PRAĆENJE I EVIDENTIRANJE NABAVKE GORIVA KOD BUDŽETSKIH KORISNIKA PUTEM KARTICA ZA GORIVO

Kartice za gorivo pripadaju novoj generaciji vrste plaćanja i treba da omoguće efikasan način snabdevanja i praćenja utroška goriva kod privrednih i budžetskih korisnika. Namenjene su svim korisnicima koji žele da unaprede svoje poslovanje korišćenjem jedinstvenog sistema za nabavku i praćenje potrošnje goriva. Posedovanjem kartica za gorivo rešava se čitav niz problema povezanih sa nabavkom goriva, nezavisno od toga da li je u pitanju jedno vozilo ili čitav vozni park. Praćenje potrošnje goriva uz pomoć kartica za gorivo omogućeno je uspostavljanjem jedinstvenog informacionog sistema, odnosno aplikativnog softvera koji procesuira sve informacije u zadatom periodu. Prednosti korišćenja kartica za gorivo su višestruke jer one omogućavaju jednostavnost korišćenja, optimalnu zaštitu od zloupotreba i manipulacija, PIN-kod koji štiti u slučaju izgubljene ili ukradene kartice, pri čemu je registarska oznaka vozila navedena na svim karticama kojima je korišćenje ograničeno na samo jedno vozilo, a omogućen je i siguran i brz način snabdevanja naftnim derivatima, praćenje troškova goriva u skladu sa potrebama računovodstva i praćenje potrošnje goriva putem veb-aplikacija, kao i uvid u transakcije sa bilo kog mesta u realnom vremenu i izrada izveštaja sa eksportovanjem u bilo koji od poznatih formata (Excel, Word, Pdf).

Vrste kartica za gorivo

Korisnici budžetskih sredstava mogu vršiti plaćanje nabavke goriva putem:

– debitne kartice i

– kreditne kartice.

Debitna kartica omogućava plaćanje nabavke goriva iz sredstava raspoloživih na računu jer se plaćeni iznos odbija direktno sa računa na koji su preneta sredstva. Debitna kartica predstavlja bezgotovinsko sredstvo plaćanja jer klijent u svakom trenutku može da plaća nabavku goriva u trgovinsko-uslužnoj mreži, isključivo do iznosa raspoloživih sredstava. Za funkcionisanje debitne kartice budžetski  korisnik mora da obezbedi raspoloživa novčana sredstva, odnosno da izvrši  avansno plaćanje sredstava za nabavku goriva na račun odabranog ponuđača.

Kompanijska debitna kartica namenjena je za potrebe pristupa grupi kartica  jedinstvenom računu na koji se sredstva uplaćuju avansno. To praktično znači da korisnik budžetskih sredstava može imati jednu ili više kartica i da su one sve povezane sa grupom kojoj se sredstva uplaćuju po jednom referentnom broju. Korišćenje debitne kartice vrši se umetanjem kartice u bankomat, odnosno POS–uređaj, nakon čega odmah treba izvršiti autentifikaciju unosom PIN-a koji odgovara toj kartici, sa kojim se mora postupati kao sa poverljivim podatkom.

Funkcionisanje i korišćenje debitne kartice kod korisnika budžetskih sredstava

Korisnik budžetskih sredstava mora prvo da sprovede postupak javne nabavke u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama („Sl. glasnik RS”, broj 124/2012, 14/2015 i 68/2015) i da izvrši odabir ponuđača. Lice u budžetskom korisniku koje je zaduženo za praćenje potrošnje goriva, u zavisnosti od svojih potreba vrši procenu kada treba da izvrši nabavku goriva kako bi se omogućio kontinuitet u poslovanju. Nakon sagledavanja potreba za gorivom, o tome obaveštava odabranog ponuđača koji dostavlja predračun. Korisnik budžetskih sredstava po dostavljenom predračunu od odabranog ponuđača vrši uplatu sredstava, odnosno avansno plaćanje. To znači da svaka uplata avansa mora da se vezuje za konkretan predračun (avansni račun) na koji se odnosi. Ponuđač je dužan da za svaku isporučenu količinu goriva kupcu – budžetskom korisniku izda fiskalni isečak – račun koji potpisuje korisnik debitne kartice, čime se potvrđuje stvarna potrošnja goriva. Debitna kartica ima vrednost iznosa uplaćenih sredstava za koji se zadužuje lice u okviru budžetskog korisnika kome je dodeljena debitna kartica na korišćenje.

U računovodstvo budžetskog korisnika isporučilac goriva dostavlja predračun budžetskom korisniku – kupcu radi uplate avansa, a nakon izvršene uplate avansa dostavlja avansni račun, dok na kraju meseca dostavlja konačni račun prema izvršenoj nabavci goriva za protekli mesec. Zaduženo lice u budžetskom korisniku treba da u svrhu pravdanja nabavke goriva dostavi službi računovodstva sve fiskalne račune – isečke koji će služiti kao specifikacija potrošnje koja treba da se slaže sa konačnom fakturom ponuđača. Odgovorno lice u budžetskom korisniku dostavlja računovodstvu i putne naloge na osnovu kojih je potrošnja goriva nastala. Avansna sredstva koja nisu iskorišćena, prenose se u naredni mesec. Lice u budžetskom korisniku kome je dodeljena debitna kartica, prilikom svake nabavke goriva treba da opravda iznos za koji je zaduženo putem potpisanih primljenih fiskalnih računa – isečaka koje dobija prilikom svake nabavke. U nastavku je obrađen primer knjiženja nabavke goriva putem debitne kartice kod budžetskog korisnika.

Primer:

Budžetski korisnik je na osnovu procenjenih poslovnih obaveza izvršio procenu očekivane vrednosti potrošnje goriva za maj 2017. godine i na osnovu predračuna  koji je ispostavljen od strane odabranog ponuđača, uplatio je iznos od 500.000,00 dinara. Prethodno je obavljen posao u vezi sa zaduženjem odgovornog lica po reversu u vezi sa korišćenjem debitne kartice. Primljena avansna uplata registrovana je na izvodu Uprave za trezor. Budžetski korisnik nije obveznik PDV-a.

Knjiženje: Nabavka benzina putem debitne kartice

Na kraju meseca ponuđač je ispostavio konačni račun u iznosu od 400.000,00 dinara.

Knjiženje: Potrošnja benzina po konačnom računu dobavljača

Po uplaćenom avansu ostao je neiskorišćeni iznos od 100.000,00 dinara, što će biti preneto i iskorišćeno u narednom periodu. Neiskorišćeni iznos po avansu  evidentiran je na subanalitičkom kontu 123211 – Avansi za nabavku materijala i na subanalitičkom kontu 291211 – Plaćeni avansi za nabavku materijala, koji treba da se slažu sa stanjem na subanalitičkim kontima 122148 – Ostala potraživanja od zaposlenih i 291919 – Ostala pasivna vremenska razgraničenja.

Upotreba kreditne kartice

Kreditna kartica je kartica kojom se vrši odloženo plaćanje naftnih derivata, odnosno plaćanje se vrši po dospeću fakture u vremenskom roku koji je određen  ugovorom između komitenata.

Kreditna kartica se koristi do iznosa odnosno limita koji se određuje ugovorom na dnevnom ili mesečnom nivou. Sa ovom karticom transakcije se mogu obavljati isključivo unutar ugovorenog limita. Faktura za obavljene transakcije se izdaje u skladu sa ugovorenim odredbama. Kada se plaćanje vrši kreditnom karticom, nabavka goriva prethodi plaćanju fakture i nastanku troška po tom osnovu.

Korišćenje kreditne kartice vrši se u skladu sa prethodno sprovedenim postupkom javne nabavke i zaključenim ugovorom o isporuci goriva između ponuđača  i korisnika kreditne kartice. Ugovorom se posebno definiše korišćenje kreditne kartice, rok važenja, način i rokovi plaćanja, kao i limit zaduženja koji može biti  utvrđen na dnevnom ili mesečnom nivou. Kreditna kartica glasi na korisnika budžetskih sredstava, odnosno na ime neposredno zaduženog lica sa evidentiranim  registarskim brojem vozila. Pre zaključenja ugovora budžetski korisnik treba da, kao prilog ugovoru, dostavi poseban spisak motornih vozila kojima raspolaže, sa pripadajućim registarskim brojevima, što će olakšati kontrolu nabavke goriva.

Primopredaja kreditne kartice vrši se između korisnika budžetskih sredstava i  ponuđača – prodavca naftnih derivata, obostranim potpisivanjem zapisnika, čime se potvrđuje da je kartica preuzeta sa pravilno unetim podacima, što je i preduslov da kartica postane aktivna.

Prodavac goriva je u obavezi da za svaku isporučenu količinu goriva izda fiskalni račun – isečak koji korisnik budžetskih sredstava ili odgovorno lice,  odnosno korisnik treba da potpiše, što znači da je saglasan sa zaduženjem po osnovu nabavke goriva koja je definisana u ugovoru na nivou dnevnog ili mesečnog limita. U skladu sa potpisanim ugovorom, a po isteku perioda, najčešće na kraju meseca, ponuđač ispostavlja fakturu za izvršenu nabavku goriva u proteklom periodu. Prilikom primene kreditne kartice za nabavku goriva u budžetskom korisniku, potrebno je da se posebna pažnja posveti usaglašavanju iznosa koji su iskazani na fakturi, sa fiskalnim računima koji su primljeni i koji moraju da budu potpisani od strane primaoca goriva po kreditnoj kartici, a koje treba čuvati zajedno sa konačnim računom radi pravdanja goriva. U nastavku je obrađen primer knjiženja nabavke goriva kod budžetskog korisnika putem kreditne kartice.

Primer:

Odabrani ponuđač je na ime mesečne nabavke goriva za mart 2017. godine ispostavio konačni račun u vrednosti od 300.000,00 dinara. Budžetski korisnik koji je koristio kreditnu karticu, izvršio je sravnjenje prispele fakture sa stvarnom potrošnjom koja se dokumentuje potpisanim fiskalnim isečkom, kao i okvir dozvoljene potrošnje na mesečnom nivou. Faktura je plaćena u valutnom roku. Primljen je izvod Uprave za trezor. Budžetski korisnik nije obveznik PDV-a.

Knjiženje: Nabavka benzina putem kreditne kartice

U računovodstvu budžetskog korisnika se sprovode knjiženja u vezi sa korišćenjem kreditnih kartica, zaduženjem radnika za ugovoreni limit, što je evidentirano na subanalitičkim kontima 122148 – Ostala potraživanja od zaposlenih i 291919 – Ostala pasivna vremenska razgraničenja, radi kontrole pravdanja ugovorenog limita po dostavljenim fiskalnim računima koji, kada se proknjiže, moraju da se slažu sa iskazanim iznosom na konačnom računu.