Popis ili inventar je postupak utvrđivanja stvarnog stanja ukupne imovine i obaveza pravnog lica na određeni dan. Obaveza i način sprovođenja popisa za pravna lica regulisani su:
– Zakonom o računovodstvu („Sl. glasnik RS”, br. 62/2013 – u daljem tekstu: Zakon) i
– Pravilnikom o načinu i rokovima vršenja popisa i usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem („Sl. glasnik RS”, br. 118/2013 i 137/2014 – u daljem tekstu: Pravilnik o popisu).
Za organizaciju i pravilnost popisa odgovoran je zakonski zastupnik pravnog lica, odnosno preduzetnik.
Ukoliko pravno lice, odnosno preduzetnik ne ispuni obavezu sprovođenja godišnjeg popisa imovine i obaveza, za privredni prestup će se kazniti novčanom kaznom od 100.000 do 3.000.000 dinara pravno lice i od 20.000 do 150.000 dinara odgovorno lice u pravnom licu. Za iste radnje kaznom od 100.000 do 500.000 dinara kazniće se za prekršaj preduzetnik.
Imovina i obaveze koje su predmet godišnjeg popisa
Predmet godišnjeg popisa pravnih lica i preduzetnika jeste ukupna imovina i obaveze, sa stanjem na dan 31. 12. 2017. godine. Prema članu 2. Pravilnika o popisu, imovina koja je predmet popisa obuhvata:
– nematerijalnu imovinu,
– nekretnine, postrojenja i opremu,
– investicione nekretnine,
– biološka sredstva,
– zalihe materijala, nedovršene proizvodnje, gotovih proizvoda i robe,
– stalna sredstva namenjena prodaji i sredstva poslovanja koje se obustavlja,
– finansijske plasmane i potraživanja i
– gotovinske ekvivalente i gotovinu.
Predmet popisa je ukupna imovina koja se nalazi u vlasništvu pravnog lica, odnosno preduzetnika, bez obzira na njenu fizičku lokaciju, a u ovom prilogu će biti navedeno više detalja o pripremi i samom postupku godišnjeg popisa.
Pripremne radnje za vršenje godišnjeg popisa
Pre sprovođenja godišnjeg popisa potrebno je preduzeti sledeće pripremne radnje:
1) Usklađivanje prometa i stanja glavne knjige sa dnevnikom i pomoćnih knjiga sa glavnom knjigom.
2) Sravnjenje dokumentacije sa pravnim licima kod kojih se nalazi imovina na čuvanju, obradi, doradi, zakupu i dr.
3) Usaglašavanje međusobnih potraživanja i obaveza, što se dokazuje odgovarajućom ispravom. U praksi se u te svrhe najčešće koristi obrazac IOS (Izvod otvorenih stavki), mada se, s obzirom na to da zakonskim propisima nije određena forma potvrde o izvršenom usaglašavanju međusobnih potraživanja i obaveza, mogu primenjivati i druge isprave. Svako pravno lice, odnosno preduzetnik svojim internim aktom treba bliže da uredi način i rokove usaglašavanja imovine i obaveza. Usaglašavanje međusobnih potraživanja i obaveza treba da inicira poverilac tako što pre sastavljanja finansijskih izveštaja dostavlja dužniku spisak neplaćenih računa. Ukoliko poverilac ne ispuni ovu obavezu, potrebno je da to učini dužnik. U slučaju da poverilac ne ispuni svoju obavezu i ne dostavi dužniku stanje neplaćenih računa, Zakonom je predviđena novčana kazna od 100.000 do 3.000.000 dinara za pravno lice, od 20.000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom licu, odnosno od 100.000 do 500.000 dinara za preduzetnika. Pravna lica koja sastavljaju napomene uz finansijske izveštaje dužna su da u tom izveštaju obelodane neusaglašena potraživanja i obaveze u ukupnom iznosu. U suprotnom, biće obavezni da plate novčane kazne jednake kaznama predviđenim za neispunjavanje obaveze iniciranja usaglašavanja stanja od strane poverioca.
4) Pre sprovođenja popisa potrebno je doneti Odluku ili Rešenje o popisu i Rešenje o imenovanju članova popisne komisije, kojima se obrazuje potreban broj stalnih ili povremenih komisija za popis imovine i obaveza, određuje period u kome će komisije vršiti popis, vreme za popis i rokovi dostavljanja Izveštaja o izvršenom popisu nadležnom organu pravnog lica, odnosno preduzetnika. Pravna lica, u skladu sa svojim potrebama, određuju broj komisija koje će biti angažovane na poslovima popisa. U slučaju obrazovanja većeg broja popisnih komisija, uglavnom se formira Centralna popisna komisija koja koordinira i prati rad pojedinih popisnih komisija. Prilikom formiranja popisnih komisija neophodno je voditi računa da lica koja su zaposlena u pravnom licu na poslovima rukovanja imovinom koja je predmet popisa, ne mogu biti angažovana na poslovima popisa te imovine u svojstvu člana ili predsednika popisne komisije, kako bi se obezbedila nepristrasnost i objektivnost izvršenog popisa. Mikro pravna lica i preduzetnici sprovode popis na isti način i u istim rokovima kao i ostali obveznici, uz jednu specifičnost – kod njih ne postoji obaveza formiranja popisnih komisija, već popis može da obavi jedno lice.
5) Priprema objekata (magacina, stovarišta, skladišta u kojima se nalazi imovina) za popis. Neophodno je da lica koja su odgovorna za objekte u kojima se vrši popis, pre početka popisa urede skladišta, stovarišta, magacine i ostale prostorije u kojima se imovina nalazi, istovremeno je grupišući prema vrstama i inventarnim brojevima kako bi olakšali članovima popisnih komisija sprovođenje popisa. Posebno je bitno da lica koja su zadužena za rukovanje imovinom odvoje imovinu koja ima određeni stepen oštećenja, s obzirom na to da se ova imovina unosi u posebne popisne liste prema stepenu tog oštećenja, kao i tuđu imovinu ukoliko se nalazi na istoj lokaciji, zajedno sa imovinom pravnog lica, odnosno preduzetnika.
6) Donošenje plana rada popisnih komisija i dostavljanje nadležnom organu pravnog lica. Plan rada popisne komisije treba da sadrži datum početka rada popisne komisije i redosled svih pojedinačnih radnji koje će biti sprovedene, uz navođenje rokova za sprovođenje svake od njih.
7) Donošenje i dostavljanje Rešenja o imenovanju članova popisne komisije i Plana rada popisnih komisija internom revizoru, nadzornom odboru ili odboru revizora, ukoliko ga ima, i društvu za reviziju sa kojim je pravno lice zaključilo ugovor o obavljanju eksterne revizije redovnih finansijskih izveštaja za godinu za koju se sprovodi popis, ukoliko je pravno lice obveznik revizije.
8) Neposredno pre početka popisa popisnim komisijama se dostavlja popisni materijal, koji se sastoji od tehničkog uputstva za sprovođenje popisa i popisnih listi, kao i oprema za obavljanje popisa, kao što su, na primer, bar-kod čitači ili neki drugi alat, u zavisnosti od konkretnog načina sprovođenja popisa. Popisne liste se formiraju prema grupama sredstava i obaveza, odnosno analitičkim kontima iz knjigovodstvene evidencije, a sadrže njihove inventarne brojeve, nazive, vrstu sredstava i obaveza, jedinicu mere i uglavnom dve prazne kolone, pri čemu u prvu članovi popisne komisije unose stvarno stanje utvrđeno popisom, a u drugu eventualne napomene u vezi sa popisanim sredstvom ili obavezom.
Pored popisnih lista formiranih prema grupama i vrstama imovine, sastavljaju se još tri posebne popisne liste, i to:
– popisna lista imovine čija je vrednost umanjena usled oštećenja, neispravnosti, zastarelosti i sličnih razloga,
– popisna lista tuđe imovine koja se nalazi kod pravnog lica, a biće dostavljena vlasniku imovine nakon završetka popisa, i
– popisna lista imovine u vlasništvu pravnog lica, odnosno preduzetnika, koja se nalazi kod drugih pravnih lica ili na putu, na osnovu verodostojne dokumentacije, ako do dana završetka popisa nisu primljene popisne liste od pravnog lica, odnosno preduzetnika kod koga se ta imovina nalazi.
Sprovođenje godišnjeg popisa
Članovi popisne komisije prilikom obavljanja popisa preduzimaju sledeće radnje:
– utvrđuju stvarno stanje imovine merenjem, brojanjem, procenom i sličnim postupcima i unose podatke u naturalnom obliku u popisne liste,
– utvrđuju promene na popisanoj imovini koje su nastale između datuma popisa i dana bilansa stanja i svode na stanje na dan 31. 12. 2017. godine na osnovu verodostojne računovodstvene dokumentacije,
– unose knjigovodstvene podatke u popisne liste,
– utvrđuju razlike između stanja utvrđenog popisom i stanja po poslovnim knjigama,
– unose cene na osnovu kojih utvrđuju vrednost popisane imovine,
– ispituju uzroke eventualnih odstupanja između stvarnog i knjigovodstvenog stanja i
– sastavljaju izveštaj o izvršenom popisu.
Utvrđivanje razlika i vrednosno obračunavanje posle naturalnog popisa mogu da se vrše i na računaru, uz štampanje popisnih lista koje potpisuju članovi komisije za popis, odnosno lice zaduženo za popis kod mikro pravnih lica i preduzetnika.
U pogledu imovine koja nije predmet robnog evidentiranja, odnosno ne može da bude predmet fizičkog inventarisanja, kao što su potraživanja i obaveze, popis se vrši na osnovu izvoda otvorenih stavki ili nekog drugog validnog dokumenta o usaglašenosti u knjigovodstvu, s tim što komisija za popis treba da proveri, utvrdi i proceni uzroke tih otvorenih stavki, njihovu realnost i dr.
Uloga revizora u popisu zaliha
Prilikom sprovođenja popisa posebnu pažnju treba obratiti na obavezu prisustvovanja revizora popisu zaliha kod pravnih lica čiji su finansijski izveštaji predmet obavezne revizije. Prema Međunarodnom standardu revizije 501 Revizorski dokaz – dodatna razmatranja za specifične pozicije, revizor ima obavezu prisustvovanja popisu zaliha samo ukoliko su one materijalno značajne za finansijske izveštaje. Dakle, revizor nije obavezan da prisustvuje popisu ukupne imovine, već samo zaliha i to ukoliko su one materijalno značajna pozicija u finansijskim izveštajima pravnog lica. Prilikom prisustvovanja popisu zaliha revizor posmatra izvođenje postupka brojanja zaliha, sprovodi test brojanja, proverava ispravnost određivanja nekurentnih, zastarelih ili oštećenih zaliha i uverava se u postojanje odgovarajuće organizacije u pogledu kretanja zaliha, njihove otpreme i prijema pre i nakon datuma bilansa. Ukoliko nije u mogućnosti da prisustvuje popisu, revizor naknadno treba da sprovede osnovne kontrolne testove i uveri se u ispravnost ranije obavljenog popisa zaliha.
Kratke napomene o godišnjem popisu kod korisnika javnih sredstava
Korisnici javnih sredstava koji svoje poslovanje vode u skladu sa propisima o budžetskom računovodstvu, u obavezi su da izvrše godišnji popis imovine i obaveza, sa stanjem na dan 31. 12. 2017. godine. Osnovni zakonski okvir kojim se uređuje popis finansijske i nefinansijske imovine kod korisnika javnih sredstava uređen je:
– Uredbom o budžetskom računovodstvu („Sl. glasnik RS”, br. 125/2003 i 12/2006) i
– Pravilnikom o načinu i rokovima vršenja popisa imovine i obaveza korisnika budžetskih sredstava Republike Srbije i usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem („Sl. glasnik RS”, br. 33/2015 – u daljem tekstu: Pravilnik o vršenju popisa).
Predmet popisa, shodno odredbi člana 3. Pravilnika o vršenju popisa, obuhvata popis:
1) nefinansijske imovine – u stalnim sredstvima i u zalihama,
2) finansijske imovine i
3) obaveza.
Osnovne aktivnosti i rokovi za vršenje popisa kod korisnika javnih sredstava dati su u narednom tabelarnom pregledu:
| Red. br. |
AKTIVNOSTI U VEZI SA POPISOM | ROKOVI |
| 1. | Donošenje Akta o obrazovanju popisne komisije za redovan godišnji popis | najkasnije do 1. decembra 2017. |
| 2. | Donošenje Plana rada za redovan godišnji popis | najkasnije do 10. decembra 2017. |
| 3. | Popisna komisija dostavlja Izveštaj o izvršenom popisu nefinansijske imovine za prethodnu godinu Centralnoj popisnoj komisiji (ukoliko je ista obrazovana), a ukoliko Centralna popisna komisija nije obrazovana, Izveštaj o izvršenom popisu, sa predlogom rešenja, predsednik komisije dostavlja ovlašćenom licu vršioca popisa i internoj reviziji u istom roku kao i kada je obrazovana Centralna popisna komisija | najkasnije do 25. januara 2018. |
| 4. | Popisna komisija dostavlja Izveštaj o izvršenom popisu finansijske imovine i obaveza za prethodnu godinu Centralnoj popisnoj komisiji (ukoliko je ista obrazovana), a ukoliko Centralna popisna komisija nije obrazovana, Izveštaj o izvršenom popisu, sa predlogom rešenja, predsednik komisije dostavlja ovlašćenom licu vršioca popisa i internoj reviziji u istom roku kao i kada je obrazovana Centralna popisna komisija | najkasnije do 15. februara 2018. |
| 5. | Konačan Izveštaj o izvršenom popisu, sa predlogom rešenja, dostavlja se ovlašćenom licu radi usvajanja i odlučivanja po utvrđenim odstupanjima, kao i internoj reviziji | najkasnije do 25. februara 2018. |
Popis pojedinih oblika imovine i obaveza
U nastavku sledi primer popisa pojedinih oblika imovine i obaveza u privredi.
- Popis nekretnina, postrojenja i opreme
Popisne liste nekretnina, postrojenja i opreme obavezno sadrže podatke o inventarnom broju, nazivu, vrsti, jedinici mere, nabavnoj vrednosti i ispravci vrednosti svake pojedinačne stavke. Pored ovih podataka, u popisne liste mogu da se unose procenjena fer vrednost, iznos umanjenja vrednosti, odnosno obezvređenja, procenjeni korisni vek trajanja, rezidualna vrednost i eventualno obezvređenje nekretnina, postrojenja i opreme. Prilikom sprovođenja popisa ovih bilansnih pozicija treba obratiti pažnju na nekoliko ključnih pitanja:
1) Ukoliko su neka sredstva kupljena radi dalje prodaje, pa je izvršeno njihovo računovodstveno evidentiranje na teret računa grupe 14, shodno Pravilniku o kontnom okviru i sadržini računa u kontnom okviru za privredna društva, zadruge i preduzetnike („Sl. glasnik RS”, br. 95/2014 – u daljem tekstu: Pravilnik o kontnom okviru), ili je pak doneta odluka o prodaji pojedinih osnovnih sredstava, pri čemu je izvršena njihova reklasifikacija sa računa grupe 01 na odgovarajuće račune grupe 14 (moguće je samo kod pravnih lica koja primenjuju MRS/MSFI), a od trenutka njihovog priznavanja kao stalnih sredstava namenjenih prodaji prošlo je više od 12 meseci, ista treba reklasifikovati na osnovna sredstva. To će imati za rezultat uključivanje ovih stavki u popisne liste nekretnina, postrojenja i opreme.
2) Veoma često se tokom poslovne godine dešava da je potrebno da se izvrše dodatna ulaganja u nekretnine, postrojenja i opremu, različite vrste popravki, zatim u zamenu delova, ugradnju novih delova i slično. U tom slučaju potrebno je da se proveri da li su naknadni izdaci pravilno razgraničeni između onih koji se odnose na tekuće održavanje osnovnih sredstava i na taj način knjiže na teret rashoda perioda i onih koji se odnose na njihovo investiciono održavanje, čime se povećava vrednost konkretnog osnovnog sredstava. Ukoliko je izvršena ugradnja novih komponenti velike vrednosti (vrednost je veća od donjeg praga za priznavanje osnovnih sredstava) u postojeća stalna sredstva, potrebno je utvrditi da li je njihov vek trajanja jednak veku trajanja osnovnog sredstva ili ne. To je neophodno zato što se u prvom slučaju knjiženje vrši kao povećanje vrednosti osnovnog sredstva čiji su delovi zamenjeni, dok se u drugom slučaju komponente priznaju kao posebna osnovna sredstva, s obzirom na to da imaju različiti vek trajanja i time različite amortizacione stope.
3) Ukoliko komisija za popis prilikom fizičkog sprovođenja popisa primeti izvesna oštećenja ili umanjenja vrednosti nekretnina, postrojenja i opreme, ista se unose u posebnu kolonu popisnih listi koja se odnosi na napomene.
4) Nekretnine, postrojenja i oprema koji se duži vremenski period ne koriste, a računovodstveno se evidentiraju na posebnim analitičkim računima u okviru osnovnih sintetičkih računa, unose se u posebne popisne liste. Činjenica da se ova sredstva nalaze van upotrebe ne oslobađa ih obaveze obračuna amortizacije, sem u slučaju da se primenjuje funkcionalni metod, pri čemu nivo troškova amortizacije zavisi od obima korišćenja predmetnog sredstva.
- Popis zemljišta
Popis zemljišta se vrši na osnovu odgovarajuće dokumentacije kojom se potvrđuje pravo svojine nad zemljištem. Podaci o zemljištu, prvenstveno o njegovoj veličini, lokaciji, kategoriji i nameni, iz ove dokumentacije se preuzimaju u popisne liste, tako da nije potrebno vršiti nikakva premeravanja zemljišta, sem u posebnim slučajevima kada komisija za popis proceni da postoji potreba za preduzimanjem takvih radnji.
Podaci o zemljištu uzetom u zakup unose se u posebne popisne liste na osnovu ugovora o zakupu, da bi se nakon toga navedene liste dostavile pravnim licima u čijem je vlasništvu zemljište. Ovo zemljište se vodi vanbilansno, a ukoliko postoji dugoročno pravo korišćenja, pri čemu je zakupnina plaćena unapred, za period duži od godinu dana, ovo pravo se računovodstveno evidentira kao nematerijalna imovina na teret računa grupe 01.
Zemljište čija je osnovna namena ostvarivanje prihoda od zakupa, a ispunjava uslove za priznavanje na računu 024 – Investicione nekretnine, popisuje se zajedno sa ostalim investicionim nekretninama, dok se podaci o zemljištu za koje je doneta odluka o prodaji (samo kod MRS/MSFI) ili je nabavljeno radi dalje prodaje, unose u popisne liste zaliha.
- Popis građevinskih objekata
Popisne liste građevinskih objekata sadrže podatke o šifri i nazivu objekata, njihovoj kvadraturi, lokaciji na kojoj se nalaze i materijalu od kojeg su izgrađeni. Ovi podaci se uzimaju iz knjige osnovnih sredstava, a popisna komisija fizičkom opservacijom utvrđuje njihovo stvarno stanje. Knjigovodstveni podaci se nakon obračunate amortizacije i procene fer vrednosti (ukoliko se za naknadno vrednovanje nekretnina primenjuje model revalorizacije) unose u popisne liste, pri čemu se utvrđuju razlike između stvarnog i knjigovodstvenog stanja.
Ukoliko popisna komisija utvrdi postojanje dotrajalih ili oštećenih objekata, čije korišćenje nije moguće, podatke o ovim objektima unosi u posebne popisne liste i daje predloge za njihovo prevazilaženje u vidu mogućih mera osposobljavanja objekata, davanja na poklon ili prodaje.
Ukoliko komisija u toku popisa utvrdi postojanje objekata koji nisu evidentirani, komisija će u popisne liste uneti i te objekte.
Komisija za popis takođe treba da ispita da li su u toku godine vršena dodatna ulaganja u građevinski objekat i da utvrdi karakter ovih ulaganja. Nakon toga se proverava ispravnost tretmana naknadnih ulaganja, odnosno da li sva ulaganja koja su rezultirala poboljšanjem kvaliteta, produžetkom veka trajanja i promenom namene objekta knjiženja, predstavljaju povećanje njegove vrednosti, a izdaci po osnovu tekućeg održavanja objekta – trošak perioda.
- Popis opreme
Popis postrojenja i opreme sprovodi se fizičkim inventarisanjem od strane popisne komisije na konkretnim lokacijama na kojima se oprema nalazi, a prema njihovim inventarnim brojevima. U cilju olakšanja sprovođenja popisa postrojenja i opreme, njihove popisne liste sadrže podatke o inventarnim brojevima i šiframa postrojenja i opreme, njihovim nazivima, jedinicama mere u kojima se iskazuju i lokacijama na kojima se nalaze. Komisija za popis unosi u tako dobijene popisne liste stvarnu količinu postrojenja i opreme, utvrđenu fizičkim brojanjem. Računovodstvena funkcija nakon toga u popisne liste unosi knjigovodstveno stanje da bi se utvrdilo postojanje eventualnih manjkova i viškova opreme.
Višak postrojenja i opreme može da se pojavi samo u izuzetnim slučajevima. Naime, ukoliko je neko osnovno sredstvo nabavljeno tokom poslovne godine, a usled propusta nije izvršeno knjiženje dokumentacije o njegovoj nabavci ili pak nedostaje dokumentacija za sprovođenje knjiženja, potrebno je ispraviti grešku i izvršiti knjiženje osnovnih sredstava.
Postoji još jedna mogućnost – da je oprema isknjižena iz poslovnih knjiga po osnovu rashodovanja i za primanja na zalihe otpadnog materijala radi dalje prodaje, a da prodaja do dana popisa nije realizovana, tako da se oprema i dalje nalazi na svojoj uobičajenoj lokaciji. U skladu sa tim, komisija za popis treba da proveri i ovu mogućnost ukoliko utvrdi da je stvarno stanje opreme veće od knjigovodstvenog. Ukoliko i pored svih preduzetih napora nije moguće utvrditi uzrok neslaganja knjigovodstvenog i stvarnog stanja utvrđenog popisom, potrebno je da posebna stručna komisija izvrši procenu vrednosti opreme, na osnovu koje će ista biti priznata u poslovnim knjigama društva. Komisija za popis u posebne popisne liste unosi opremu koja je oštećena i zastarela, dok za opremu koja se duži vremenski period ne koristi, u napomene unosi predloge za otuđenje.
Oprema uzeta u zakup takođe se unosi u posebne popisne liste, koje se nakon završetka popisa dostavljaju pravnim licima u čijem su vlasništvu, dok se oprema koja se nalazi kod drugih pravnih lica, popisuje na osnovu popisnih listi koje su dobijene od tih pravnih lica ili, ukoliko one nisu primljene, na osnovu dokumentacije kojom se potvrđuje otpremanje opreme.
Analogno objašnjenjima datim u prethodnom delu u vezi sa građevinskim objektima, potrebno je da se naknadna ulaganja u postrojenja i opremu klasifikuju na investiciona i tekuća, kao i da se proveri tačnost njihovog priznavanja kao povećanja vrednosti postrojenja i opreme, odnosno na teret rashoda perioda. Ovde je bitno imati u vidu da se na računu 023 – Postrojenja i oprema – priznaje samo alat i inventar čiji je procenjeni korisni vek trajanja duži od godinu dana, a vrednost veća od donje granice za priznavanje osnovnih sredstava, definisane internim aktom pravnog lica, najčešće Pravilnikom o računovodstvu i računovodstvenim politikama.
Nabavljeni alat i inventar čiji je procenjeni korisni vek trajanja kraći od godinu dana, bez obzira na njihovu vrednost, obavezno se evidentiraju kao zaliha na računu 103 – Alat i inventar, da bi se nakon stavljanja u upotrebu izvršilo preknjižavanje na troškove, odnosno na račun 515 – Troškovi jednokratnog otpisa alata i inventara. Ukoliko se takav alat i inventar odmah nakon nabavke stave u upotrebu, moguće je izvršiti direktno knjiženje na teret računa 515. Isti tretman imaju i alat i inventar čiji je procenjeni korisni vek trajanja duži od godinu dana, a vrednost manja od donje granice za priznavanje osnovnih sredstava, definisane internim aktom pravnog lica.
Prilikom popisa alata i inventara, sa kalkulativnim otpisom, komisija za popis utvrđuje njihovo stanje i ukoliko su isti pohabani ili neupotrebljivi, daje predlog za rashodovanje, a ukoliko je oštećenje nastalo krivicom radnika kome su povereni na rukovanje, daje se predlog za nadoknadu štete od tog lica.
Za alat i inventar koji se nalaze u upotrebi kod radnika, a zaduženje je izvršeno izdavanjem reversa ili preko alatne knjižice, popis se vrši na osnovu te dokumentacije i uvidom u stanje alata i inventara.
- Nekretnine, postrojenja i oprema u pripremi
Na računu 026 – Nekretnine, postrojenja i oprema u pripremi – iskazuju se ulaganja u ove oblike sredstava od dana ulaganja do dana početka korišćenja. Popisna komisija vrši pregled dokumentacije o izvršenim ulaganjima u osnovna sredstva u pripremi i poredi stvarno stanje sa knjigovodstvenim. Posebno se proverava da li je nadzorni odbor pravilno overio sve obračunske situacije, kao i da li stepen dovršenosti investicija odgovara stepenu dovršenosti iskazanom u obračunskim situacijama ili drugim obračunima.
Obustavljene investicije se unose u posebne popisne liste, pri čemu komisija za popis proverava da li za obustavu ulaganja postoji adekvatna odluka nadležnog organa pravnog lica, utvrđuje i obrazlaže razloge za odustajanje i predlaže mere za dovršenje ili likvidaciju takvih investicija.
Komisija za popis proverava da li su završene investicije stavljene u upotrebu, a ukoliko nisu, utvrđuje datum završetka ulaganja i daje predlog za njihovo aktiviranje.
– Primer popisne liste nekretnina, postrojenja i opreme
U nastavku teksta dat je primer popisne liste nekretnina, postrojenja i opreme na dan 31. 12. 2017. godine, pri čemu prve tri kolone popunjava knjigovodstvena služba pre početka popisa u okviru pripremnih radnji za njegovo sprovođenje. U ove kolone se unose osnovni identifikacioni podaci o imovini, kao što su inventarni broj i naziv sredstva, koji će olakšati popisnoj komisiji sprovođenje popisa. Popisna komisija popunjava kolone 4 i 5 na mestu gde se sredstva nalaze, unošenjem stvarnog stanja utvrđenog
fizičkim inventarisanjem. U kolone 6, 7, 8, 9, kao i u kolone od 12 do 19 unose se knjigovodstveni podaci sa odgovarajućih analitičkih računa na kojima se osnovna sredstva vode. Kolone 10 i 11 sadrže podatke o obračunatoj amortizaciji, kako u prethodnim tako i u godini za koju se vrši popis. U koloni 12 iskazuje se obezvređenje sredstava u skladu sa MRS 36, koje se iskazuje na teret rashoda, i to u slučaju kada se pravno lice opredelilo za metod revalorizacije na teret revalorizacionih rezervi.
| Red. br. | Invent. broj | Naziv osn. sred-stva | Jed. mere | Stanje po popisu | Stanje po knjigama | Manjak | Višak | |||||||||||
| kol. | nab. vred. | ispr. vred. | kol. | nab. vred. | ispr. vred. | uma-njenje vred. | uku-pno | kol. | nab. vred. | ispr. vred. | kol. | nab. vred. | ispr. vred. | |||||
| poče-tno stanje | teku-ća godi-na | |||||||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 |
Popis nekretnina, postrojenja i opreme sa stanjem na dan bilansa
- Popis ostalih nekretnina, postrojenja i opreme
Prema Pravilniku, na računu 025 – Ostale nekretnine, postrojenja i oprema – iskazuju se vrednosti ostalih osnovnih sredstava koja nisu iskazana na drugim računima grupe 02, kao što su spomenici kulture i istorijski spomenici, dela likovne, vajarske, filmske i druge umetnosti, muzejske vrednosti, knjige u bibliotekama i druga osnovna sredstva. Kako se vrednost ovih osnovnih sredstava vremenom povećava, a ne smanjuje, ukoliko se ne koriste za obavljanje delatnosti kojom se ostvaruju prihodi, ne postoji obaveza obračuna i knjiženja troškova amortizacije.
Popis knjiga, filmova, arhivske građe i sličnih stalnih sredstava ne mora da se vrši svake godine. Naime, prema članu 16. Zakona, za vršenje popisa ovih bilansnih pozicija pravno lice, odnosno preduzetnik može da predvidi opštim aktom i duže periode za vršenje popisa, s tim što ti periodi ne mogu biti duži od pet godina.
Potrebno je da se prilikom popisa proveri da li sredstva iskazana na računu 025 ispunjavaju uslove za priznavanje stalnih sredstava, prvenstveno u pogledu procenjenog korisnog veka trajanja. Ispunjenost ovog kriterijuma posebno je diskutabilna u pogledu knjiga, s obzirom na to da knjige kao što su priručnici uglavnom imaju korisni vek trajanja kraći od godinu dana i knjiže se zaduživanjem računa 559 – Ostali nematerijalni troškovi. Pored ostalog, prilikom popisa komisija treba da sagleda ispravnost smeštaja, čuvanja, održavanja i rukovanja navedenih sredstava, s obzirom na značaj ovih vrednosti.
- Popis zaliha robe
U skladu sa članom 13. Pravilnika o kontnom okviru, na računima grupe 13 – Roba – iskazuju se zalihe robe u magacinu, prodajnim objektima na veliko (skladište i stovarište) i prodajnim objektima na malo (stovarište, prodavnice i drugi prodajni objekti), zatim roba u obradi, doradi i manipulaciji, roba u tranzitu, roba na putu, ukalkulisani PDV i razlika u ceni robe. Popis zaliha robe sprovodi se po računima na kojima se vode u računovodstvu, kao i po mestima na kojima se zalihe nalaze i po računopolagačima.
Pre početka popisa komisija zadužena za popis dobija popisne liste u kojima su navedeni nomenklaturni brojevi, nazivi, vrste i jedinice mere robe koja se popisuje. Popisna komisija stvarno stanje zaliha utvrđuje brojanjem, merenjem težine i zapremine, procenom i drugim sličnim postupcima, pri čemu podatke unosi u popisne liste. U slučaju neotpakovane robe, istu je moguće popisati na osnovu podataka sa pakovanja i deklaracije, kao i iz odgovarajućih isprava, kao što su faktura, dostavnica, prijemnica i dr.
Prema članu 9. Pravilnika o popisu, pravno lice, odnosno preduzetnik koji vodi stalnu količinsku i vrednosnu evidenciju o ulazu i izlazu imovine, kao stanje po popisu na dan 31. decembar može da upiše njeno knjigovodstveno stanje na taj dan, pod uslovom da je u toku godine izvršen popis imovine i da su viškovi i manjkovi utvrđeni tim popisom, proknjiženi na osnovu odluke nadležnog organa pravnog lica, odnosno preduzetnika.
Kako se u praksi popis najčešće ne obavlja na dan bilansa, već na neki drugi datum koji prethodi ili sledi 31. 12, neophodno je da se svi ulazi i izlazi robe iz magacina unesu u popisne liste na osnovu odgovarajuće dokumentacije. Nakon unošenje stvarnog stanja utvrđenog popisom i njegovog svođenja na dan 31. 12, u popisne liste se unosi knjigovodstveno stanje i cene po kojima se zalihe robe vode u knjigovodstvu, da bi se nakon obračuna vrednosti po popisu i knjigovodstvene vrednosti utvrdile razlike i dali predlozi za njihovu likvidaciju.
U posebne popisne liste unose se zalihe:
– ispravne robe;
– oštećene ili robe sa greškom, za koju je potrebno ispitati da li oštećenja mogu da se otklone na teret proizvođača u garantnom roku ili je potrebno da se izvrši svođenje na neto prodajnu vrednost;
– robe čiji je rok istekao, za koju se predlaže otpis odnosno rashodovanje;
– robe čija je vrednost umanjenja po drugim osnovama, na primer usled nepovoljnih kretanja na tržištu;
– robe na putu ili u inostranstvu, zatim robe date na čuvanje, popravku i sl., koja se popisuje na osnovu popisnih listi dobijenih od pravnih lica kod kojih se zalihe nalaze, a ukoliko popisne liste nisu primljene do dana završetka popisa, stvarno stanje se utvrđuje na osnovu verodostojne dokumentacije;
– tuđe robe, pri čemu se jedan primerak ove popisne liste dostavlja vlasniku robe nakon završetka popisa.
Popis robe u prometu na veliko vrši se po prodajnim objektima i licima zaduženim za zalihe, kao i po vrstama robe. Nakon unošenja stvarnog stanja zaliha, utvrđenog brojanjem, merenjem, procenom i sl., u popisne liste, preuzimaju se podaci iz knjigovodstva o količinama zaliha iskazanim u poslovnim knjigama i cenama po kojima se zalihe vode, da bi se nakon toga utvrdile razlike po popisu.
Popis robe u prometu na malo vrši se po svakom objektu u kome se roba nalazi. U okviru pripremnih radnji za sprovođenje popisa, popisnoj komisiji se dostavljaju popisne liste u kojima su navedeni nomenklaturni brojevi i nazivi artikala, njihove bliže oznake i fizičke jedinice mere u kojima su iskazani. Nakon utvrđivanja stvarnog stanja roba, ono se unosi u popisne liste, dok se cene robe preuzimaju sa etikete koja se nalazi na svakom komadu robe, sa markice ili iz kalkulacije o zaduženju maloprodajnog objekta. Množenjem količine konkretnog artikla sa maloprodajnom cenom i sabiranjem tako utvrđenih vrednosti svih artikala dobija se vrednost robe. Upoređivanjem stanja utvrđenog popisom i knjigovodstvenog stanja može se dobiti razlika koja predstavlja višak ili manjak.
– Primer Popisne liste robe na dan 31. 12. 2017. godine
| Red. br. | Šifra | Jed. mere | Stanje po popisu | Stanje po knjigama | Višak | Manjak | ||||||
| kol. | cena | vred. | kol. | cena | vred. | kol. | vred. | kol. | vred. | |||
| Ukupno: | ||||||||||||
- Popis zaliha nedovršene proizvodnje
Komisija za popis unosi u popisne liste fizički obim za svaku vrstu nedovršenih proizvoda, utvrđen na mestu gde se zalihe nalaze, kao i stepen njihove dovršenosti.
U pogledu pojedinačne i serijske proizvodnje koje se realizuju po radnim nalozima, utvrđuju se radni nalozi koji nisu kompletirani, a fizički popis zaliha sprovodi se brojanjem, merenjem i procenom na osnovu specifične težine ili zapremine, u zavisnosti od predmeta popisa.
Kada je u pitanju masovna proizvodnja, popisna komisija, sačinjena uglavnom od tehnički stručnih lica, popisuje zalihe nedovršene proizvodnje na osnovu precizno utvrđenih normativa, procene spoljašnjeg obima, različitih vrsta merenja, uvida u prijemnice i drugu dokumentaciju i sl.
Nakon utvrđivanja stvarnog stanja u popisne liste se unose knjigovodstveni podaci o izvršenim ulaganjima, a zatim popisna komisija proverava da li vrednost ulaganja odgovara stepenu dovršenosti zaliha, kako bi se eliminisala mogućnost da troškovi koji se odnose na gotove proizvode, ostanu evidentirani kao nedovršena proizvodnja.
U popisne liste zaliha nedovršene proizvodnje unose se i podaci o proizvodima nad kojima je tehnološki proces završen, ali nije izvršena provera njihovog kvaliteta i prijem u magacin gotovih proizvoda.
U posebne popisne liste unose se nedovršeni proizvodi:
– koji duži period stoje na lageru, koji su oštećeni, čiji kvalitet ne odgovara normativima ili im je po bilo kom drugom osnovu umanjena vrednost;
– čiji je završetak proizvodnog procesa obustavljen;
– u čiju proizvodnju su uključena i sredstva drugih pravnih lica po osnovu zajedničkog poslovanja.
Nakon završetka fizičkog popisa i unošenja stvarnog stanja zaliha nedovršene proizvodnje u popisne liste, računovodstvena funkcija dostavlja popisnoj komisiji podatke o vrednosti ulaganja po pojedinim nosiocima troškova da bi se izvršilo utvrđivanje viškova i manjkova zaliha.
- Popis zaliha gotovih proizvoda
Popis gotovih proizvoda vrši se po analitičkim računima, nazivu proizvoda, šifri, brojevima radnih naloga i sl., kao i po mestima na kojima se nalaze, odnosno računopolagačima. Popisom se obuhvataju ukupne zalihe gotovih proizvoda, dakle:
– proizvodi u magacinu odnosno skladištu;
– proizvodi na obradi, doradi i manipulaciji;
– proizvodi u prodavnici;
– proizvodi na tuđem skladištu.
Stvarno naturalno stanje zaliha gotovih proizvoda utvrđuje se brojanjem, merenjem težine, obima i sl. Takođe, prilikom vršenja popisa moguće je, radi lakšeg premeravanja, koristiti i odgovarajuće merne instrumente, a podrazumeva se prisustvo kvalifikovanih lica kao članova komisije.
Komisija za popis u posebne popisne liste unosi:
– gotove proizvode odgovarajućeg kvaliteta;
– oštećene gotove proizvode ili proizvode sa greškom, kojima se mora sniziti cena;
– neupotrebljive gotove proizvode, za koje se daje predlog za otpis odnosno rashodovanje;
– zastarele gotove proizvode i gotove proizvode čija je vrednost na tržištu umanjena usled nedostatka tražnje za njima.
Na osnovu navedenog može da se zaključi da popisna komisija, pored ostalih zadataka, treba da oceni očuvanost kvaliteta zaliha (pogotovo ako na zalihama postoje iste vrste proizvoda različitog kvaliteta, tj. klase), kao i da utvrdi da li je kvalitet zaliha umanjen usled neadekvatnog čuvanja, isteka roka trajanja, nekurentnosti na tržištu i sl.
Posebne popisne liste takođe se popunjavaju za tuđe gotove proizvode, primljene na obradu i doradu, kao i za proizvode drugih pravnih lica na osnovu zajedničkog rada i ostvarivanja zajedničkog prihoda. Po njihovom popunjavanju, jedan primerak ovih popisnih lista dostavlja se pravnim licima i preduzetnicima čije su vlasništvo.
Popisne liste zaliha gotovih proizvoda nemaju propisanu formu i sadržinu, tako da svako pravno lice treba da ih prilagodi tipu i vrsti proizvodnje kojom se bavi, kao i načinu njenog računovodstvenog evidentiranja.
– Primer Popisne liste gotovih proizvoda na dan 31. 12. 2017. godine
| Red. br. |
Naziv | Jed. mere | Cena koštanja | Neto prodajna cena | Stanje po knji-gama | Stanje po popisu | Knjigovod-stvena vrednost | Vred-nost po popisu | Razlika | |
| višak | manjak | |||||||||
U pogledu zaliha gotovih proizvoda, popis se vrši po cenama po kojima se zalihe vode u knjigovodstvu, pri čemu popisna komisija u izveštaju o sprovedenom popisu unosi napomenu koje zalihe se vrednuju po ceni koštanja, a koje po neto prodajnoj ceni.
- Popis zaliha materijala
Popis materijala se vrši po analitičkim računima na kojima se vode u knjigovodstvu, kao i po magacinima i računopolagačima, odnosno magacionerima. Popisna komisija pre početka popisa dobija popisne liste u kojima su navedeni samo nazivi materijala i njihovi nomenklaturni brojevi. Stvarno naturalno stanje zaliha materijala komisija za popis utvrđuje brojanjem i drugim primerenim metodama. U slučaju materijala koji se lageruje u silose, cisterne, tankere i sl., koji poseduju sopstvene automatske merače, u popisne liste unose se podaci o težini koje pokažu ti merači, dok se kod materijala u neotvorenim pakovanjima uzimaju podaci o količini koji su navedeni na samom pakovanju. Nakon unošenja stvarnog stanja utvrđenog fizičkim inventarisanjem, u popisne liste se unose cene materijala iz knjigovodstva i vrši vrednosni obračun popisanih zaliha, a potom se, nakon preuzimanja knjigovodstvenog stanja, utvrđuju viškovi i manjkovi materijala. Oštećene, zastarele i sve ostale zalihe čija je vrednost umanjena, unose se u posebne popisne liste. Takođe, u posebne popisne liste unose se i podaci o materijalu koji se nalazi kod drugih pravnih lica na obradi i doradi, na putu i slično. Ukoliko pravno lice ne dobije popisne liste ovih zaliha od pravnih lica kod kojih se one nalaze, popis se vrši na osnovu verodostojne računovodstvene dokumentacije, kao što su otpremnice, ugovori i slično. Ukoliko se kod pravnog lica nalazi tuđ materijal, podatke o ovim zalihama popisna komisija unosi u posebne popisne liste i nakon završenog popisa jedan primerak šalje njihovim vlasnicima.
Prilikom popisa materijala posebno je važno da se vodi računa o materijalu koji je trebovan i izdat iz magacina, a nije utrošen niti je započeta njegova obrada u proizvodnom procesu. Navedeni materijal se popisuje kao zaliha u magacinu. Za vrednost ovih zaliha u knjigovodstvu treba stornirati troškove materijala iskazane na računima grupe 51 – Troškovi materijala i energije, a povećati zalihe na računu 101 – Materijal, ukoliko se promet zaliha iskazuje na ovom računu. Početkom naredne godine za vrednost tog materijala treba ponovo zadužiti klasu 5 i odobriti račun 101.
Ukoliko je popis zaliha materijala izvršen pre ili posle 31. 12, potrebno je da se stvarno stanje, iskazano u popisnim listama, koriguje za sve ulaze i izlaze materijala iz magacina između dana bilansa i dana na koji je popis izvršen, kako bi se dobilo stvarno stanje na dan bilansa stanja.
– Primer Popisne liste materijala na dan 31. 12. 2017. godine
| Red. br. | Šifra | Naziv materi-jala | Jed. mere | Stanje po popisu | Stanje po knjigama | Višak | Manjak | ||||||
| kol. | cena | iznos | kol. | cena | iznos | kol. | iznos | kol. | iznos | ||||
| Ukupno: | |||||||||||||
- Popis zaliha rezervnih delova
Popis rezervnih delova vrši se na potpuno isti način kao i u slučaju zaliha materijala. Specifičnosti koje se mogu pojaviti kod ovih zaliha odnose se na sledeće:
1) Važniji i krupniji rezervni delovi, čiji je procenjeni vek upotrebe duži od godinu dana, a vrednost veća od vrednosti definisane internim aktom pravnog lica kao minimalni kriterijum za priznavanje osnovnih sredstava, računovodstveno se evidentiraju kao nekretnine, postrojenja i oprema i samim tim popisuju u popisne liste osnovnih sredstava.
2) Sitniji rezervni delovi, čiji je rok upotrebe kraći od godinu dana i koji služe za investiciono održavanje osnovnih sredstava, evidentiraju se kao zaliha i samim tim popisuju u popisne liste za zalihe.
- Popis zaliha alata i inventara
Na računu 103 – Alat i inventar – iskazuje se vrednost zaliha alata i inventara koji se u celini otpisuju u momentu davanja na korišćenje, kao što su sitan inventar, auto-gume i ambalaža, ako se u celini otpisuju u obračunskom periodu.
Bez obzira na to što je prilikom stavljanja u upotrebu vrednost alata i inventara u poslovnim knjigama svedena na nulu preko računa ispravke vrednosti, ova imovina realno postoji u pravnom licu i kao takva se obavezno obuhvata popisom.
Popis zaliha alata i inventara vrši se na isti način kao i popis materijala, pri čemu je potrebno formirati posebne popisne liste za alat i inventar na zalihama, alat i inventar koji je izdat u upotrebu, ali se i dalje koristi, kao i za dotrajao i neupotrebljiv alat i inventar, za koji popisna komisija daje predlog za otpis.
Na posebnom analitičkom računu konta 103 – Alat i inventar – računovodstveno se evidentira povratna ambalaža čiji je procenjeni korisni vek upotrebe kraći od 12 meseci, kao što su gajbe, palete, staklene flaše i sl. Povratna ambalaža čiji je korisni vek upotrebe duži od godinu dana, a vrednost veća od donje vrednosne granice za priznavanje osnovnih sredstava, definisane Pravilnikom o računovodstvu i računovodstvenim politikama pravnog lica, priznaje se na računu 025 – Ostale nekretnine, postrojenja i oprema i popisuje se zajedno sa osnovnim sredstvima.
Popisna komisija unosi u posebne popisne liste podatke o zalihama povratne ambalaže u magacinu, povratne ambalaže u upotrebi i oštećene, polomljene, odnosno neupotrebljive povratne ambalaže. Povratna ambalaža data kupcima – fizičkim licima popisuje se na osnovu verodostojne dokumentacije o prodaji robe, odnosno gotovih proizvoda, dok se povratna ambalaža kod drugih pravnih lica popisuje na osnovu popisnih lista dobijenih od tih pravnih lica, a ukoliko se popisne liste ne dostave pravnom licu – vlasniku povratne ambalaže, popis ovih zaliha vrši se na osnovu dokumentacije o isporučenoj robi ili gotovim proizvodima, kao što su fakture, otpremnice, ugovori i sl.
Auto-gume čiji je rok trajanja kraći od godinu dana, a nabavljene su odvojeno od vozila, evidentiraju se kao zalihe na računu 103. Nasuprot tome, gume koje su nabavljene zajedno sa vozilom, ulaze u njegovu nabavnu vrednost i knjiže se na teret računa 023 – Postrojenja i oprema. Popisna komisija zadužena za inventarisanje auto-guma, takođe popunjava tri posebne popisne liste, u koje unosi podatke o auto-gumama na zalihama, auto-gumama u upotrebi i neupotrebljivim auto-gumama.
- Popis gotovine i gotovinskih ekvivalenata
Komisiju za popis gotovine i gotovinskih ekvivalenata ne treba da sačinjavaju lica koja rukuju, odnosno koja su odgovorna za iste. Takođe, komisiju za popis ovih sredstava treba da čine stručna lica koja mogu da kontrolišu ispravnost dokumentacije.
Popis gotovinskih ekvivalenata i gotovine u blagajni, hartija od vrednosti i stranih sredstava plaćanja vrši se brojanjem prema apoenima i upisivanjem utvrđenih iznosa u posebne popisne liste.
Gotovina i hartije od vrednosti koje se nalaze na računima i depo računima popisuju se na osnovu izvoda o stanju tih sredstava na dan popisa.
Popis bonova za benzin, topli obrok i dr. vrši se po nominalnoj vrednosti označenoj na njima. Kada se bonovi za benzin izdaju zaposlenima, tom prilikom se zaposleni zadužuju evidentiranjem na računu 221 – Potraživanja od zaposlenih. Na dan bilansa neutrošeni bonovi se pravdaju, odnosno vraćaju u blagajnu i kao takvi popisuju. Međutim, ako se neutrošeni bonovi ne vrate u blagajnu, njihov popis će se izvršiti u posebnim popisnim listama potraživanja i obaveza.
Predmet popisa su čekovi koji su primljeni na naplatu. Komisija sačinjava popisnu listu čekova koji su dostavljeni banci na naplatu, ali nisu realizovani do dana bilansa. Na posebnoj popisnoj listi popisuju se čekovi koji do dana bilansa nisu dostavljeni banci na naplatu. Popis čekova vrši se po njihovoj nominalnoj vrednosti.
– Primer Popisne liste gotovinskih ekvivalenata i gotovine na dan 31. 12. 2017. godine
| Red. br. | Račun | Naziv računa i dokumenta o stanju | Stanje po popisu | Stanje u knjigama | Višak | Manjak | Napomena | ||
| u valuti | u dinarima | u valuti | u dinarima | ||||||
- Popis kratkoročnih potraživanja i plasmana
Prema članu 12. Pravilnika o popisu, popis finansijskih plasmana i potraživanja vrši se prema stanju u poslovnim knjigama, pod uslovom da je njihovo usklađivanje sa dužnicima i poveriocima izvršeno najmanje jednom godišnje i da o tome postoji verodostojna isprava. I pravna lica i preduzetnici takođe su obavezni da, prema članu 18. Zakona, pre sastavljanja finansijskih izveštaja usaglase međusobna potraživanja i obaveze, što se dokazuje odgovarajućom ispravom. Pored toga, zakonskim propisima nije preciziran ni rok u kome pravna lica treba da izvrše usaglašavanje međusobnih potraživanja i obaveza, ali se smatra najsvrsishodnijim da se usaglašavanje vrši na datum bilansa stanja ili na neki drugi datum koji je što bliži datumu kada se sastavljaju finansijski izveštaji (31. 12), što svako pravno lice, odnosno preduzetnik svojim internim aktom treba bliže da uredi.
Usklađivanje se vrši poređenjem proknjiženih promena na karticama dužnika i poverioca. Najčešći uzrok neslaganja jeste postojanje neevidentiranih obaveza u poslovnim knjigama dužnika. U tom slučaju potrebno je da poverilac dokaže osnovanost potraživanja verodostojnom računovodstvenom dokumentacijom, odnosno fakturom, otpremnicom i sl., kao i da istu dostavi dužniku na knjiženje. Nakon usaglašavanja dužnik i poverilac sastavljaju zapisnik o usaglašavanju i overavaju ga svojim potpisima i pečatima. Ovako sastavljen dokument predstavlja dokaz da su dužnik i poverilac uskladili međusobna potraživanja i obaveze.
– Primer Popisne liste za kratkoročne finansijske plasmane i potraživanja na dan 31. 12. 2017. godine
| Red. br. | Račun | Anali-tika | Naziv kupca | Stanje po popisu | Stanje
po knjigama |
Razlike | Usklađivanje
– broj i datum IOS |
Napo-mena | ||||
| valuta | kurs na dan bilansa | u valuti | u dina-rima | višak | manjak | |||||||
Potraživanja kod kojih je od roka za naplatu prošao duži vremenski period od onog definisanog internim aktom pravnog lica kao kriterijum za ispravku vrednosti potraživanja, najčešće Pravilnikom o računovodstvu i računovodstvenim politikama, unose se u posebnu popisnu listu. U istu popisnu listu unose se i potraživanja koja su procenom definisana kao verovatno nenaplativa, s obzirom na to da ispunjavaju ostale uslove za indirektan otpis, u skladu sa opštim aktom pravnog lica. Najčešći indikatori verovatne nenaplativosti potraživanja jesu kašnjenje kupca u izmirivanju svoje obaveze, pokretanje postupka stečaja ili likvidacije nad kupcem, nepriznavanje potraživanja od strane kupca prilikom usklađivanja i slično. Unošenje ovih potraživanja u zasebnu popisnu listu posebno je bitno zbog činjenice da je data potraživanja potrebno pratiti sve do dana odobravanja finansijskih izveštaja. Naime, ukoliko se potraživanja koja su indirektno otpisana, naplate u periodu između dana bilansa stanja i dana odobravanja finansijskih izveštaja, takav događaj zadovoljava definiciju korektivnog naknadnog događaja, te je, u skladu sa tim, potrebno ukinuti proknjiženu ispravku vrednosti konkretnih potraživanja na dan bilansa stanja.
- Popis obaveza
Na isti način kao što se vrši popis potraživanja, vrši se i popis obaveza. Popis obaveza se vrši po analitičkim računima na kojima se vode u knjigovodstvu i prema poveriocima, a posebne popisne liste formiraju se za:
– obaveze sadržane u hartijama od vrednosti;
– obaveze u dinarima;
– obaveze u devizama;
– posebno, obaveze za koje ne postoje uredne isprave.
Obaveze iskazane u stranoj valuti, kao i one za koje je ugovorena valutna klauzula kao mehanizam zaštite od rizika, popisuju se u predmetnoj valuti i u dinarima. Za utvrđivanje dinarske protivvrednosti obaveza u stranoj valuti na dan bilansa stanja primenjuje se zvanični srednji kurs NBS na dan 31. 12, dok se za utvrđivanje dinarske protivvrednosti obaveza za koje je ugovorena valutna klauzula primenjuje ugovoreni kurs ukoliko pravno lice primenjuje MRS/MSFI i MSFI za MSP, odnosno zvanični srednji kurs NBS ukoliko pravno lice primenjuje Pravilnik za mikro i druga pravna lica. Usaglašavanje međusobnih potraživanja i obaveza treba da inicira poverilac tako što pre sastavljanja finansijskih izveštaja dostavlja dužniku spisak neplaćenih računa, sa naznačenim datumom na koji se vrši usaglašavanje. Ukoliko se dužnik slaže sa stanjem svojih obaveza prikazanim u primljenoj ispravi, isto potvrđuje svojim potpisom i pečatom. Ukoliko to nije slučaj, potrebno je da dužnik sačini pisano obrazloženje svojih razloga za neslaganje za svaki pojedinačni račun koji je sporan, kao i da ga dostavi poveriocu, nakon čega je poverilac dužan da ispita uzroke neslaganja. Usklađivanje se vrši poređenjem proknjiženih promena na karticama dužnika i poverioca. Najčešći uzrok neslaganja jeste postojanje neevidentiranih obaveza u poslovnim knjigama dužnika. U tom slučaju potrebno je da poverilac dokaže osnovanost potraživanja verodostojnom računovodstvenom dokumentacijom, odnosno fakturom, otpremnicom i sl., kao i da istu dostavi dužniku na knjiženje. Nakon usaglašavanja dužnik i poverilac sastavljaju zapisnik o usaglašavanju i overavaju ga svojim potpisima i pečatima. Ovako sastavljen dokument predstavlja dokaz da su dužnik i poverilac uskladili međusobna potraživanja i obaveze. Ukoliko poverilac ne inicira usaglašavanje međusobnih potraživanja i obaveza, potrebno je da to učini dužnik.
Prilikom popisa obaveza komisija za popis proverava ispravnost računovodstvene dokumentacije na osnovu koje su priznate ove bilansne pozicije i analizira njihovu naplativost i zastarelost. Na osnovu ovih procena komisija za popis daje predlog za oprihodovanje obaveza koje za to ispunjavaju uslove. Pored toga, komisija za popis proverava ispravnost klasifikacija prema ročnosti – na kratkoročne i dugoročne obaveze. Zastarelost obaveza se određuje prema rokovima propisanim prvenstveno Zakonom o obligacionim odnosima („Sl. list SFRJ”, br. 29/1978… i br. 1/2003 – Ustavna povelja), ali i drugim zakonima koji propisuju rokove zastarelosti pojedinih potraživanja. Zakonske odredbe o rokovima zastarelosti su imperativne i ne mogu da se menjaju voljom strana.
Neki od rokova zastarelosti koje je neophodno imati u vidu jesu:
| Potraživanje | Vreme potrebno za zastarelost |
| Opšti rok zastarelosti | 10 (deset) godina |
| Povremena potraživanja Pravo iz koga proističu |
3 (tri) godine 5 (pet) godina |
| Međusobna potraživanja iz ugovora o prometu robe i usluga | 3 (tri) godine |
| Potraživanje zakupnine | 3 (tri) godine |
| Potraživanje naknade štete Apsolutna zastarelost |
3 (tri) godine 5 (pet) godina |
| Potraživanja utvrđena pred sudom ili drugim nadležnim organima (i ona za koja zakon inače predviđa kraći rok zastarelosti) | 10 (deset) godina |
| Zastarelost prava na utvrđivanje i naplatu poreza i sporednih poreskih davanja Apsolutna zastarelost |
5 (pet) godina 10 (deset) godina |
| Potraživanja poverilaca po okončanju likvidacije | 3 (tri) godine |
| Sva novčana potraživanja iz radnog odnosa | 3 (tri) godine |
| Potraživanja u oblasti međunarodne kupoprodaje robe | 4 (četiri) godine |
- Popis poreskih obaveza
Popis poreskih obaveza i obaveza po osnovu taksi i naknada prema jedinicama lokalne samouprave na dan bilansa vrši se sravnjenjem i usaglašavanjem sa Poreskom upravom i jedinicama lokalne samouprave po osnovu drugih javnih prihoda koji su u njihovoj nadležnosti.
- Popis aktivnih i pasivnih vremenskih razgraničenja (osim odloženih poreza)
Računovodstveno evidentiranje na računima vremenskih razgraničenja omogućava poštovanje načela nastanka poslovnog događaja i načela uzročnosti prihoda i rashoda. Konkretno, aktivna vremenska razgraničenja odnose se na troškove plaćene u toku poslovne godine, koji se odnose na narednu poslovnu godinu, kao i na prihode po osnovu kojih su nastali troškovi u tekućoj godini, a koji nisu fakturisani za tekuću godinu, pri čemu se evidentiraju na računima grupe 28 – Aktivna vremenska razgraničenja.
Pasivna vremenska razgraničenja računovodstveno se evidentiraju na računima grupe 49 – Pasivna vremenska razgraničenja, a odnose se na unapred naplaćene, odnosno obračunate prihode, kao i na troškove tekućeg perioda za koje nije primljena isprava ili obaveza plaćanja nastaje u budućem periodu.
Popis vremenskih razgraničenja sprovodi se ispitivanjem tačnosti i opravdanosti priznavanja u poslovnim knjigama pravnog lica, uvidom u računovodstvenu dokumentaciju koja služi kao osnova njihovog knjiženja. Popisom vremenskih razgraničenja ne mogu da se utvrde manjkovi i viškovi, već samo ispravke koje je potrebno izvršiti na evidentiranim vremenskim razgraničenjima.
- Popis vanbilansne evidencije
U skladu sa članom 2. Pravilnika o popisu, pravno lice, odnosno preduzetnik kod koga se nalazi imovina drugih pravnih lica, odnosno preduzetnika, dužan je da tu imovinu popiše na posebnim popisnim listama, koje dostavlja pravnom licu, odnosno preduzetniku – vlasniku tih sredstava. Dakle, popisna komisija nakon sprovođenja popisa vanbilansne evidencije unosi njihovo stvarno stanje u posebne popisne liste za svakog vlasnika imovine i jedan primerak dostavlja vlasniku. Na osnovu dobijenih popisnih lista vlasnik imovine poredi knjigovodstveno i stvarno stanje i računovodstveno evidentira popisom utvrđene razlike u svojim poslovnim knjigama. Pored toga, vlasnik obaveštava pravno lice kod koga se imovina nalazi o izvršenom usaglašavanju stvarnog i knjigovodstvenog stanja, kako bi se knjiženja izvršila i u vanbilansnoj evidenciji pravnog lica kod koga se imovina nalazi.
Prilikom popisa konsignacione robe, imajući u vidu da je ista pod carinskim nadzorom i da o njoj evidenciju vodi i nadležna carinarnica, potrebno je da se stanje utvrđeno popisom kod konsignatora, uporedi sa evidencijom carinarnice.
Data jemstva i garancije popisuju se pregledom zaključenih ugovora o jemstvima i garancijama i druge dokumentacije, poređenjem te dokumentacije sa podacima o izdatim jemstvima i garancijama dobijenim od Udruženja banaka Srbije – Kreditni biro, kao i na osnovu dobijenih IOS-a poslovnih banaka o iskazanim vanbilansnim stavkama.