Slabosti i preporuke u vezi sa izdavanjem naloga za službeni put u zemlji državnim službenicima i nameštenicima

Uvodne napomene

Shodno odredbama člana 2. Zakona o državnim službenicima („Sl. glasnik RS”, br. 79/2005 i 94/2017 – u daljem tekstu: Zakon):

1) državni službenik je lice čije se radno mesto sastoji od poslova iz delokruga organa državne uprave, sudova, javnih tužilaštava, Republičkog javnog pravobranilaštva, službi Narodne skupštine, predsednika Republike, Vlade, Ustavnog suda i službi organa čije članove bira Narodna skupština ili s njima povezanih opštih pravnih, informatičkih, materijalno-finansijskih, računovodstvenih i administrativnih poslova (dok državni službenici nisu narodni poslanici, predsednik Republike, sudije Ustavnog suda, članovi Vlade, sudije, javni tužioci, zamenici javnih tužilaca i druga lica koja na funkciju bira Narodna skupština ili postavlja Vlada i lica koja prema posebnim propisima imaju položaj funkcionera);

2) nameštenik je lice čije se radno mesto sastoji od pratećih pomoćno-tehničkih poslova u državnom organu.

Prema članu 3. Zakona, poslodavac državnih službenika i nameštenika je   Republika Srbija, a prava i dužnosti poslodavca u ime Republike Srbije vrši rukovodilac državnog organa. Državni službenik i nameštenik imaju pravo na platu, naknade i druga primanja, a predmet interesovanja u narednom delu teksta biće primena nekih aspekata Uredbe o naknadi troškova i otpremnini državnih službenika i nameštenika („Sl. glasnik RS”, br. 98/2007 – prečišćen tekst, 84/2014 i 84/2015 – u daljem tekstu: Uredba), kojom su uređeni uslovi pod kojima državni službenici i nameštenici ostvaruju pravo na naknadu troškova koji nastaju u vezi s njihovim radom u državnom organu, način naknade i visina naknade troškova, kao i visina otpremnine.

Članom 2. Uredbe definisane su naknade državnom službeniku i namešteniku kako sledi:

1) troškovi prevoza za dolazak na rad i za odlazak s rada;

2) troškovi službenog putovanja u zemlji;

3) troškovi službenog putovanja u inostranstvo;

4) troškovi selidbe u inostranstvo;

5) troškovi rada i boravka na terenu;

6) troškovi privremenog ili trajnog premeštaja u drugo mesto rada.

Službeno putovanje u zemlji, u smislu Uredbe, jeste putovanje na koje se državni službenik ili nameštenik upućuje da, po nalogu rukovodioca državnog organa, odnosno drugog ovlašćenog lica, izvrši službeni posao van mesta rada, pri čemu može da traje najduže 15 dana neprekidno. Ako potrebe službenog posla zahtevaju ili ako započeti službeni posao ne može da se prekine, službeno putovanje, uz saglasnost ovlašćenog lica, može da traje i duže od 15 dana, ali najviše 30 dana neprekidno.

Primeri ocene kontrola prilikom izdavanja naloga zaposlenima za službeni put u zemlji

U nastavku slede primeri testiranih kontrola kod subjekata revizije u 2017. godini.

PRIMER BR. 1:

TESTIRANJE KONTROLE: Da li su doneta interna uputstva i procedure koje uređuju proces izdavanja naloga za službeni put, obračun, isplatu i evidentiranje u poslovnim knjigama naknade troškova zaposlenima na službenom putu u zemlji?

Shodno odredbama člana 81. Zakona o budžetskom sistemu („Sl. glasnik RS”, br. 54/2009… 113/20017), korisnici javnih sredstava uspostavljaju finansijsko upravljanje i kontrolu koja se sprovodi politikama, procedurama i aktivnostima, sa zadatkom da se obezbedi razumno uveravanje da će svoje ciljeve ostvariti kroz poslovanje u skladu sa propisima, unutrašnjim aktima i ugovorima. Shodno tome, korisnici javnih sredstava su u obavezi da imaju napisane procedure, pa je samim tim logično da od subjekta revizije interna revizija očekuje da postoje interna uputstva i procedure koje uređuju proces izdavanja naloga za službeni put, obračun, isplatu i evidentiranje u poslovnim knjigama naknade troškova zaposlenima na službenom putu u zemlji.

U postupku revizije internoj reviziji je dato na uvid Uputstvo za popunjavanje obrasca „Nalog za službeni put”, ali nisu date mape poslovnih procesa, liste poslovnih procesa i dijagram toka, kao i druga dokumenta. Samim tim očekivana kontrola se ne podudara sa postojećom kontrolom u sistemu, pa je interna revizija dala preporuku koja sledi u nastavku.

Preporuka: Potrebno je uvesti pisane procedure za sistem obračuna i isplate naknade troškova zaposlenima na službenom putovanju u zemlji.

PRIMER BR. 2:

TESTIRANJE KONTROLE: Finansijskim planom subjekta revizije za 2017. godinu predviđeni su rashodi – troškovi za službena putovanja u zemlji.

U postupku revizije, uvidom u finansijski plan, kod subjekta revizije je utvrđeno da postoji pozicija „Troškovi za službena putovanja u zemlji”.

Shodno odredbama člana 2. Zakona o budžetskom sistemu, finansijski plan je akt direktnog ili indirektnog korisnika budžetskih sredstava, izrađen na osnovu Uputstva za pripremu budžeta, u skladu sa smernicama za izradu srednjoročnih planova i projekcijama srednjoročnog okvira rashoda predviđenih Fiskalnom strategijom, koji sadrži procenu obima prihoda i primanja i obim rashoda i izdataka za period od jedne ili tri godine (kapitalni izdaci iskazuju se za tri godine).

U postupku revizije utvrđeno je da finansijski plan nema broj i datum kada je donet. S obzirom na to da je finansijski plan akt, potrebno je da isti ima broj i datum.

Preporuka: Potrebno je uvesti kontrolne mehanizme koji će obezbediti da sva akta imaju zavodni broj i datum kada su sačinjena.

PRIMER BR. 3:

TESTIRANJE KONTROLE: Nalozi za službeno putovanje izdaju se na propisanom obrascu i sadrže sve elemente u skladu sa internim uputstvom.

U postupku revizije na uvid je dato Uputstvo za popunjavanje obrasca „Nalog za službeni put”, u kome jasno stoji koji su elementi koje treba da sadrži putni nalog.

U postupku revizije testirano je trideset naloga za službeno putovanje u zemlji i utvrđeno sledeće:

Ova tabela je deo radnog dokumenta na osnovu kog je testirano da li nalozi za službeno putovanje u zemlji sadrže sve elemente.

Zaključak za testiranu kontrolu: Testiranjem 30 (trideset) naloga za službeni put utvrđeno je da testirani nalozi ne sadrže sve propisane elemente iz Uputstva.

Preporuka: Potrebno je uvesti kontrolne mehanizme koji će obezbediti da nalozi za službeno putovanje u zemlji sadrže sve elemente.

PRIMER BR. 4:

TESTIRANJE KONTROLE: Svaki izdat nalog za službeno putovanje u zemlji zavodi su u Knjigu evidencija naloga za službeni put.

Ova tabela je deo radnog dokumenta na osnovu kog je testirano da li su nalozi za službeno putovanje u zemlji zavedeni u Knjigu evidencija naloga za službeni put.

Zaključak za testiranu kontrolu: Testiranjem 30 (trideset) naloga za službeni put utvrđeno je da ……… testiranih naloga za službeno putovanje u zemlji nije zavedeno u Knjigu evidencija naloga za službeni put.

Preporuka: Potrebno je uvesti kontrolne mehanizme koji će obezbediti da nalozi za službeno putovanje u zemlji budu zavedeni u Knjigu evidencije naloga za službeni put.

PRIMER BR. 5:

TESTIRANJE KONTROLE: Svaki izdat nalog za službeno putovanje u zemlji dostavlja se blagajni preko interne dostavne knjige.

Ova tabela je deo radnog dokumenta na osnovu kog je testirano da li su nalozi za službeno putovanje u zemlji dostavljeni blagajni preko interne dostavne knjige.

Zaključak za testiranu kontrolu: Testiranjem 30 (trideset) naloga za službeni put utvrđeno je da je 16 naloga uručeno blagajni preko interne dostavne knjige, a da 14 naloga nije dostavljeno blagajni preko interne dostavne knjige.

Dostavljanje naloga za službeni put u zemlji preko interne dostavne knjige definisano je odredbama internog Uputstva za popunjavanje obrasca „Nalog za službeni put”.

Preporuka: Potrebno je uvesti kontrolne mehanizme koji će obezbediti da nalozi za službeno putovanje u zemlji budu predati blagajni preko interne dostavne knjige.

PRIMER BR. 6:

TESTIRANJE KONTROLE: Zaposleni izdavaocu naloga za službeni put u zemlji podnosi pismeni izveštaj na obrascu naloga u roku od 3 dana od dana kada se vratio sa službenog putovanja. Izveštaj sa službenog putovanja potpisan je od strane neposrednog rukovodioca.

Ova tabela je deo radnog dokumenta na osnovu kog je testirano da li zaposleni izdavaocu naloga za službeni put u zemlji podnosi pismeni izveštaj na obrascu naloga u roku od 3 dana od dana kada se vratio sa službenog putovanja. Izveštaj sa službenog putovanja mora biti potpisan od strane neposrednog rukovodioca.

Zaključak za testiranu kontrolu: Testiranjem 30 (trideset) naloga za službeni put utvrđeno je da je za 15 naloga za službeni put zaposleni dostavio izveštaj sa službenog putovanja u roku od 3 dana po povratku sa službenog puta, a da za 15 izveštaja koji su dostavljeni nijedan nije potpisan od strane neposrednog rukovodioca.

Preporuka: Potrebno je uvesti kontrolne mehanizme koji će obezbediti da se izveštaji za službeni put sačinjavaju uz svaki nalog za službeni put, kao i da budu potpisani od strane neposrednog rukovodioca.