Načini obračuna dnevnica za službeno putovanje u zemlji – za poslodavce koji primenjuju Zakon o radu

Prema članu 118. tačka 2) Zakona o radu, zaposleni ima pravo na naknadu troškova, u skladu sa opštim aktom i ugovorom o radu, za vreme provedeno na službenom putu u zemlji. Kada se nalazi na službenom putu u zemlji, zaposleni ostvaruje pravo na:

1) dnevnicu za službeno putovanje, koja je namenjena za pokriće troškova ishrane i prevoza u mestu službenog putovanja;

2) naknadu troškova smeštaja na službenom putovanju;

3) naknadu prevoza na službenom putovanju.

Kao što se vidi, troškovi ishrane i gradskog prevoza u mestu u kojem se vrši službeni posao naknađuju se preko dnevnice. Dnevnica za službeno putovanje u zemlji pripada zaposlenom za vreme od časa polaska iz mesta upućivanja do časa povratka sa puta.

Zakonom o radu nije regulisana visina dnevnice, pa poslodavci isplatu dnevnica regulišu:

– u skladu sa posebnim kolektivnim ugovorom delatnosti kojoj pripadaju (ako takav ugovor postoji), ili

– u skladu sa svojim opštim aktom, odnosno ugovorom o radu (ako ne postoji poseban kolektivni ugovor koji se na njih odnosi).

Ako su poslodavci samostalni u ovoj regulativi, u praksi se dnevnica za službeni put u zemlji utvrđuje:

1) kao nominalni iznos (npr. 2.000 ili 3.000 dinara i sl.) za punu dnevnicu;

2) kao procenat od konkretne osnovice (na primer 5% prosečne mesečne zarade po zaposlenom u Republici ili kod poslodavca i sl.);

3) u visini stvarnih troškova službenog puta prema priloženim računima za ishranu i gradski prevoz.

Poslodavac svojim aktom takođe može da utvrdi i slučajeve za koje isplaćuje umanjenu dnevnicu, i to na primer:

1) kada su na službenom putu obezbeđeni besplatni smeštaj i ishrana – za 70%;

2) kada je obezbeđena samo ishrana – za 30%;

3) kada je obezbeđen polupansion (noćenje, doručak i ručak ili noćenje, doručak i večera) – za 50%.

Navedeni i slični slučajevi moraju da se preciziraju aktom poslodavca jer je u pitanju materija koja zavisi isključivo od specifičnosti posla i stava poslodavca.

U svemu ovome treba imati u vidu da:

1) trenutno (do 31. 1. 2019. godine), saglasno članu 18. stav 1. t. 2) Zakona o porezu na dohodak građana, ne plaća se porez na primanja zaposlenog po osnovu dnevnice za službeno putovanje u zemlji do iznosa od 2.303,00 dinara;

2) na iznos dnevnice iznad neoporezivog iznosa plaća se porez po stopi od 10% na osnovicu koja se dobija kada se neto iznos isplate iznad neoporezive podeli sa koeficijentom 0,9.

U nastavku sledi više primera obračuna troškova dnevnice za službeni put u zemlji u zavisnosti od načina njenog definisanja u opštem aktu poslodavca.

Ako je dnevnica definisana kao procenat od prosečne zarade

U praksi se dnevnica vrlo često utvrđuje kao procenat od prosečne zarade u Republici ili kod poslodavca. Na primer, aktom poslodavca može da se propiše da se dnevnica za službeno putovanje u zemlji isplaćuje zaposlenima u visini od 5% prosečne mesečne zarade po zaposlenom u Republici, prema poslednjem objavljenom podatku republičkog organa nadležnog za poslove statistike. Za vreme provedeno na službenom putu u trajanju od 8 do 12 sati zaposlenom pripada naknada u visini od 50% dnevnice, a za trajanje duže od 12 sati, pun iznos dnevnice.

Na primer, ako prosečna zarada u Republici za mesec decembar 2017. godine iznosi 74.887 dinara, to znači da dnevnica za ove zaposlene iznosi (5% od 74.887) 3.744,35 dinara. Pola dnevnice iznosi  (3.744,35 : 2) 1.872,17 dinara.

Kao što se vidi, iznos dnevnice po metodologiji utvrđenoj kod ovog poslodavca jeste 3.744,35 dinara, dok je neoporezovan iznos dnevnice 2.303 dinara, što odmah ukazuje na to da će se svaka isplata ovih dnevnica oporezovati. Na primer, ako se isplaćuje jedna dnevnica, „neto” razlika za oporezivanje (3.744,35 – 2.303,00) jeste 1.441,35 dinara, dok je bruto razlika za oporezivanje (1.441,35 : 0,90) 1.601,50 dinara, pa je porez na jednu dnevnicu (1.601,50 x 10%) 160,15 dinara.

U slučaju isplate više dnevnica, u pitanju je sledeći primer: Zaposleni je proveo na putu 57 časova i za to vreme pripada mu pravo na dve pune dnevnice za 48 časova i pola dnevnice za ostatak od 9 časova, ukupno 2,5 dnevnice. Obračun je sledeći:

Po ovoj metodologiji, poslodavac svakog meseca utvrđuje novi iznos dnevnice za svoje zaposlene, kako se objavljuje (oko 25. u mesecu) podatak o prosečnoj zaradi u Republici.

Podsetnik: Pri isplati naknade troškova za vreme provedeno na službenom putu u zemlji, u iznosu višem od iznosa koji se Zakonom o porezu izuzima od oporezivanja, doprinosi za obavezno socijalno osiguranje ne obračunavaju se i ne plaćaju.

Ako je dnevnica utvrđena u fiksnom nominalnom iznosu

Radi pojednostavljenja obračuna dnevnica mnogi poslodavci se odlučuju da visinu dnevnice za službeni put u zemlji odrede u nominalnom fiksnom iznosu, npr. 2.000, 3.000 dinara itd., za celu dnevnicu. U nekim slučajevima poslodavci godišnje određuju dnevnicu u iznosu neoporezivog iznosa (trenutno 2.303 dinara za celu dnevnicu), čime se obezbeđuju da ne plaćaju porez na tu isplatu. U drugim slučajevima fiksna dnevnica može da se odredi u okviru godišnjeg plana prihoda i rashoda, u zavisnosti od materijalnih mogućnosti, mada treba imati u vidu da visina dnevnice zavisi i od vrste delatnosti i obima i značaja službenih putovanja za poslodavca.

Prema ovoj metodologiji, ako svojim aktom utvrdi dnevnicu u visini od 2.000 dinara, na taj iznos nema obračuna poreza. Međutim, ako svojim aktom poslodavac utvrdi dnevnicu u visini od 3.000 dinara, na razliku tog i neoporezivog iznosa plaća se porez od 10%, odnosno 77,44 dinara (3.000 – 2.303 = 697 : 0,90 x 10% = 77,44 dinara).

Prema navedenim podacima sledi primer isplate više dnevnica.

Zaposleni je proveo na službenom putovanju u zemlji 48 sati i, u skladu sa opštim aktom poslodavca, ima pravo na dve cele dnevnice po 4.000,00, što je ukupno 8.000,00 dinara. U ovom slučaju neoporezivi iznos dnevnice za ovog zaposlenog jeste 4.606,00 dinara (2 x 2.303,00).

Ako je zaposleni kod ovog poslodavca proveo na službenom putovanju u zemlji 10 sati i, u skladu sa opštim aktom poslodavca, ima pravo na pola dnevnice u iznosu od 2.000,00 dinara (4.000,00 / 2), neoporezivi iznos dnevnice za ovog zaposlenog jeste 1.151,50 dinara (2.303,00 / 2).

U drugom primeru zaposleni je proveo na putu 57 časova i za to vreme, u skladu sa opštim aktom poslodavca, pripada mu pravo na dve pune dnevnice za 48 časova i pola dnevnice za ostatak od devet časova, ukupno 2,5 dnevnice. Zaposlenom za punu dnevnicu pripada, prema aktu poslodavca, 2.500,00 dinara, odnosno za 2,5 dnevnice poslodavac isplaćuje 6.250,00 dinara (2,5 x 2.500,00). Istovremeno, neoporezivi iznos za 2,5 dnevnice jeste 5.757,50 dinara (2,5 x 2.303,00). Prema tome, na isplaćeni iznos 2,5 dnevnice od 6.250,00 dinara poslodavac plaća porez od 54,72 dinara, na osnovu sledećeg obračuna:

(6.250,00 – 5.757,50) : 0,90 = 547,22 dinara (bruto) x 10% = 54,72 dinara (porez)

U trećem primeru je zaposleni iz drugog primera platio pun pansion, a u okviru dobijenog računa hotela troškovi ishrane iznose 2.500,00 dinara. Pošto dnevnica služi za pokriće troškova ishrane, zaposleni ima pravo i na razliku dnevnica u iznosu od 3.750,00 dinara, koji je dobijen iz obračuna: ((2,5 x 2.500,00) – 2.500,00 = 3.750,00).

Na ukupno obračunatu i isplaćenu dnevnicu od 6.250,00 dinara (2.500,00 po računu hotela + 3.750,00 isplaćeno na ime razlike dnevnice zaposlenom) poslodavac plaća porez kao i u drugom primeru, u iznosu od 54,72 dinara.

U svim slučajevima kada se vrši isplata dnevnice u iznosu većem od neoporezivog iznosa poslodavac je dužan da obračuna i plati porez i po tom osnovu popunjava poresku prijavu PPP-PD.

Ako je dnevnica utvrđena u visini stvarnih troškova službenog puta prema priloženim računima za ishranu i gradski prevoz

Osim dva navedena načina, dnevnica za službeni put u zemlji može da se utvrđuje i u visini stvarnih troškova ishrane na službenom putu. Naime, pošto poslodavci nemaju obavezu utvrđivanja nekog konkretnog iznosa dnevnice za službeni put, svojim opštim aktom ili ugovorom o radu mogu da utvrde da se dnevnica plaća u visini stvarnih troškova ishrane na službenom putu, u skladu sa priloženim računima za ishranu. Ovakvo rešenje upravo polazi od činjenice da je namena dnevnice u pokriću troškova ishrane, s tim što se u prethodnim slučajevima vidi da zaposlenom nešto i preostane od dnevnice posle pokrića troškova ishrane na službenom putu, a po ovom metodu zaposlenom ne preostaje nikakav iznos za dodatnu isplatu.

Na primer, konkretna regulativa obračuna dnevnice u opštem aktu poslodavca može da sadrži i sledeće odredbe:

Zaposlenom kome je za vreme službenog puta obezbeđen besplatan smeštaj i ishrana, odnosno pun pansion (što mora biti utvrđeno u putnom nalogu), nema pravo na dnevnicu i na naknadu troškova smeštaja.

Zaposleni na službenom putu kome je obezbeđena samo ishrana, nema pravo na dnevnicu za službeni put.

U primeru koji polazi od ovakve metodologije obračuna dnevnice, zaposleni je proveo na putu 58 časova i za to vreme, u skladu sa opštim aktom poslodavca, pripada mu pravo na dve pune dnevnice za 48 časova i pola dnevnice za ostatak od 10 časova, ukupno 2,5 dnevnice. Pošto poslodavac na ime dnevnice plaća samo stvarne troškove ishrane na službenom putu, zaposleni je doneo račun hotela iz koga se vidi da je na ime troškova ishrane platio 6.000,00 dinara, tako da u tom iznosu poslodavac zaposlenom priznaje dnevnice, odnosno plaća troškove smeštaja u hotelu, u skladu sa svojim opštim aktom. Istovremeno, neoporezivi iznos za 2,5 dnevnice jeste 5.757,50 dinara (2,5 x 2.303).

Na isplaćeni iznos stvarnih troškova ishrane – dnevnice od 6.000,00 dinara – poslodavac plaća porez od 26,94 dinara, na osnovu sledećeg obračuna:

(6.000,00 – 5.757,50) : 0,90 = 269,44 dinara (bruto) x 10% = 26,94 dinara (porez)

Da je u ovom slučaju zaposleni doneo račune za ishranu koji iznose do 5.757,50 dinara, poslodavac bi hotelu naknadio troškove i ne bi platio porez.

Ako zaposleni sa ovakvom regulativom isplate dnevnice kod poslodavca ne donese račune sa stvarnim troškovima ishrane na službenom putu, poslodavac ne može da mu, u skladu sa svojim aktom, isplati dnevnice, niti zaposleni ima pravo na dnevnice.