tehnologije i postupci kojima se u dovoljnoj meri obezbeđuje zaštita od izmena ili brisanja podataka, ili drugo pouzdano sredstvo kojim se garantuje nepromenljivost podataka ili poruka, kao i rezervna baza podataka na drugoj lokaciji.

Ako se poslovne knjige vode na računaru uporedo sa memorisanim podacima, pravno lice odnosno preduzetnik mora da obezbedi i memorisanje aplikativnog softvera kako bi podaci bili dostupni kontroli.

U skladu sa Zakonom o elektronskom dokumentu („Sl. glasnik RS”, br. 51/2009), elektronski dokument je skup podataka sastavljen od slova, brojeva, simbola, grafičkih, zvučnih i video zapisa, sadržanih u podnesku, pismenu, rešenju, ispravi ili bilo kom drugom aktu koji sačine pravna i fizička lica ili organi vlasti, radi korišćenja u pravnom prometu ili u upravnom, sudskom ili drugom postupku pred organima vlasti, ako je elektronski izrađen, digitalizovan, poslat, primljen, sačuvan ili arhiviran na elektronskom, magnetnom, optičkom ili drugom mediju.

Čuvanje i zaštita elektronskih dokumenata uređeni su članom 12. Zakona o elektronskom dokumentu kojim je propisano da su pravna i fizička lica i organi vlasti dužni da čuvaju i arhiviraju elektronska dokumenta u informacionom sistemu ili na medijima koji omogućavaju trajnost elektronskog zapisa za utvrđeno vreme čuvanja, u skladu sa zakonom kojim se uređuje arhivska građa, zakonom kojim se uređuje elektronski potpis i propisima o kancelarijskom poslovanju.

Pravna i fizička lica mogu poslove tekućeg čuvanja elektronskih dokumenata poveriti drugom pravnom licu koje je dužno da ove poslove vrši u skladu sa zakonom, svojim aktima i zaključenim pravnim poslom. Lice kome su povereni poslovi čuvanja elektronskih dokumenata, nije odgovorno za izvornu sadržinu ovih dokumenata.

Čuvanje evidencija i dokumentacije o unutrašnjem prometu robe

Pravilnikom o evidenciji prometa („Sl. glasnik RS”, br. 99/2015 – u daljem tekstu: Pravilnik) uređuje se sadržina, oblik, način vođenja i mesto čuvanja evidencije prometa robe. Evidenciju prometa robe čine: Knjiga evidencije prometa, Prijemni list komisione robe, Evidencija prodate, isplaćene i vraćene komisione robe, Dnevni izveštaj o prijemu robe na komisionu prodaju od komitenata – fizičkih lica, Dnevni izveštaj isplaćene i vraćene robe komitentima – fizičkim licima, Dnevni pumpni izveštaj.

Prema članu 19. Pravilnika evidencija prometa robe i dokumentacija na osnovu koje su vršena evidentiranja, čuvaju se na način, na mestu i u roku u kojem se čuvaju pomoćne knjige, u skladu sa propisima o računovodstvu, a to znači najmanje 5 godina.

Čuvanje evidencije o deviznom poslovanju

U skladu sa članom 9. Uredbe o načinu prebijanja dugovanja i potraživanja po osnovu realizovanog spoljnotrgovinskog prometa robe i usluga („Sl. glasnik RS”, br. 59/2013), dokumentaciju o izvršenom prebijanju, u smislu ove uredbe, rezident čuva deset godina i dužan je da je pokaže na zahtev nadležnih organa kontrole.

Takođe, prema tački 8. Odluke o uslovima i načinu obavljanja platnog prometa sa inostranstvom („Sl. glasnik RS”, br. 24/2007, 31/2007, 38/2010 i 111/2015), pravno lice je obavezno da dokument po kome se vrši plaćanje prema inostranstvu, kojim se dokazuje obaveza plaćanja i određuje osnov plaćanja, čuva deset godina od dana kad je izvršeno plaćanje – u izvornom obliku ili u obliku pogodnom za dokazivanje, kao i da taj dokument dâ na uvid na zahtev banke ili organa nadležnih za kontrolu deviznog poslovanja.

Iste rokove treba primeniti i na ostale izveštaje koji se sastavljaju u vezi sa spoljnotrgovinskim i deviznim poslovanjem.

Čuvanje poslovne dokumentacije za preduzetnike koji knjige vode po sistemu prostog knjigovodstva

Članom 45. stav 1. Zakona o porezu na dohodak građana propisano je da je preduzetnik koji se opredelio da knjige vodi po sistemu prostog knjigovodstva, dužan da poslovne knjige (Obrasci PK-1 – Poslovna knjiga prihoda i rashoda, PK-2 – Knjiga osnovnih sredstava i sitnog inventara, kao i propisana pomoćna evidencija KL, GP, DPU, KR, PKO i finansijski izveštaj – Obrazac BU) vodi ažurno i uredno, tako da one obezbeđuju kontrolu ispravnosti knjiženja, čuvanja i korišćenja podataka, kao i uvid u hronologiju poslovnih promena.

Prema članu 48. Zakona o porezu na dohodak građana, poslovne knjige koje se vode po sistemu prostog knjigovodstva i knjigovodstvene isprave čuvaju se najmanje pet godina od poslednjeg dana poslovne godine na koju se odnose.

Čuvanje poreske evidencije i PDV računa

Prema članu 47. Zakona o PDV-u obveznik je dužan da čuva poresku evidenciju i dokumentaciju na osnovu koje vodi ovu evidenciju do isteka roka zastarelosti za utvrđivanje i naplatu PDV-a, odnosno najmanje deset godina po isteku kalendarske godine, od momenta prve upotrebe objekata i završetka ulaganja u objekte iz člana 32. ovog zakona.

Imajući u vidu da, prema članu 114. Zakona o poreskom postupku i poreskoj administraciji (dalje: ZPPPA), pravo Poreske uprave na utvrđivanje i naplatu poreza i sporednih poreskih davanja zastareva za pet godina od dana kada je zastarelost počela da teče, i to od prvog dana naredne godine od godine u kojoj je trebalo utvrditi porez, kao i da je apsolutni rok zastarelosti 10 godina, obveznik je dužan da poresku evidenciju i dokumentaciju na osnovu koje vodi ovu evidenciju, čuva najmanje pet odnosno deset godina.

Članom 178b ZPPPA propisano je da će se poreski obveznik – pravno lice koje ne vodi, odnosno ne čuva evidencije, odnosno poslovne knjige, ne vrši popis, odnosno plaćanja preko tekućeg računa, ne zaključi ugovor, odnosno ne dostavi dokumentaciju, podatke ili obaveštenja trećim licima, propisanim poreskim zakonom kazniti za prekršaj novčanom kaznom u iznosu od 100.000 do 2.000.000 dinara. Za isti prekršaj kazniće se preduzetnik novčanom kaznom u iznosu od 50.000 do 500.000 dinara.

Čuvanje fiskalnih dokumenata i evidencija

Čuvanje fiskalnih dokumenata i evidencija propisano je Zakonom o fiskalnim kasama („Sl. glasnik RS”, br. 135/2004 i 93/2012) na sledeći način:

Čuvanje akata i dokumenata prema Zakonu o privrednim društvima

Relevantnim odredbama Zakona o privrednim društvima („Sl. glasnik RS”, br. 36/2011, 99/2011, 83/2014 – dr. zakon i 5/2015) propisana je obaveza čuvanja akata i dokumenata, i to posebno za društva s ograničenom odgovornošću, a posebno za akcionarska društva.

U skladu sa članom 240. Zakona o privrednim društvima, propisana su akta i dokumenti koje je obavezno da čuva društvo s ograničenom odgovornošću, kao i rokovi čuvanja, što je prikazano u sledećem tabelarnom pregledu:

Za akcionarska društva je članom 464. Zakona o privrednim društvima propisana obaveza čuvanja sledećih akata i dokumenata u naznačenim rokovima:

U skladu sa članom 543. stav 4. Zakona o privrednim društvima, poslovne knjige i dokumenta društva koja su brisana usled okončanja likvidacije, čuvaju se u skladu sa propisima kojima se uređuje arhivska građa, a ime i adresa lica kome su poslovne knjige i dokumenta poverena na čuvanje, registruju se u skladu sa zakonom o registraciji.

Prema članu 585. Zakona o privrednim društvima, ukoliko društva ne drže i ne čuvaju akta i dokumenta u skladu sa propisanim odredbama, kazniće se za privredni prestup novčanom kaznom od 100.000 do 1.000.000 dinara, a odgovorno lice u društvu novčanom kaznom od 20.000 do 200.000 dinara.