Blagajničko poslovanje

U blagajnama pravnih lica vrše se značajne isplate novca na koji se ne plaćaju porezi, pa su poreski organi u obavezi da vrše kontinuirane provere zakonitosti isplata u gotovini. O načinu vođenja blagajničkog poslovanja, uz obilje primera i razrešenje brojnih nedoumica, govorićemo u ovom tekstu

Blagajničko poslovanje podrazumeva isključivo poslovanje gotovim novcem, primanje, čuvanje i izdavanje gotovog novca, odnosno promet gotovine. U blagajni se evidentiraju i hartije od vrednosti. Sva pravna lica i preduzetnici (u daljem tekstu: pravna lica) bez izuzetaka, po istim propisima (pravilima) moraju da vode blagajničko poslovanje.

Mali broj pravnih lica obavlja registrovanu delatnost, a da pri tom nema blagajnu, odnosno ne vrši gotovinska plaćanja ili isplate. Pored novčanih sredstava koja se nalaze na tekućem računu u banci, pravna lica raspolažu i gotovim novcem naplaćenim po raznim osnovama, a koji se do trenutka uplate kod banke nalazi u blagajni pravnog lica. Takođe, za određena plaćanja novac se podiže sa računa kod banke, a do trenutka isplate drži se u blagajni pravnog lica. Ovaj promet treba da je sveden na najneophodniju meru. Pravno lice bi trebalo u blagajni da drži samo deo gotovine neophodan za „brzeˮ tekuće isplate, a ostatak novčanih sredstava na računu u poslovnoj banci. Evidentiranje u blagajni vrši se na osnovu pravdajućih dokumenata.

U pravnom licu pojavljuju se određene gotovinske uplate i isplate koje se moraju izvršiti i evidentirati preko blagajne pravnog lica. Blagajna je posebno mesto ili odeljenje u pravnom licu preko koga se obavlja blagajničko poslovanje, odnosno uplata i isplata gotovog novca. U velikim pravnim licima ili onima sa većim prometom gotovine mogu se formirati i pomoćne blagajne. Njihov zadatak je da preuzimanjem određenih vrsta isplata rasterete glavnu blagajnu.

 

1. Zakonska regulativa

Gotovinski promet novcem uređen je podzakonskim aktom, Pravilnikom o uslovima i načinu plaćanja u gotovom novcu u dinarima za pravna i fizička lica koja obavljaju delatnost („Sl. glasnik RSˮ, br. 77/11). Gotovinski promet stranim valutama uređen je Zakonom o deviznom poslovanju, član 34. („Sl. glasnik RSˮ, br. 62/06, 31/11, 119/12 i 139/14) i Odlukom Narodne banke Srbije o slučajevima i uslovima plaćanja, naplaćivanja, uplata i isplata u efektivnom stranom novcu („Sl. glasnik RSˮ, br. 51/15).

Gotov novac koji je primljen u blagajnu za prodatu robu i usluge od građana ili po bilo kojem osnovu, mora se u celosti uplatiti na tekući račun poslovne banke u roku od 7 dana (član 5. Pravilnika). Iz dnevnih uplata u blagajnu po osnovu ostvarenog prometa ne može se vršiti bilo kakvo plaćanje, već se za te namene mora podignuti novac sa tekućeg računa.

Podizanje gotovine sa tekućeg računa i uplata u blagajnu može se izvršiti do iznosa od 150.000 dinara bez podnošenja na uvid orginalne dokumentacije (član 2. Pravilnika), jer podignuta gotovina služi i za buduća plaćanja u gotovini za koju još nema pravdajuće dokumentacije. Nije propisan vremenski period do kojeg se može čuvati podignuta gotovina u blagajni, baš kao ni „blagajnički maksimumˮ.

Diplomatska i konzularna predstavništva mogu podizati gotov novac bez podnošenja originalne dokumentacije na uvid u iznosima većim od 150.000 dinara (član 3. Pravilnika).

Podizanje gotovine za isplatu neto zarada ili neto primanja po osnovu ugovora o delu, autorskog ugovora ili drugih primanja moguće je samo nakon predaje poreske prijave PPP PD i to na osnovu poziva na broj (BOP) sa kojim se odobrava isplata.

 

2. Organizacija blagajničkog poslovanja

Blagajničko poslovanje može se voditi ručno. Dokumentaciju koja prati blagajničko poslovanje čini nalog za uplatu, nalog za isplatu i blagajnički dnevnik i ta dokumentacija prosleđuje se na knjiženje u glavnu knjigu.

Blagajničko poslovanje može se voditi i pomoću knjigovodstvenog programa. U program se unose podaci o uplati i isplati, formira se nalog za uplatu, nalog za isplatu i blagajnički dnevnik.

Nakon ovih promena formira se nalog za knjiženje u glavnu knjigu.

Postoji i automatsko formiranje naloga za glavnu knjigu nakon zaključenja blagajničkog dnevnika (kod dvojnog knjigovodstva).

Pravno lice na različite načine organizuje blagajničko poslovanje, a u praksi se pojavljuju i sledeći slučajevi:

 

Primer 1

Pravno lice nema zaposlenih, već samo direktora ili zastupnika, a ima potrebu da povremeno podiže gotovinu sa tekućeg računa. Knjigovodstvo za ovo pravno lice vodi Agencija za pružanje knjigovodstvenih usluga (u daljem tekstu: Agencija). U ovom slučaju novac sa tekućeg računa podiže direktor (zastupnik) ili vlasnik radnje i on vrši uplatu i isplatu iz blagajne. Šta će od blagajničkih dokumenata prilagati direktor, a šta Agencija, regulisano je ugovorom o vođenju knjigovodstva. U ovom primeru direktor daje nalog za podizanje novca, overava dokumente na osnovu kojih se isplaćuje gotovina iz blagajne (račun za robu, uslugu, taksu, proviziju pošti, isplatu po ugovoru o delu ili autorskom ugovoru i sl.), podiže novac i isplaćuje novac i na kraju vrši kontrolu ispravnosti i zakonitosti nakon što Agencija proknjiži dokumentaciju.

 

Primer 2

Pravno lice nema zaposlenih (zakon nije propisao da mora imati zaposlenog), a obavlja poslovanje (na primer, razna udruženja) i povremeno podiže gotov novac za razne dozvoljene isplate (za plaćenu taksu, račun za uslugu ili robu, za isplatu ugovora o delu i sl.). Knjigovodstvo vodi Agencija. I u ovom slučaju zastupnik (ili direktor) je odgovorno lice za kompletno blagajničko poslovanje, kao što je obrazloženo u primeru br. 1. Internu kontrolu blagajničkog poslovanja vrši direktor (zastupnik) ili vlasnik radnje (on je i zaposleni), a Agencija samo evidentira dostavljenu blagajničku dokumentaciju.

 

Primer 3

Pravno lice ima više zaposlenih od kojih je jedan knjigovođa koji u opisu radnog mesta vodi i blagajničko poslovanje. Kod ovog pravnog lica internu kontrolu vrše direktor i knjigovođa.

 

Primer 4

Pravno lice ima više zaposlenih od kojih je jedan administrativni radnik koji u opisu radnog mesta vodi i blagajničko poslovanje. Knjigovodstvo za pravno lice vodi Agencija. Kod ovog pravnog lica internu kontrolu vrši direktor i blagajnik, a Agencija samo evidentira – knjiži dostavljenu dokumentaciju i odgovorna je samo za pravilno knjiženje.

 

Primer 5

Pravno lice ima više zaposleniha. Postoji radno mesto blagajnika, radno mesto knjigovođe i radno mesto rukovodioca računovodstva. U ovom pravnom licu internu kontrolu blagajničkog poslovanja vrši direktor (zastupnik) ili vlasnik radnje, blagajnik i rukovodilac računovodstva, odnosno postoje tri nivoa interne kontrole, odnosno odgovornosti.

 

3. Dokumentacija u vezi sa naplatom i isplatom

Blagajničko poslovanje se u osnovi sastoji od uplate i isplate gotovine i vođenja blagajničkog dnevnika. Za obavljanje blagajničkog posla pravno lice zapošljava blagajnika koji pored blagajničkih poslova može obavljati i druge poslove. Blagajnički dokumenti su: nalog za naplatu – uplatu (uplatnica), nalog za isplatu (isplatnica) i dnevnik blagajne.

Dokumenti koji se prilažu uz blagajničke dokumente za uplatu u blagajnu su: gotovinski ili blagajnički ček (obrazac nalog za isplatu), uplata pazara na tekući račun, povrat akontacije i ostalo.

Dokumenti koji se javljaju pri isplati su: računi za kupljeno gorivo za automobile pravnog lica, autorski ugovor, ugovor o delu, neto zarada zaposlenih, nalozi za službeni put, sitni računi dobavljača, poštanska priznanica za razne plaćene takse, za poštarinu i sl. Za svaku isplatu blagajnik izdaje i nalog za isplatu (isplatnicu) koju obavezno potpisuju blagajnik i primalac novca.

Blagajnički dnevnik treba da sadrži sledeće podatke: datum evidentiranja, redni broj uplate ili isplate, redni broj upisane blagajničke isprave (o naplati ili isplati), opis poslovne promene, uplaćeni ili isplaćeni iznos, zbir dnevnog prometa uplata i isplata, podatak o stanju blagajne na početku dana, podatak o visini isplata, podatak o utvrđenom stanju gotovine na kraju dana, broj priloga, potpis blagajnika i potpis računovođe da je izvršio kontrolu.

Nalog za podizanje gotovine sa računa potpisuje zastupnik ili ovlašćeno lice. Odobrenje za isplatu iz blagajne odobrava zastupnik ili ovlašćeno lice i to samo na osnovu pismene dokumentacije. Kontrolu blagajničkog poslovanja vrši rukovodilac računovodstva.

 

4. Vrste blagajni

Blagajna je odeljenje u pravnom licu preko kojeg se obavlja blagajničko poslovanje, odnosno uplaćuje i isplaćuje gotov novac. Pravno lice može formirati više blagajni što zavisi od potreba pravnog lica:

– glavna blagajna (ako ima pomoćnih blagajni),

– pomoćna blagajna u poslovnim jedinicama,

– devizna blagajna.

 

Glavna blagajna

Svako pravno lice po pravilu ima blagajnu ako ima promet u gotovom novcu. Ako postoji samo jedna, ona se naziva blagajna.

Blagajnik kontroliše formalnu ispravnost dokumenata koje je primio i koja su osnov za uplatu i isplatu iz blagajne. Blagajnik treba da obavlja blagajničko poslovanje savesno, odgovorno, tačno i ažurno.

 

Primer 1

U računovodstvenoj službi obrađeni su nalozi za službeni put zaposlenih i dostavljeni blagajni na isplatu. Blagajni je dat nalog da sa tekućeg računa podigne gotovinu u iznosu 8.000 dinara za isplatu naloga za službeni put (dnevnica). Računovodstvena služba naloge za službeni put prethodno je knjižila u glavnu knjigu. Ukoliko je po nalozima za službeni put bilo i obračunatog poreza ili doprinosa, oni se na osnovu poreske prijave plaćaju sa tekućeg računa.

 

Primer 2

U računovodstvenoj službi knjiženi su računi koji su gotovinski plaćeni dobavljačima u iznosu 2.000, 1.000 i 1.000 dinara iz novčanih sredstava zaposlenih, a računovodstvena služba nakon overe račune dostavlja blagajni da se po istim računima isplati novac zaposlenima koji su privremeno angažovali svoj novac. Blagajni se dostavlja i nalog da sa tekućeg računa podigne 4.000 dinara i odmah isplati račune koje su zaposleni platili, odnosno da im se „refundiraˮ plaćeni iznos. Računi dobavljača knjiženi su u knjigu PDV-a, odnosno knjigu dobavljača i preneti u glavnu knjigu.

 

 

Primer 3

Sa tekućeg računa podignuta je gotovina u iznosu 5.000 dinara za plaćanje sitnih računa za robu ili neku uslugu. Zaposlenom je isplaćena akontacija u iznosu 4.000 dinara kao približan iznos za nabavku robe. Nakon kupljene robe, u računovodstvenoj službi knjiženi su računi koji su gotovinski plaćeni dobavljačima u iznosu od 2.000 i 1.000 dinara, od strane zaposlenog. Za kupljenu robu zaposleni je dostavio račune i nakon overe računa u računovodstvenoj službi, računi su dostavljeni blagajni na konačnu isplatu. Računi dobavljača knjiženi su u knjigu PDV-a, odnosno knjigu dobavljača i preneti u glavnu knjigu.

 

Pomoćne blagajne

U jednom gradu građevinska firma ima dva velika gradilišta i na svakom gradilištu formirala je pomoćnu dinarsku blagajnu kako bi sitna plaćanja za robu i usluge obavljali što brže i jednostavnije.

 

Primer

Sa tekućeg računa je podignuto i uplaćeno u glavnu blagajnu 150.000 dinara. U blagajnu na gradilištu I isplaćeno je 50.000, a u blagajnu na gradilištu II isplaćeno je 40.000 dinara. Nakon 10 dana blagajna I dostavila je dokumentaciju na osnovu koje je izvršena isplata u iznosu 30.000 dinara. Nakon 15 dana blagajna II dostavlja dokumentaciju za isplatu 35.000 dinara.

Knjiženje:

U blagajni ostaje saldo od 60.000 dinara za neka buduća gotovinska plaćanja.

 

Način vođenja pomoćne blagajne

Postoje dva načina koja su potpuno ravnopravna i zakonita.

(a) Pomoćna blagajna može za uplate i isplate da ispostavlja originalne uplatnice i isplatnice na osnovu originalne dokumentacije i da sastavlja blagajnički dnevnik. Ova dokumentacija predaje se u knjigovodstvo na knjiženje, što znači da glavna blagajna od pomoćne blagajne ne potražuje novac, kao ni dokumentaciju. Računi dobavljača knjiženi su u knjigu PDV-a, odnosno knjigu dobavljača i preneti u glavnu knjigu.

(b) Pomoćna blagajna ne sastavlja uplatnice i isplatnice već samo prikuplja dokumentaciju na osnovu kojih je isplatila novac i nakon određenog roka takvu dokumentaciju predaje u glavnu blagajnu. Glavna blagajna na osnovu dobijene dokumentacije pravi uplatnicu kao povrat dela date akontacije i sa tom akontacijom vrši isplate po svakom dokumentu i sastavlja blagajnički dnevnik.

 

Devizna blagajna

Po pravilu, pravno lice deviznu blagajnu koristi samo za potrebe isplate akontacija za službeni put u inostranstvo i eventualno za uplatu deviza nakon ostatka po isplaćenoj akontaciji. U deviznoj blagajni vode se i devizne vrednosne hartije naplative u stranoj valuti. Za svaku valutu (USD, CAD, CHF, EUR…) posebno se vodi blagajnička evidencija (uplatnica, isplatnica i blagajnički dnevnik). Isplata naknade po konačnom obračunu službenog puta u inostranstvo vrši se na devizni račun zaposlenog ukoliko nije primio akontaciju za službeni put. Ako postoji razlika po konačnom obračunu koju treba isplatiti zaposlenom, ona se isplaćuje na devizni račun zaposlenog, što znači da zaposleni mora imati svoj lični devizni račun kod banke.

Devizna sredstva pravno lice može da ostvari putem prodaje roba i usluga na inostranom tržištu i ta se sredstva nalaze na deviznom računu i predstavljaju čvrstu valutu. Ovim sredstvima mogu se plaćati određene obaveze u inostranstvu, a mogu se koristiti i za isplatu naknada za službena putovanja u inostranstvu. Ako pravno lice nema deviznog priliva, devizna sredstva za potrebe službenih putovanja osigurava otkupom od poslovne banke. Otkupljene devize su strogo namenske i ne mogu se otkupiti i čuvati na deviznom računu. Efektivni strani novac u deviznoj blagajni iskazuje se po srednjem kursu dinara važećem na dan nastale poslovne promene.

 

Primer 1

Pravno lice je od poslovne banke otkupilo 100 evra za službeni pute direktora P. T. u Italiju i platilo sa tekućeg računa 12.300 dinara. Blagajnik je po ovlašćenju podigao 100 evra sa deviznog računa pravnog lica. Isplaćena je akontacija za službeni put u iznosu od 100 evra. Direktor se vratio sa puta i nakon tri dana predao obrađeni nalog za obavljeni službeni put na iznos 112 evra ili 13.754 dinara. Ova obaveza evidentirana je na kontu 463-1.

Blagajnik podnosi zahtev poslovnoj banci za otkup 12 evra za razliku po nalogu za službeni put.

Nakon obračuna banke, pravno lice sa tekućeg računa prenosi na tekući račun banke 1.560 dinara. Pravno lice daje nalog da se sa deviznog računa plati 12 evra zaposlenom na njegov devizni račun.

 

Primer 2

Pravno lice je od poslovne banke otkupilo 100 evra za službeni put direktora D. M. u Austriju i platilo sa tekućeg računa 12.200 dinara. Blagajnik je po ovlašćenju podigao 100 evra sa deviznog računa pravnog lica. Isplaćena je akontacija za službeni put u iznosu od 100 evra. Direktor se vratio sa puta i nakon tri dana predao obrađeni nalog za obavljeni službeni put na iznos 95 evra ili 11.638 dinara. Ova obaveza evidentirana je na kontu 463-1.

 

5. Predaja pazara od prodate robe i usluga

Novac primljen od prodaje robe u maloprodajnim objektima ili od izvršenih ugostiteljskih usluga i drugih usluga (koji se registruje preko fiskalne kase) pravna lica su dužna da uplate na tekući račun kod poslovne banke u roku od 7 dana. Pazari mogu da se uplate u glavnu ili pomoćnu blagajnu, a prodavnice mogu i direktno da izvrše uplatu na tekući račun u roku od 7 dana.

 

Primer

Prodavnica I predala je u glavnu blagajnu 10.000, a prodavnica II predala je u glavnu blagajnu 20.000 dinara. Restoran NN izvršio je uslugu 15.000 dinara i direktno uplatio na tekući račun. Blagajnik je nakon dva dana uplatio primljene pazare na tekući račun.

 

6. Blagajna kod preduzetnika paušalaca

Paušalac je preduzetnik koji se oporezuje po članu 40. Zakona o porezu na dohodak građana. Poreska uprava paušalcima dostavlja rešenja kojima se utvrđuje akontacija poreza i doprinosa za tekuću godinu. Po isteku poslovne godina Poreska uprava dostavlja konačno rešenje za prethodnu godinu. Preduzetnik ne mora da vodi poslovne knjige, kao ni da sastavlja završni račun. Jedina knjiga koju vodi jeste knjiga ostvarenog prometa – KPO. U nju se unose samo izdati računi za prodatu robu i usluge. Paušalci nisu obavezni da vode evidenciju o troškovima, odnosno ulaznim računima od dobavljača. Sve što zaradi i bude mu uplaćeno na tekući račun, preduzetnik može slobodno da troši, jer je rešenjem Poreske uprave ceo njegov prihod oporezovan. Prilikom podizanja gotovog novca sa tekućeg računa paušalac ne plaća nikakav dodatni porez. Jedan od kriterijuma da bi preduzetnik mogao biti paušalac jeste taj da mu godišnji prihod ne bude veći od 6.000.000,00 dinara. Preduzetnici koji su registrovani kao paušalci nemaju obavezu da vode blagajnu. Novac sa tekućeg računa podižu bez ograničenja i nemaju obavezu da za plaćanje prilažu pravdajuće dokumente. Preduzetnici paušalci su u obavezi da sav priliv novca koji su primili sa i bez fiskalne kase u roku od sedam dana polože na tekući račun poslovne banke. Novcem iz dnevnih pazara ne mogu vršiti bilo kakve isplate. Iz svega navedenog može se zaključiti da preduzetnici paušalci nemaju blagajnu kao ostala pravna lica.

 

7. Korisne napomene uz isplate iz blagajne

Blagajničko poslovanje je deo poslovnog sistema kod pravnog lica gde se po pravilu ne obračunava i ne plaća bilo kakav porez. Da bi se izbeglo plaćanje poreza potrebno je da pravdajuća dokumentacija bude ispravna. U praksi se svesno ili nesvesno pojavljuju neke od sledećih situacija:

(a) Blagajnik je isplatio račun za kupljeni benzin direktoru (zastupniku) za privatni automobil koji je korišćen u službene svrhe. Direktor (zastupnik) potpisao je nalog za isplatu iako nije zaposlen u pravnom licu, a nema ni sklopljen ugovor o zakupu vozila za potrebe pravnog lica.

(b) Blagajnik je isplatio račun za kupljeni benzin vozaču u pravnom licu. Vozilo pripada pravnom licu. Na poleđini računa nema podatka o registarskom broju vozila, a nema ni čitkog potpisa vozača koji je kupio gorivo. Račun nije overio direktor ili ovlašćeno lice, a nalog za isplatu nije potpisao vozač.

(v) Blagajnik je isplatio nalog za službeni put koji je potpisao zaposleni, a nije ga overio direktor ili ovlašćeni rukovodilac. Pri tom nalog za službeni put ne sadrži ni sve obavezne podatake o obavljenom službenom putu.

(g) Zastupnik pravnog lica (u udruženju) podigao je novac sa tekućeg računa i tim novcem isplatio sebi nalog za službeni put. Obračunao je dnevnicu za službeni put u iznosu 3.000 dinara. Nalog za službeni put nije uredno popunjen i potpisao ga je samo zastupnik. Zastupnik nije zaposlen u udruženju, a nema ni zaposlenih.

(d) Blagajnik je isplatio račun za reprezentaciju koji nije potpisao direktor ili ovlašćeno lice, a ni zaposleni koji je navedenim računom pravdao uzetu akonaciju. Na poleđini računa nema podataka za kojeg je poslovnog partnera korišćena reprezentacija.

(đ) Zastupnik pravnog lica podigao je novac sa tekućeg računa i isplatio je sebi nalog za službeni put koji nije ni formalno obračunat. Pravno lice nema zaposlenih.

(e) Udruženje je u poslovnoj godini primilo donacije u iznosu 1.200.000 dinara, a sa tekućeg računa podignuta je gotovina 950.000 dinara. Udruženje nema zaposlenih, a novac je podigao zastupnik udruženja. Udruženje na kraju poslovne godine angažuje knjigovodstvenu agenciju da sastavi godišnji obračun. U ovom udruženju zastupnik udruženja je nalogodavac, blagajnik, primalac gotovine i interni kontrolor. U ovom slučaju može se pretpostaviti da blagajnička dokumentacija nije potpuno dokumentovana – ispravna, u odnosu na odredbe iz tačke 3. ovog teksta.

Iz svega nekoliko navedenih primera koji su prisutni u svakodnevnoj praksi mogu se uočiti brojne nepravilnosti (nezakonitosti) u blagajničkom poslovanju, a posebno kod onih pravnih lica koja nemaju zaposlene i koja ostvaruju promet gotovim novcem. U fazi kontrole blagajničke dokumentacije kod pravnog lica, poreski inspektori lako uoče nepravilnosti u blagajničkom poslovanju. Direktori ili zastupnici u pravnim licima ponekad isplate vrše na osnovu „problematičneˮ dokumentacije smatrajući da neće biti kontrolisani od strane inspekcije ili da inspektor neće prepoznati sporne dokumente. Osnivači ovako često postupaju planirajući da pravno lice stave u „mirovanjeˮ ili da nakon toga registruju novo pravno lice preko kojeg će nastaviti poslovnu aktivnost. Ipak, treba znati da, i nakon što pravno lice stavi u „mirovanjeˮ, direktor ili zastupnik ostaje odgovoran za sve propuste koji su se desili proteklih godina u slučaju da ih utvrdi poreski inspektor.

Nepravilnosti koje poreski inspektor utvrdi u kontroli blagajne imaju sledeće posledice: Sve isplate koje nisu dokumentovane i overene od strane direktora ili odgovornog lica, a knjižene su kao trošak poslovanja moraju se evidentirati u poreskom bilansu kao korekcija rashoda, odnosno povećava se poreska osnovica. Isplate koje nisu dokumentovane smatraju se i ličnim primanjem na koje inspektor obračunava porez i doprinose. Šta će sve u nezakonitim isplatama inspektor oporezovati i na koji način zavisi od vrste dokumenta po kojem je izvršena isplata. Vrstu sankcija za nezakonite radnje prema odgovornom licu i pravnom licu utvrdiće poreski inspektor.

 

Umesto zaključka

U blagajnama pravnih lica vrše se značajne isplate novca na koji se ne plaćaju porezi, pa su poreski organi u obavezi da vrše kontinuirane provere zakonitosti isplata u gotovini.

Za propuste u blagajničkom poslovanju, direktor (zastupnik) ili vlasnik radnje ne može tražiti odgovornost blagajnika ili rukovodioca računovodstva jer za nezakonitosti u radu pred poreskim i drugim kontrolama, odgovara lično. Direktori (zastupnici) ili vlasnici radnje u obavezi su da kontrolišu rad zaposlenih i da za eventualne propuste ili nezakonitosti u radu utvrđuju njihovu odgovarnost unutar pravnog lica. Osnivači – članovi pravnih lica i preduzetnici ne mogu raspolagati novcem pravnih lica kao da su to njihova lična sredstva, u šta spada i podizanje gotovine za lične potrebe i neposlovne svrhe.

Za „lošeˮ vođenje blagajničkog poslovanja pravno lice ne može odgovornost tražiti ni od agencije koja vodi knjigovodstvo, jer agencija samo registruje ono što je dostavljeno na knjiženje. Agencija može odgovarati za nestručno knjiženje poslovnih promena, dok su za raspolaganje gotovim novcem odgovorni direktor (zastupnik) ili vlasnik radnje.