ČUVANJE POSLOVNE DOKUMENTACIJE: ROKOVI I NAČIN ČUVANJA

Tokom rada svakog privrednog društva nastaje veliki broj dokumenata od kojih su  određena dokumenta kreirana interno u samom društvu, dok su ostala kreirana eksterno od strane dobavljača, kupaca, poslovne banke, knjigovođe i državnih organa. Tokom poslovne godine tekuća dokumentacija uglavnom stoji na raspolaganju osobama kojima je potrebna za obavljanje dnevnih obaveza. Međutim, nakon završetka poslovne godine i proteka određenog perioda, postavlja se pitanje kako i koliko dugo treba čuvati poslovnu dokumentaciju. Čuvanje poslovne dokumentacije uređeno je prema vrstama dokumenata različitim propisima. Čuvanje računovodstvenih isprava, poslovnih knjiga i finansijskih izveštaja Pravna lica i preduzetnici su, prema članu 24. Zakona o računovodstvu („Sl. glasnik RS”, br. 62/2013 – dalje: Zakon), dužni da uredno čuvaju računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijske izveštaje, kao i da opštim aktom odrede odgovorna lica i poslovne prostorije za njihovo čuvanje, ali i način čuvanja. U vezi sa čuvanjem i arhiviranjem poslovne dokumentacije, knjiga i izveštaja, Zakon je propisao sledeće: – Rokovi čuvanja računovodstvenih isprava, poslovnih knjiga i finansijskih izveštaja, računaju se od poslednjeg dana poslovne godine na koju se odnose. – Računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijski izveštaji čuvaju se u originalu ili korišćenjem drugih sredstava arhiviranja, utvrđenih zakonom. – Računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijski izveštaji čuvaju se u poslovnim prostorijama pravnog lica odnosno preduzetnika, odnosno kod pravnih lica ili preduzetnika kojima je povereno vođenje poslovnih knjiga. – Ako se poslovne knjige vode na računaru uporedo sa memorisanim podacima, pravno lice odnosno preduzetnik mora da obezbedi i memorisanje aplikativnog softvera kako bi podaci bili dostupni kontroli. Rokovi čuvanja računovodstvenih isprava, poslovnih knjiga i finansijskih izveštaja, u skladu sa Zakonom: • Finansijski izveštaji i izveštaji o izvršenoj reviziji 20 godina • Godišnji izveštaj o poslovanju 10 godina • Dnevnik i glavna knjiga • Pomoćne knjige 5 godina • Isprave na osnovu kojih se unose podaci u poslovne knjige • Isprave platnog prometa u ovlašćenim finansijskim institucijama platnog prometa • Isplatne liste ili analitičke evidencije zarada, ako predstavljaju bitne podatke o zaposlenom trajno U slučaju da pravno lice ne čuva računovodstvene isprave, poslovne knjige, finansijske izveštaje, godišnji izveštaj o poslovanju i revizorske izveštaje, u rokovima i na način propisan Zakonom, kaznenim odredbama u članu 46. stav 1. tačka 14) propisana je novčana kazna za privredni prestup od 100.000 do 3.000.000 dinara. Takođe, za privredni prestup propisana je i kazna za odgovorno lice u pravnom licu u iznosu od 20.000 do 150.000 dinara. Za preduzetnika koji vodi dvojno knjigovodstvo, propisana je kazna