Obavljanje službenog putovanja u inostranstvo korisnika javnih sredstava

1. Uvodne napomene

Korisnici javnih sredstava službeno putovanje u inostranstvo obavljaju na osnovu:

1) Pravilnika o načinu i postupku obavljanja platnog prometa u okviru sistema konsolidovanog računa trezora za devizna sredstva („Sl. glasnik RS”, broj 13/2017, stupio na snagu 27. 2. 2017. godine – u daljem tekstu: Pravilnik) i

2) Uredbe o naknadi troškova i otpremnina državnih službenika i nameštenika („Sl. glasnik RS”, broj 98/2007, 84/2014 i 84/2015 – u daljem tekstu: Uredba).

Pravilnikom se propisuje način i postupak obavljanja platnog prometa u okviru sistema konsolidovanog računa trezora za devizna sredstva korisnika budžetskih sredstava i drugih korisnika javnih sredstava koji su uključeni u sistem deviznog konsolidovanog računa trezora (u daljem tekstu: korisnici javnih sredstava), koji plaćanja i naplatu u devizama obavljaju preko deviznih podračuna koji se vode kod Ministarstva finansija –Uprave za trezor (u daljem tekstu: Uprava). Pravilnikom se propisuje i način evidentiranja deviznih plaćanja i naplate koje korisnici javnih sredstava vrše preko deviznih računa otvorenih u Narodnoj banci Srbije ili u ovlašćenim banakama, u skladu sa zakonom kojim se uređuje budžetski sistem i zakonom kojim se uređuje devizni sistem.

U vezi sa službenim putovanjima u inostranstvo o kojima se ovde govori, mogu se spomenuti još i odredbe člana 3. i 4. Pravilnika, kojima se precizira da korisnici javnih sredstava poslovne transakcije obavljaju u devizama preko računa sistema deviznog konsolidovanog računa trezora za devizna sredstva, koji se otvara i vodi u Narodnoj banci Srbije, koja preko računa sistema deviznog konsolidovanog računa trezora za devizna sredstva prima devizne uplate i vrši devizna plaćanja na osnovu deviznih naloga koje direktni korisnici budžetskih sredstava Republike Srbije i filijale Uprave unose u Sistem za devizna plaćanja. U skladu sa članom 4. Pravilnika, korisnici javnih sredstava mogu imati devizne račune u:

1) Narodnoj banci Srbije, ako je to posebnim zakonom ili međunarodnim ugovorom propisano;

2) ovlašćenoj banci, po odobrenju ministra nadležnog za poslove finansija, za plaćanja koja ne mogu da se izvrše preko Narodne banke Srbije, ako to zahteva specifičnost poslova tog korisnika, a saglasno zakonu kojim se uređuje budžetski sistem i zakonu kojim se uređuje devizni sistem.

Narednog radnog dana od dana izvršene promene na računu ovi korisnici u odgovarajućem elektronskom formatu dostavljaju Upravi dnevni izvod sa tog računa na osnovu kog se vrši evidentiranje u vanbilansnoj evidenciji. U cilju evidentiranja i praćenja izvršenih deviznih transakcija preko deviznih računa Uprava uporedo otvara odgovarajuće devizne podračune korisnicima javnih sredstava. Otvoreni devizni podračuni se vode u vanbilansnoj evidenciji u Upravi, a promene na navedenim podračunima evidentiraju se na osnovu izveštaja o promenama na deviznim računima  koje Narodna banka Srbije dostavlja Upravi na bazi dnevnog izvoda.

2. Potrebna dokumentacija za isplatu akontacije za službeno putovanje u inostranstvo

Članom 6. Pravilnika propisana je obavezna dokumentacija za devizna plaćanja koju podnosi korisnik javnih sredstava nadležnoj filijali Uprave. Dokumentacija koja se ispostavlja za izvršenje deviznog naloga za isplatu efektive za akontaciju za službeni put u inostranstvo je sledeća:

1) Propratno pismo u kojem se navodi spisak dokumentacije koja se dostavlja u prilogu, instrukcija za kupovinu efektivnog stranog novca i konverzija iz jedne u drugu valutu ili prenos deviza, uz navođenje deviznog računa sa koga se vrši isplata valute. Dokumentacija koju su u papirnom obliku podneli korisnici javnih sredstava, zavodi se u filijali Uprave u delovodnik, arhivira i čuva deset godina, zajedno sa izvršenim deviznim nalogom.

2) Rešenje/odluka/naredba nadležnog organa i/ili zaključak Vlade kojim se lica upućuju na službeno putovanje u inostranstvo, obračun putnih troškova službenog putovanja, potvrda o reciprocitetu ili drugi dokument relevantan za identifikaciju obaveze i dr.

3) Dokaz o uplati dinara kada se devizna sredstva obezbeđuju kupovinom deviza za dinare.

4) Original naloga za plaćanje prema inostranstvu (Obrazac 70) koji sadrži sve elemente propisane uputstvom Narodne banke Srbije, za sprovođenje odluke kojom se uređuju uslovi i način obavljanja platnog prometa sa inostranstvom, odnosno sve elemente potrebne za unos deviznog naloga kroz Sistem za devizna plaćanja, i to: ime i prezime lica koje putuje, broj i datum rešenja/odluke/naredbe nadležnog organa, ime i prezime i JMBG lica ovlašćenog za podizanje efektivnog stranog novca, mesto i datum podizanja novca, iznos i valuta koji se obezbeđuju za službeno putovanje, šifra osnova iz Šifarnika osnova naplate, plaćanja i prenosa u platnom prometu sa inostranstvom, šifra zemlje u koju se putuje (u daljem tekstu: Šifarnik). U slučaju izmene podataka, dostavlja se novo originalno pismo sa izmenama i izmenjen nalog za plaćanje (Obrazac 70).

Ispostavljanje deviznih naloga od strane korisnika javnih sredstava vrši se onlajn-pristupom odgovarajućoj veb-aplikaciji Uprave – „Devizni platni promet” (u daljem tekstu: Sistem za devizna plaćanja), u skladu sa Korisničkim uputstvom za rad sa veb-aplikacijom „Devizni platni promet”, kao i Uputstvom za rad po poslovnim procesima preko Sistema za devizna plaćanja, koji su objavljeni na internet strani Uprave. Devizne naloge i prateću dokumentaciju Uprava prosleđuje u Narodnu banku Srbije kroz Sistem za devizna plaćanja putem elektronskih poruka, u skladu sa tehničkim uputstvom.

Direktni korisnici budžetskih sredstava Republike Srbije vrše elektronski unos deviznih naloga i prateće dokumentacije koja je skenirana u odgovarajućem elektronskom formatu, u Sistem za devizna plaćanja, koje Uprava dostavlja Narodnoj banci Srbije.

Indirektni korisnici budžetskih sredstava Republike Srbije koji su uključeni u Sistem za izvršenje budžeta Republike Srbije, devizna plaćanja vrše preko nadležne filijale Uprave koja za njih vrši elektronski unos deviznih naloga i prateće dokumentacije skenirane u odgovarajućem elektronskom formatu, u Sistem za devizna plaćanja, a koje Uprava dostavlja Narodnoj banci Srbije.

Korisnici javnih sredstava koji nisu uključeni u Sistem za izvršenje budžeta Republike Srbije (indirektni korisnici budžetskih sredstava Republike Srbije koji plaćanja vrše preko svojih podračuna, korisnici sredstava organizacija za obavezno socijalno osiguranje, korisnici sredstava budžeta autonomnih pokrajina i jedinica lokalne samouprave, kao i drugi korisnici javnih sredstava koji su uključeni u Sistem deviznog konsolidovanog računa trezora), dokumentaciju koja predstavlja osnov plaćanja i instrukciju za ispostavljanje deviznih naloga podnose filijali Uprave u kojoj imaju otvoren devizni podračun.

Na osnovu primljene dokumentacije filijala Uprave elektronski vrši unos deviznog naloga i prateće dokumentacije skenirane u odgovarajućem elektronskom formatu, u Sistem za devizna plaćanja, koje Uprava dostavlja Narodnoj banci Srbije.

Korisnici javnih sredstava, u skladu sa članom 26. Pravilnika, dostavljaju Upravi za trezor dokumentaciju za isplatu efektive za potrebe isplate akontacije za službeni put u inostranstvo, u vremenskom roku koji je definisan članom 29. Pravilnika, odnosno najranije pet radnih dana u odnosu na datum početka službenog putovanja u inostranstvo. U slučaju da korisnik javnih sredstava ne podigne efektivu u predviđenom roku, devizni nalog postaje neaktivan, a obezbeđena efektiva se ne može  koristiti za naredni službeni put. Ukoliko je devizni nalog postao neaktivan, a efektiva je obezbeđena iz dinarskih sredstava, korisnik javnih sredstava mora da izvrši prodaju efektive i izvrši uplatu dinarskih sredstava na dinarski podračun sa koga su obezbeđena sredstva za kupovinu efektive, sa pozivom na broj odobrenja iz ispostavljenog dinarskog naloga.

3. Obezbeđenje sredstava za službeno putovanje u inostranstvo

U skladu sa članom 24. i 25. Pravilnika korisnici javnih sredstava mogu da obezbede sredstva za pokriće troškova akontacije službenog putovanja u inostranstvo isplatom u efektivi koja je navedena u propisu kojim se uređuju uslovi pod kojim državni službenici i nameštenici ostvaruju pravo na pokriće troškova službenog putovanja u inostranstvo, što mora biti u skladu sa propisom Narodne banke Srbije kojim se propisuju vrste deviza i efektive koje Narodna banka Srbije može kupovati i prodavati na deviznom tržištu. Efektiva se isplaćuje na osnovu deviznog naloga koji se ispostavlja Narodnoj banci Srbije preko Sistema za devizno plaćanje sa podračuna deviznih sredstava koja su preneta za gotovinske isplate iz grupe 831 – podračun prenetih deviznih sredstava za gotovinske isplate koji se vodi kod Uprave, a koji je podračun korisnika budžetskih sredstava na koji se vrše uplate deviznih sredstava radi gotovinske isplate u Narodnoj banci Srbije.

Obezbeđenje potrebnih deviznih sredstava na podračunu radi isplate efektive, može da se vrši u skladu sa članom 26. Pravilnika, prema sledećem:     

1) Kupovinom potrebne valute (deviza) na osnovu izvršene uplate u dinarskoj protivvrednosti po prodajnom kursu Narodne banke Srbije za devize na dan ispostavljanja deviznog naloga za kupovinu deviza u Narodnu banku Srbije, u korist računa Narodne banke Srbije broj 880-30-81, sa pozivom na broj odobrenja po modelu 97, koji je povezan sa jednim elektronskim brojem predmeta koji se unosi u Sistem za devizna plaćanja i ne može se ponavljati, a čija je struktura elemenata sledeća:

– dvocifren kontrolni broj;

– 6437050 kao fiksna cifra po pravilniku Narodne banke Srbije;

– petocifren jedinstveni broj korisnika javnih sredstava sa vodećim nulama (petocifreni broj korisnika javnih sredstava (JBKJS) platioca unosi se iz kolone 8);

– jedinstveni broj KJS iz Spiska korisnika javnih sredstava koji je sastavni deo Pravilnika o Spisku korisnika javnih sredstva;

– šestocifreni broj predmeta (prve dve cifre su oznaka godine, a ostale četiri cifre su identifikacija uplate u toku navedene godine i neponovljive su u okviru jedne godine i za jednog korisnika).

2) Konverzijom sredstava iz jedne u drugu (potrebnu) valutu, odnosno ispostavljanjem naloga za konverziju Narodnoj banci Srbije.

3) Prenosom sredstava sa drugog deviznog podračuna.

U skladu sa članom 27. Pravilnika kupovinu efektive, odnosno konverziju vrši Narodna banka Srbije na osnovu deviznog naloga i prateće dokumentacije koju ispostavlja Uprava u skladu sa instrukcijom korisnika javnih sredstava. Nakon dobijanja potvrde o izvršenoj kupovini efektive, odobrava se podračun prenetih deviznih sredstava za gotovinske isplate.

4. Definisanje službenog putovanja u inostranstvo u skladu sa Uredbom

U skladu sa članom 15. Uredbe, službeno putovanje u inostranstvo je putovanje iz Republike Srbije u stranu državu i obratno, službeno putovanje iz jedne u drugu stranu državu i službeno putovanje iz jednog u drugo mesto u stranoj državi. Ovlašćeno lice izdaje državnom službeniku ili namešteniku (u daljem tekstu: zaposleni) nalog za službeno putovanje u inostranstvo koji sadrži ime i prezime zaposlenog koji putuje, naziv države i mesto u koje se putuje, cilj putovanja, datum polaska i datum povratka sa putovanja, kategoriju hotela za obezbeđenje smeštaja, napomenu da li su obezbeđeni besplatni smeštaj i ishrana, vrstu prevoznog sredstva kojim se putuje, iznos akontacije koji se može isplatiti, način obračuna troškova putovanja i ko snosi troškove putovanja. Istovremeno, u skladu sa članom 17. Uredbe, na osnovu naloga za službeno putovanje u inostranstvo može da se isplati akontacija u visini procenjenih troškova. Shodno članu 18. Uredbe, zaposlenom na službenom putovanju u inostranstvo naknađuju se troškovi smeštaja, ishrane i gradskog prevoza u mestu boravka u inostranstvu, zatim troškovi prevoza radi izvršenja službenog posla, troškovi pribavljanja putnih isprava, vakcinacije i lekarskih pregleda, kao i troškovi službene pošte, takse, telefona, telegrama i telefaksa, iznajmljivanja prostorija i stenografskih i daktilografskih usluga. Saglasno članu 19. Uredbe, zaposlenom na službenom putovanju u inostranstvo naknađuju se troškovi smeštaja u visini plaćenog hotelskog računa za prenoćište i doručak, izuzev za prenoćište i doručak u hotelu prve kategorije (pet zvezdica). Izuzetno, u skladu sa članom 19. stav 1. Uredbe, zaposlenom kome su obezbeđeni besplatno prenoćište i doručak, ne naknađuju se troškovi smeštaja. Takođe, prema članu 20. Uredbe, zaposlenom se naknađuju troškovi ishrane i gradskog prevoza u mestu boravka u inostranstvu (dnevnica) u iznosu od 15 evra na svaka 24 časa provedena u inostranstvu. Dnevnica za službeno putovanje u inostranstvo određuje se od časa prelaska državne granice Republike Srbije po polasku i u povratku, a zaposlenom pripada jedna dnevnica na svaka 24 časa provedena u inostranstvu, a ako je preostalo vreme provedeno u inostranstvu duže od 12 časova, zaposlenom pripada još jedna dnevnica, odnosno još polovina dnevnice ako je preostalo vreme provedeno u inostranstvu između osam i dvanaest časova.

U skladu sa članom 30. Uredbe, obračun putnih troškova koji se odnose na službeno putovanje u inostranstvo, vrši se u roku od osam dana od dana kada je službeno putovanje završeno, pri čemu pomenuti obračun u prilogu sadrži odgovarajuće dokaze – račune o postojanju i visini troškova i pismeni izveštaj o službenom putovanju koji je overio nadležni naredbodavac.

5. Primer – Obračun i knjiženje isplata za službeno putovanje u inostranstvo za korisnika javnih sredstava

– Knjiženje akontacije za službeno putovanje u inostranstvo                

Korisnik javnih sredstava, Ministarstvo kulture i informisanja, doneo je odluku o upućivanju jednog zaposlenog na službeni put u Italiju (u Rim) u trajanju od tri radna dana, 8–11. maja 2017. godine, a po pozivu Arheološkog instituta. Rešenjem je utvrđena svrha putovanja, a finansijska sredstva su odobrena prema sledećem:

– troškovi prevoza – avio-karte 155 evra;

– troškovi smeštaja – obezbeđeni od strane Arheološkog instituta iz Rima, Italija;

– troškovi dnevnica (3 dana x 15 evra) = 45 evra.

Ministarstvo kulture obezbedilo je avio-kartu od dobavljača koji je odabran nakon sprovedenog postupka javne nabavke za relaciju Beograd–Rim–Beograd, u iznosu od 155 evra po prodajnom kursu evra na dan 8. maj – 123,5178, što u dinarskoj protivvrednosti iznosi 19.145,25 dinara.

Knjiženje kupljene avio-karte:

– Isplata akontacije za službeni put u inostranstvo

U skladu sa članom 24. Pravilnika i članom 17. Uredbe vrši se isplata akontacije za službeno putovanje u inostranstvo. Ministarstvo kulture je podnelo zahtev Narodnoj banci Srbije za otkup deviznih sredstava preko nadležne filijale Uprave za trezor koja za njih vrši unos deviznog naloga u iznosu od 45 evra (tri dnevnice po 15 evra), za čiji je otkup uplaćena dinarska protivvrednost po prodajnom kursu Narodne banke Srbije za efektivu na dan ispostavljanja deviznog naloga za kupovinu efektive Narodnoj banci Srbije. Sredstva se nalaze na računu Narodne banke Srbije broj 880-30-81, u iznosu od (45 x 123,5178) 5.558,30 dinara. Dostavljen je devizni nalog za kupovinu i isplatu efektive za akontaciju za službeni put u inostranstvo i podneta je dokumentacija u skladu sa članom 6. Pravilnika. Nakon prijema dinarske protivvrednosti, a na osnovu deviznog naloga Narodna banka Srbije je preko devizne blagajne u filijali u Beogradu izvršila isplatu efektive Ministarstvu kulture, odnosno ovlašćenoj osobi u iznosu od 45 evra, i ista su uneta u deviznu blagajnu iz koje je izvršena isplata akontacije licu koje se upućuje na službeni put u inostranstvo od 8. 5. 2017. godine.

Popunjen je Obrazac 70 – Nalog za plaćanje koji sadrži podatke za nalogodavca i za banku.  Nalogodavac popunjava matični broj korisnika javnih sredstava, šifru zemlje u koju se putuje, valutu plaćanja i iznos sredstava, koja osoba vrši podizanje akontacije, pečat i potpis nalogodavca, a banka broj računa na teret i u korist, dinarsku protivvrednost,  potpis i pečat banke. Pored navedenog naloga, korisnik javnih sredstava ispostavlja i nalog za prenos dinarske protivvrednosti na račun Narodne banke Srbije po prodajnom kursu za efektivu za evro koji na dan 8. 5. 2017. godine iznosi 123,5178.

Posebno treba napomenuti da se kod korisnika budžetskih sredstava, u skladu sa primenom gotovinske osnove budžetskog izveštavanja, rashod u budžetskom računovodstvu evidentira u momentu plaćanja, što znači u momentu prenosa dinarske protivvrednosti za otkup efektive sa dinarskog podračuna budžetskog korisnika, pa će se u tom iznosu knjižiti i potraživanje od zaposlenog lica za isplaćenu akontaciju.

Knjiženje kupovine deviza za isplatu akontacije za službeni put u inostranstvo – za tri dana (15 evra x 3) 45 evra, što po prodajnom kursu za efektivu na dan 8. 5. 2017. iznosi (45 x 123,5178) 5.558,3 dinara:

– Konačni obračun službenog putovanja u inostranstvo

Na osnovu člana 32. Pravilnika i člana 30. Uredbe vrši se obračun troškova službenog putovanja u inostranstvo po obavljenom službenom putovanju i dostavljanju izveštaja sa potrebnom dokumentacijom finansijskoj službi korisnika javnih sredstava. Pri tome:

1) u slučaju da su dozvoljeni troškovi službenog putovanja u inostranstvo veći od iznosa akontacije za službeno putovanje, razlika se uplaćuje na devizni račun u poslovnoj banci lica koje je obavilo službeno putovanje u inostranstvo;

2) u slučaju da su dozvoljeni troškovi službenog putovanja u inostranstvo manji od iznosa odobrene akontacije, a akontacija obezbeđena uplatom na devizni račun lica koje je putovalo na službeni put u inostranstvo, povraćaj se vrši na devizni račun korisnika od strane lica uz davanje instrukcije svojoj poslovnoj banci;

3) u slučaju da su dozvoljeni troškovi službenog putovanja u inostranstvo manji od iznosa odobrene akontacije, a akontacija obezbeđena u efektivi, lice koje je obavilo službeno putovanje vraća efektivu finansijskoj službi korisnika javnih sredstava koji ga je uputio na službeni put, u valuti koja mu je odobrena akontacijom i u iznosu koji predstavlja razliku između iskazanih troškova i odobrenih sredstava za akontaciju troškova službenog putovanja.

U skladu sa članom 18. Uredbe zaposleni je po završetku službenog putovanja, u roku od pet dana (16. 5. 2017. godine), podneo obračun putnog naloga po kojem su priznati sledeći troškovi:

– troškovi dnevnica (3 dnevnice po 15 evra) ——————————   45 evra

– troškovi korišćenja službenog telefona ——————————–  25 evra

– ukupno po putnom nalogu : ——————————————-               70 evra

Nakon podnetog obračuna putnih troškova službenog putovanja u inostranstvo, utvrđeno je da je isplaćena akontacija manja od konačnog obračuna troškova službenog putovanja.

Licu koje je obavilo službeni put, uplata razlike deviznih sredstava vrši se na njegov devizni račun u poslovnoj banci, u skladu sa članom 32. Pravilnika.

Potrebno je izvršiti otkup utvrđene razlike u iznosu od 25 evra, koja će biti uplaćena  na podračun korisnika javnih sredstava za obezbeđenje sredstava za devizno plaćanje iz grupe 830. Ministarstvo kulture je uplatilo dinarsku protivvrednost po prodajnom kursu Narodne banke Srbije na dan ispostavljanja deviznog naloga za kupovinu efektive u korist računa Narodne banke Srbije broj 880-105-50000, u iznosu od 3.088,78 (25 evra x prodajni kurs NBS na dan 16. 5. 2017. od 123,5515).

Po prijemu dinarske protivvrednosti Narodna banka Srbije je otkupila devizna sredstva u iznosu od 25 evra, koja je uplatila na devizni podračun Ministarstva kulture iz grupe 830 – podračun korisnika javnih sredstava za obezbeđenje sredstava za devizna plaćanja, a zatim je uplaćen na devizni račun u poslovnoj banci licu koje je obavilo službeni put u inosranstvo.

Knjiženje konačnog obračuna troškova službenog puta u inostranstvo: