RAČUNOVODSTVENO EVIDENTIRANJE POTRAŽIVANJA OD ZAPOSLENIH

U skladu sa Pravilnikom o Kontnom okviru i sadržini računa u Kontnom okviru za privredna društva, zadruge i preduzetnike („Sl. glasnik RS”, br. 95/2014 – u daljem tekstu: Pravilnik), na računu 221 – Potraživanja od zaposlenih – iskazuju se potraživanja od zaposlenih po osnovu akontacija za službena putovanja, zatim po osnovu naknada šteta koje su zaposleni pričinili pravnom licu i preduzetniku, kao i po osnovu manjkova koji se naknađuju od zaposlenih i sl. Pored toga, na ovom računu se evidentiraju i kratkoročna potraživanja od zaposlenih po osnovu odobrenog zajma, kao i potraživanja od zaposlenih po osnovu izdavanja gotovog novca iz blagajne za nabavku dobara i plaćanje računa.

1. Potraživanja od zaposlenih po osnovu akontacija za službeni put u zemlji

Službenim putovanjem se smatra putovanje van mesta redovnog rada zaposlenog radi izvršenja određenog posla po nalogu ovlašćenog lica. To znači da zaposlenom koji se upućuje na službeni put, ovlašćeno lice kod poslodavca pre službenog putovanja izdaje nalog za službeni put.

Prema odredbama člana 118. stav 1. tačka 2) Zakona o radu („Sl. glasnik RS”, br. 24/2005, 61/2005, 54/2009, 32/2013, 75/2014 i 13/2017 – odluka US), zaposleni ima pravo na naknadu troškova za vreme provedeno na službenom putu u zemlji, u skladu sa opštim aktom i ugovorom o radu. U ove troškove spadaju dnevnice za službeno putovanje, troškovi smeštaja na službenom putu i troškovi prevoza na službenom putu. Visinu troškova za službeni put u zemlji, kao i uslove pod kojima zaposleni ostvaruje pravo na naknadu ovih troškova, poslodavac uređuje svojim opštim aktom, odnosno ugovorom o radu ukoliko nema opšti akt.

Neoporezivi iznos dnevnice za službeno putovanje u zemlji iznosi 2.236 dinara, a naknada troškova smeštaja i prevoza na službenom putu u zemlji u celini se priznaje prema priloženom računu.

Poslodavac može da odobri zaposlenom i korišćenje sopstvenog automobila na službenom putovanju. Pritom se pod sopstvenim vozilom podrazumeva vozilo u privatnom vlasništvu koje zaposleni koristi kao vlasnik ili po drugom osnovu, pri čemu mora da ima ovlašćenje vlasnika.

Neoporezivi iznos naknade za korišćenje sopstvenog automobila za službeno putovanje ili u druge službene svrhe propisan je članom 18. stav 1. tačka 4) Zakona o porezu na dohodak građana i kreće se do iznosa 30% cene jednog litra benzina pomnožene s brojem potrošenih litara, a najviše do 6.520 dinara mesečno.

Ukoliko je opštim aktom ili ugovorom o radu predviđena mogućnost davanja akontacije zaposlenom prilikom upućivanja na službeni put u zemlji, po povratku sa službenog puta zaposleni je dužan da izvrši pravdanje troškova službenog puta. Prilikom pravdanja ovih troškova može da nastane obaveza povraćaja više isplaćenih sredstava po osnovu akontacije ili obaveza nadoknade razlike putnih troškova po osnovu manje primljene akontacije.

Zaposleni koji je bio na službenom putu dužan je da u roku od tri dana računovodstvu dostavi konačan obračun troškova i pripadajuću dokumentaciju kojom pravda nastale troškove (račune i sl.).

Zaposleni je upućen na službeni put u Vranje, pri čemu mu je odobrena akontacija u iznosu od 35.000 dinara. Zaposleni je na putu bio 5 dana i, prema opštem aktu društva, ostvario je pravo na pet punih dnevnica u iznosu od 2.236 dinara. Zaposleni je podneo račune o prenoćištu u ukupnom iznosu od 21.600 dinara, od čega se 18.000 dinara odnosi na naknadu, a 3.600 dinara na PDV. Zaposleni je na službenom putu koristio službeni automobil, pa je podneo dokaze o plaćenoj putarini u iznosu od 1.000 dinara.

Po povratku sa službenog puta zaposleni je na blagajni društva izvršio povraćaj više primljenih sredstava po osnovu akontacije.

Obračun putnih troškova

Knjiženje:

2. Potraživanja od zaposlenih po osnovu akontacija za službeni put u inostranstvu

Prema odredbama člana 118. stav 1. tačka 3) Zakona o radu, zaposleni ima pravo na naknadu troškova za vreme provedeno na službenom putu u inostranstvu, u skladu sa opštim aktom i ugovorom o radu.

Zakonom o porezu na dohodak građana propisano je da se ne plaća porez na zarade na primanja zaposlenog, između ostalog, po osnovu dnevnice za službeno putovanje u inostranstvo do iznosa propisanog od strane nadležnog državnog organa, a najviše do 50 evra dnevno.

S obzirom na primanja zaposlenih koji nisu državni službenici i nameštenici, odnosno koji su u radnom odnosu kod poslodavaca iz privatnog sektora, na dnevnicu za službeni put u inostranstvo primenjuje se neoporezivi iznos do 50 evra dnevno. Prilikom utvrđivanja poreza na zarade po osnovu dnevnice za službeno putovanje u inostranstvo, primanja iznad neoporezivog iznosa od 50 evra konvertuju se u dinarski iznos po zvaničnom srednjem kursu Narodne banke Srbije na dan obračuna troškova i na njih je poslodavac obavezan da obračuna porez na zarade po propisanoj stopi od 10%.

Prilikom obračunavanja poreza iznos koji prelazi neoporezivi iznos treba da se preračuna na bruto iznos primenom:

• koeficijenta 1,1111111, i to po formuli: Bruto iznos = Neto iznos x 1,1111111;
• ili koeficijenta 0,90, po formuli:

U troškove službenog puta u inostranstvu uračunavaju se dnevnice za službeno putovanje iz kojih se nadoknađuju troškovi prevoza u lokalu, troškovi smeštaja prema priloženom računu i troškovi prevoza prema priloženom računu, osim u slučaju kada je zaposlenom odobreno korišćenje sopstvenog automobila, kada mu se priznaju troškovi u visini utvrđenoj opštim aktom i/ili ugovorom o radu, i drugi troškovi. Nadležni organ u pravnom licu treba da donese odluku o upućivanju zaposlenog na službeno putovanje u inostranstvo, u kojoj je navedeno mesto u koje se zaposleni upućuje, trajanje službenog puta, kao i drugi bitni elementi. U skladu sa donetom odlukom, zaposlenom se izdaje nalog za službeno putovanje, na osnovu kog može da se isplati akontacija u visini procenjenih troškova.

Uputstvom za sprovođenje Odluke o uslovima i načinu obavljanja platnog prometa sa inostranstvom („Sl. glasnik RS”, br. 24/2007, 31/2007, 41/2007, 3/2008, 61/2008, 120/2008, 38/2010, 92/2011, 62/2013, 51/2015, 111/2015 i 82/2017 – u daljem tekstu: Uputstvo), u tački 35, utvrđeno je da nalogodavac obračunava naknade troškova za službeno putovanje u inostranstvo, odnosno za akontaciju i konačni obračun tog putovanja – u devizama.

Isplata naknada za službeno putovanje može da se vrši:

– u devizama;

– u efektivnom stranom novcu;

– nostro čekom, koji predstavlja ček koji glasi na stranu valutu i koji je izdat od strane banke koja je ovlašćena za poslovanje u Republici Srbiji;

– stranim putničkim čekom (eng. Travellers cheque), u smislu čeka koji glasi na stranu valutu i koji je izdat od strane nerezidentne institucije ovlašćene za izdavanje putničkih čekova; ili

– ovlašćenjem za korišćenje biznis odnosno korporativne platne kartice koju na zahtev privrednog društva izdaje banka koja posluje u Republici.

Pored navedenih propisa ne postoje drugi propisi kojima se detaljnije reguliše predmetna materija.

Međutim, Ministarstvo finansija je objavilo Mišljenje, broj 401-00-1200/2016-16 od 16. 5. 2016. godine, čiji je izvod dat u nastavku, u kom se navodi da se isplata za službeni put u inostranstvo može izvršiti i u dinarima: „Imajući u vidu navedeno, mišljenja smo da nema smetnji da se evidentiranje (knjiženje) poslovnih promena koje se odnose na troškove nastale po osnovu službenog puta u inostranstvu, u situaciji kada su isti isplaćivani u dinarima, vrši upravo u dinarima. S tim u vezi posebno napominjemo da bi za potrebe evidentiranja (knjiženja) u poslovnim knjigama sve troškove službenog puta u inostranstvu, a u vezi sa kojima su pojedini računi prvobitno bili iskazani u deviznom iznosu, trebalo preračunati u dinare primenom srednjeg kursa NBS koji važi na dan završetka službenog putovanja.”

Ukoliko se na osnovu obračuna troškova utvrdi da je na ime službenog putovanja u inostranstvo isplaćeno manje sredstava, razlika do iznosa ovih troškova utvrđenih konačnim obračunom tog putovanja uplaćuje se na devizni račun rezidenta – fizičkog lica, odnosno zaposlenog. Međutim, ukoliko se na osnovu obračuna putnih troškova utvrdi da je na ime službenog putovanja u inostranstvo isplaćeno više sredstava, utvrđeni višak sredstava vraća se nalogodavcu tog putovanja, odnosno poslodavcu.

Ako službeno putovanje ne započne u roku od tri dana od datuma navedenog u nalogu za službeni put, zaposleni kome je izdat putni nalog dužan je da isplaćenu akontaciju vrati narednog dana po isteku tog dana.

Imajući u vidu da je potraživanje od zaposlenog po osnovu primljene akontacije za službeni put u inostranstvo iskazano u stranoj valuti, ukoliko se ne izmiri do dana bilansa stanja, potrebno ga je kursirati, odnosno preračunati u dinarsku protivvrednost primenom zvaničnog srednjeg kursa NBS na dan 31. 12. tekuće godine i priznati prihode odnosno rashode od kursnih razlika po tom osnovu, upotrebom računa 663 – Pozitivne kursne razlike, odnosno 563 – Negativne kursne razlike.

1) Zaposleni je primio akontaciju za službeno putovanje u Sloveniju u iznosu od 650 evra, kada je zvanični srednji kurs NBS bio 1 EUR = 119,00 RSD (650 x 119 = 77.350 dinara). Poslodavac je sa svog tekućeg računa platio avionsku kartu, pa se zaposlenom ne nadoknađuju posebno troškovi prevoza.

2) Zaposleni je na službenom putu proveo 5 dana i, u skladu sa opštim aktom poslodavca i ugovorom o radu, ostvario pravo na pet dnevnica po 50 evra. Zaposleni je po povratku sa službenog puta u roku od tri dana izvršio pravdanje putnih troškova i podneo račun o smeštaju u hotelu sa tri zvezdice u iznosu od 550 evra. Zvanični srednji kurs NBS na dan povratka zaposlenog sa službenog puta iz inostranstva iznosio je 1 EUR = 120 RSD, tako da se troškovi službenog puta u inostranstvu evidentiraju u iznosu od 96.000 dinara (800 evra x 120).

3) Zvanični srednji kurs NBS na dan pravdanja troškova službenog puta u inostranstvo iznosio je 1 EUR = 120 RSD, tako da se potraživanje od zaposlenog na taj dan evidentira u iznosu od 78.000 dinara (650 evra x 120 = 78.000).

4) Nakon izvršenog konačnog obračuna putnih troškova poslodavac je izvršio uplatu razlike od 150 evra na devizni račun zaposlenog, pri čemu je zvanični srednju kurs NBS iznosio je 1 EUR = 120,5 RSD (150 evra x 120,5 = 18,075 dinara).

Obračun putnih troškova

Knjiženje:

3. Potraživanja od zaposlenih po osnovu datog kratkoročnog zajma

Zakonom o radu nije propisana mogućnost odobravanja zajma zaposlenima. Međutim, članom 8. stav 2. Zakona o radu propisano je da se opštim aktom i ugovorom o radu mogu utvrditi veća prava i povoljniji uslovi rada od prava i uslova utvrđenih Zakonom, kao i druga prava koja to nisu, osim ako Zakonom nije drukčije određeno.

Shodno navedenom, opštim aktom i ugovorom o radu može da se utvrdi mogućnost odobravanja zajma zaposlenima, pri čemu se utvrđuje i namena za koju se zajam odobrava, kao i kriterijumi za odobravanja zajma. S pravnog aspekta posmatrano, sprovođenje i utvrđivanje prava i obaveza društva, kao zajmodavca, i zaposlenog, kao zajmoprimca, vrši se u skladu sa Zakonom o obligacionim odnosima („Sl. list SFRJ”, br. 29/78, 39/85, 45/89 – odluka USJ i 57/89, „Sl. list SRJ”, br. 31/93 i „Sl. list SCG”, br. 1/2003 – Ustavna povelja).

U skladu sa opštim aktom i ugovorom o radu, društvo je, kao poslodavac, odobrilo zajam zaposlenom u iznosu od 80.000 dinara. Rok vraćanja zajma je 8 meseci u jednakim ratama od po 10.000 dinara. Nakon otplate prve rate u iznosu od 10.000 dinara, društvo je donelo odluku o otpisu preostalih rata zajma, pri čemu je izvršilo obračun propisanih obaveza na otpisani deo zajma u iznosu od 70.000 dinara.

U mesecu u kojem je vršena obustava od neto zarade po osnovu prve rate zajma zaposleni je ostvario bruto zaradu u iznosu od 82.111 dinara, pri čemu:

– neto zarada iznosi 50.000 dinara,

– porez na zarade 5.785 dinara,

– doprinosi za obavezno socijalno osiguranje na teret zaposlenog 13.859 dinara i

– doprinosi za obavezno socijalno osiguranje na teret poslodavca 12.467 dinara.

Obračun poreza i doprinosa na otpisani deo zajma je sledeći:

Knjiženje:

Objašnjenje knjiženja pod brojem 6 i 7: Ukoliko društvo izvrši otpis potraživanja od zaposlenih, u skladu sa članom 14. Zakona o porezu na dohodak građana, smatra se da je ostvarilo zaradu, shodno čemu postoji obaveza poslodavca da na otpisano potraživanje obračuna porez na zarade i doprinose za obavezno socijalno osiguranje na teret zaposlenog i na teret poslodavca. Imajući u vidu da se na računu 221 evidentira potraživanje u neto iznosu, potrebno ga je brutirati, odnosno preračunati u bruto iznos, pri čemu obaveza plaćanja poreza i doprinosa nastaje u momentu donošenja odluke o otpisu potraživanja.

4. Potraživanja od zaposlenih po osnovu manjkova

Manjak nastao po popisu može da se evidentira na teret pravnog lica ili na teret odgovornog lica u pravnom licu, odnosno na teret zaposlenog, ili može da se nadoknadi od osiguravajućeg društva ako je imovina osigurana, što će zavisiti od svake konkretne situacije i razloga zbog kojih je manjak nastao.

Knjiženje manjka na teret zaposlenog dato je u sledećem primeru:

1) Komisija za popis materijala izvršila je popis i utvrdila manjak materijala u iznosu od 50.000 dinara, a zatim je dala predlog da se za manjak tereti zaposleni koji je bio odgovoran za rukovanje ovom imovinom. Na utvrđen manjak obračunat je PDV po opštoj stopi od 20%, u iznosu od 10.000 dinara.

2) Zaposleni na čiji je teret knjižen manjak, izvršio je uplatu sredstava u blagajnu pravnog lica 29. januara.

Knjiženje u tekućoj godini pod 31. 12.

Knjiženje u narednoj godini