Uvodne napomene
Shodno članu 9. st. 1. i 4. Zakona o udžbenicima („Sl. glasnik RS”, br. 68/2015), a u cilju omogućavanja jednake dostupnosti obrazovanja i vaspitanja učenicima i polaznicima iz socijalno i materijalno ugroženih porodica, kao i zbog obezbeđivanja dostupnosti svih udžbenika, priručnika i nastavnih materijala, utvrđenih planom udžbenika, učenicima i polaznicima sa smetnjama u razvoju i invaliditetom i pripadnicima nacionalnih manjina, kao i za stručne predmete u stručnim i umetničkim školama – propisana je mogućnost donošenja odluke o finansiranju odnosno sufinansiranju nabavke i/ili pripreme, dodele i nabavke udžbenika, priručnika i nastavnih materijala za aktuelnu školsku godinu. Shodno navedenoj odredbi Zakona o udžbenicima, Vlada Republike Srbije je donela Odluku o finansiranju nabavke udžbenika sredstvima budžeta Republike Srbije za školsku 2017/2018. godinu („Sl. glasnik RS”, br. 33/2017), kojom se utvrđuje nivo i vrsta obrazovanja, kao i razred i predmet za koji će se finansirati nabavka udžbenika, odnosno udžbeničkih kompleta za školsku 2017/2018. godinu, za učenike osnovnih škola iz socijalno/materijalno ugroženih porodica (primaoci novčane socijalne pomoći i učenici koji su u porodici treće i svako naredno rođeno dete, ukoliko su ostala deca u sistemu školovanja) i za učenike sa invaliditetom i smetnjama u razvoju koji osnovnoškolsko obrazovanje i vaspitanje stiču po individualnom obrazovnom planu.
Svi učenici koji ispunjavaju uslove za dodelu besplatnih udžbenika podneli su putem škola prijave o dodeljivanju besplatnih udžbenika, tako da je taj posao za školsku 2017/2018. godinu završen. Distribucija besplatnih udžbenika je završena početkom septembra 2017. godine, a ovde će biti predstavljeno kako se sprovodi računovodstvena evidencija u vezi sa ovim udžbenicima u Ministarstvu i u školama.
- Računovodstvena evidencija poslovnih događaja u vezi sa besplatnim udžbenicima
Da bi se sprovela računovodstvena evidencija poslovnih događaja u vezi sa nabavkom i plaćanjem faktura dobavljačima – izdavačima knjiga koje su besplatno podeljene, potrebno je imati u vidu procedure toka poslovnih događaja koji nastaju između osnovnih škola – indirektnih budžetskih korisnika i direktnog korisnika budžetskih sredstava – Ministarstva prosvete, nauke i tehnološkog razvoja (u daljem tekstu: Ministarstvo).
1.1. Poslovni događaji i njihovo evidentiranje kod direktnog korisnika budžetskih sredstava – Ministarstva
Nabavke besplatnih udžbenika na bazi ispostavljenih specifikacija od strane osnovnih škola, vrše se centralizovano, preko Ministarstva. U skladu sa odredbama Zakona o javnim nabavkama („Sl. glasnik RS”, br. 124/2012, 14/2015 i 68/2015), Ministarstvo sklapa ugovor sa dobavljačima – izdavačima knjiga koji su bili najpovoljniji na osnovu prikupljenih ponuda. Dakle, fakture dobavljača za isporučene udžbenike ispostavljaju se Ministarstvu i vrši se njihovo plaćanje u skladu sa odredbama sklopljenog ugovora. Svaka faktura treba da nosi naslov naručioca – Ministarstva i u produžetku naziv škole kojoj se isporučuju knjige (besplatni udžbenici).
Ministarstvo, u skladu sa odobrenim aproprijacijama, ispostavlja nalog za plaćanje fakture dobavljača Upravi za trezor. Primljene fakture od dobavljača Ministarstvo će knjižiti tako da duguje konto 131211 – Obračunati neplaćeni rashodi, a potražuje konto dobavljača 252111 – Dobavljači u zemlji. Drugi stav za knjiženje odnosi se na plaćanje fakture dobavljaču. Kada se izvrši plaćanje fakture dobavljaču, dugovaće konto 252111 – Dobavljači u zemlji, a potraživaće konto 121112 – Tekući računi. Treći stav za knjiženje je terećenje izdataka za nefinansijsku imovinu u klasi 500000 – Izdaci za nefinansijsku imovinu i zatvaranje konta aktivnih vremenskih razgraničenja. To znači da bi trebalo da se otvori konto koji bi dugovao, kao i odgovarajući subanalitički konto u okviru analitičkog konta 123960 – Porez na dodatu vrednost, ako je direktni korisnik budžetskih sredstava obveznik PDV-a, a za celokupni iznos sa fakture potraživao bi subanalitički konto 131211 – Obračunati neplaćeni rashodi. Ukoliko direktni korisnik budžetskih sredstava nije obveznik PDV-a, celokupni iznos iz fakture dobavljača knjiži se na teret subsubanalitičkog konta 515121-1 – Knjige u biblioteci (besplatni udžbenici), a u korist subanalitičkog konta. Na potražnoj strani kod trećeg stava za knjiženje vršimo zatvaranje konta 131211 – Obračunati neplaćeni rashodi.
Ministarstvo dostavlja kopije svih primljenih faktura za besplatne udžbenike kako bi osnovne škole mogle da izvrše uparivanje podataka o količinskom i vrednosnom iznosu sa iznosima koji su naznačeni na otpremnicama udžbenika koje dobijaju škole od dobavljača – izdavača udžbenika prilikom isporuke istih.
1.2. Poslovni događaji i njihovo evidentiranje kod indirektnih korisnika budžetskih sredstava – osnovnih škola
Poslovni događaji i njihova evidencija u vezi sa nabavkom besplatnih udžbenika u školama bazirana je na otpremnicama udžbenika koje su ispostavili dobavljači – izdavači knjiga i kopijama faktura koje je dostavilo Ministarstvo za isporučene besplatne udžbenike. Zadatak računovodstva u osnovnoj školi je da izvrši usklađivanje podataka iz otpremnica dobavljača i fotokopija faktura. Ukoliko su u ova dva dokumenta podaci istovetni u naturalnim i vrednosnim pokazateljima, škola će izvršiti odgovarajuća knjiženja u vezi sa prijemom pomenutih udžbenika i njihovom amortizacijom koja se po pravilu obavlja kroz tri godine.
Na osnovu otpremnice i primljene fakture u kojima su podaci usaglašeni, odnosno istovetni po količini i iznosu, za knjiženje je potrebno otvoriti sedmocifrena subsubanalitička konta, i to:
– 011261-1 – Oprema za obrazovanje (besplatni udžbenici),
– 011269-1 – Ispravak vrednosti opreme za obrazovanje, nauku, kulturu i sport (besplatni udžbenici) i
– 311112-1 – Oprema za obrazovanje (besplatni udžbenici).
Prijem besplatnih udžbenika, uz prethodno navedene uslove, knjiži se tako da duguje subsubanalitički konto 011261-1 – Oprema za obrazovanje, nauku, kulturu i sport (besplatni udžbenici), a potražuje subsubanalitički konto 311112-1 – Oprema za obrazovanje (besplatni udžbenici).
Amortizovanje ili otpis besplatnih udžbenika knjižiće se tako da duguje subsubanalitički konto 311112-1 – Oprema za obrazovanje (besplatni udžbenici), a potražuje subsubanalitički konto 011269-1 – Ispravak vrednosti opreme za obrazovanje, nauku, kulturu i sport (besplatni udžbenici).
Kada je amortizovanje besplatnih udžbenika u celosti završeno, vrši se međusobno zatvaranje subsubanalitičkih konta 011269-1, koji će dugovati, a potraživaće subsubanalitički konto 011261-1.
Na kraju ovih knjiženja može se konstatovati da nije narušena bilansna ravnoteža između konta klase 000000 – Nefinansijska imovina i klase 300000 – Kapital, utvrđivanje rezultata poslovanja i vanbilansna evidencija.
Važno je napomenuti da u praksi u nekim školama postoje nešto drugačiji stavovi za knjiženje u odnosu na gore izneta rešenja. Prijem besplatnih udžbenika neke škole su evidentirale preko subanalitičkog konta 022236 – Zalihe materijala za obrazovanje, nauku, kulturu i sport, koji duguje, a u korist 311261 – Zalihe potrošnog materijala. Ipak, besplatni udžbenici u školama ne bi trebalo da se evidentiraju na takav način zato što se plaćanje tih udžbenika smatra izdatkom za nefinansijsku imovinu, a ne tekućim rashodom. U prilog tome govori i jedna odredba iz člana 10. Pravilnika o standardnom klasifikacionom i kontnom okviru za budžetski sistem („Sl. glasnik RS”, br. 16/2016, 49/2016, 107/2016 i 46/2017), koja se odnosi na kategoriju 020000 – Nefinansijska imovina u zalihama, koja glasi: „U kategoriji 020000 – Nefinansijska imovina u zalihama, nabavka imovine za robne rezerve, zalihe proizvodnje i robe za dalju prodaju, iskazuje se zaduženjem odgovarajućih subanalitičkih konta u okviru gore pobrojanih sintetičkih konta, a u korist sintetičkog konta 311200 – Nefinansijska imovina u zalihama, na odgovarajućim subanalitičkim kontima, uz istovremeno knjiženje zaduženjem odgovarajućih subanalitičkih konta u okviru klase 500000 – Izdaci za nefinansijsku imovinu, a u korist odgovarajućih subanalitičkih konta dobavljača u zemlji i inostranstvu. Za nabavke nefinansijske imovine u zalihama sitnog inventara i potrošnog materijala, važi gore opisani postupak, s tom razlikom što se iznos nabavke knjiži kao rashod, zaduženjem odgovarajućih subanalitičkih konta u okviru klase 400000 – Tekući rashodi, a ne kao izdatak u okviru klase 500000 – Izdaci za nefinansijsku imovinu.”
Iz prethodne odredbe zaključujemo da se evidencija o primljenim besplatnim udžbenicima ne može zabeležiti preko konta 022236 – Zalihe materijala za obrazovanje, nauku, kulturu i sport, zato što je sadržana u grupi konta 022200 – Zalihe potrošnog materijala. U drugoj rečenici citirane odredbe vidljivo je da se nabavke nefinansijske imovine u zalihama sitnog inventara i potrošnog materijala tretiraju kao rashod i evidentiraju u okviru konta klase 400000 – Tekući rashodi, a ne u okviru klase 500000 – Izdaci za nefinansijsku imovinu. S obzirom na činjenicu da se izdaci za nabavku opreme za obrazovanje evidentiraju u okviru klase 500000 – Izdaci za nefinansijsku imovinu, nema osnova da se tako nabavljeni udžbenici tretiraju kao zalihe potrošnog materijala. Zalihe potrošnog materijala otpisuju se u celosti prilikom nabavke, a zalihe opreme za obrazovanje (besplatni udžbenici) otpisuju se kroz više godina.
- Nema obaveze vraćanja besplatno dodeljenih udžbenika
Radi podsećanja navodimo da od školske 2015/16. godine deca samohranih roditelja, deca iz hraniteljskih porodica i domova za nezbrinutu decu, kao i deca iz porodica sa oba nezaposlena roditelja i drugi učenici iz materijalno ugroženih porodica, a od školske 2017/2018. godine i učenici koji su u porodici treće i svako naredno rođeno dete, ukoliko su ostala deca u sistemu školovanja – imaju pravo na dodelu besplatnih udžbenika, čija se nabavka finansira sredstvima iz budžeta Republike Srbije, pri čemu pomenute udžbenike ne moraju da vraćaju. Ministarstvo je, zauzevši takav stav, izmenilo odredbu u projektu „Besplatni udžbenici”. Ranije rešenje da se besplatni udžbenici vraćaju na kraju školske godine, protiv kojeg su bili i školski odbori, stvaralo je i dodatni problem u vezi sa zaduženjem učenika putem reversa ili na neki drugi način. Problem se javljao i u pogledu naplate udžbenika učenicima ako isti nisu očuvani, ako su uništeni ili su nestali. Kao što je rečeno, učenici kojima su dodeljeni besplatni udžbenici, na kraju školske godine mogu da ih zadrže i nemaju obavezu njihovog vraćanja.