Popis imovine i obaveza je jedan od postupaka pripreme za sastavljanje finansijskih izveštaja, koji podrazumeva utvrđivanje stanja imovine i obaveza po popisu i usklađivanje tog stanja sa stanjem imovine i obaveza evidentiranim u poslovnim knjigama na dan 31. decembar tekuće godine.

Za korisnike javnih sredstava pravni okvir za popis predstavljaju:

– Zakon o budžetskom sistemu („Sl. glasnik RSˮ, br. 54/2009… i 113/2017);

– Uredba o budžetskom računovodstvu („Sl. glasnik RSˮ, br. 125/2003 i 12/2006);

– Pravilnik o nomenklaturi nematerijalnih ulaganja i osnovnih sredstava sa stopama amortizacije („Sl. list SRJˮ, br. 17/97 i 24/2000);

– Pravilnik o načinu i rokovima vršenja popisa imovine i obaveza korisnika budžetskih sredstava Republike Srbije i usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem („Sl. glasnik RSˮ, br. 33/2015).

Pored prethodno navedenih propisa, treba imati u vidu i da je neophodno imati napisanu proceduru za popis. Da li će se ona zvati procedura, instrukcija ili uputstvo za popis – svejedno je, ali je važno da ima sve elemente koji će olakšati popis.

Predmet revizije je popis za prethodnu budžetsku godinu na dan 31. 12. određene godine, a konkretnije – popis osnovnih sredstava. Interni revizor je kreirao alate interne revizije, i to: upitnik interne kontrole, program testiranje kontrola i pregled kontrola. Postavljeno je 5 ciljeva kontrole, i to:

1) obezbediti da su uslovi za početak sprovođenja godišnjeg popisa ispunjeni;

2) obezbediti da se sprovođenje popisa vrši onako kako je predviđeno Pravilnikom o načinu i rokovima vršenja popisa imovine i obaveza i usklađivanja knjigovodstvenog sa stvarnim stanjem i drugim eksternim i internim aktima u vezi sa popisom;

3) obezbediti da se Izveštaj o izvršenom popisu sastavlja onako kako je predviđeno Pravilnikom o načinu i rokovima vršenja popisa imovine i obaveza i usklađivanja knjigovodstvenog sa stvarnim stanjem i drugim aktima u vezi sa popisom;

4) obezbediti da se Izveštaj o izvršenom popisu usvaja od strane nadležnog organa;

5) obezbediti da se Izveštaj o izvršenom popisu, zajedno sa popisnim listama i odlukama nadležnih organa korisnika javnih sredstava, dostavlja na knjiženje radi usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem.

Pri tome, priprema za obavljanje popisa uključuje:

– donošenje Odluke o popisu;

– izradu Uputstva o vršenju popisa;

– obrazovanje Komisije za popis donošenjem Rešenja/Odluke o njenom imenovanju;

– izradu Plana popisa i

– obaveštavanje zaposlenih o vršenju popisa.

U nastavku je prikazan veći broj revizorskih ocena izvršenog popisa kod konkretnog korisnika javnih sredstava, radi što pravilnijeg pristupa narednom popisu na 31. 12. 2018. godine.

 

PRIMER BR. 1

TESTIRANJE KONTROLE: U postupku revizije utvrđeno je da subjekt revizije nije dao na uvid pisanu proceduru za sistem popisa.

Shodno odredbama člana 81. Zakona o budžetskom sistemu, korisnici javnih sredstava uspostavljaju finansijsko upravljanje i kontrolu, koji se sprovode politikama, procedurama i aktivnostima čiji je zadatak da se obezbedi razumno uveravanje da će svoje ciljeve ostvariti. Finansijsko upravljanje i kontrola organizuju se kao sistem procedura i odgovornosti svih lica u organizaciji.

Za uspostavljanje, održavanje i redovno ažuriranje sistema finansijskog upravljanja i kontrole odgovoran je rukovodilac korisnika javnih sredstava ili lice na koje prenese odgovarajuće nadležnosti.

Preporuka: Potrebno je uvesti pisane procedure za sistem popisa.

 

PRIMER BR. 2

TESTIRANJE KONTROLE: Potvrditi da je direktor javnog preduzeća doneo odluku o formiranju Centralne komisije i ostalih komisija za vršenje popisa.

 

Red. br. Broj i datum Rešenja i vrste komisija
1. 696-2/15 od 05. 12. 2017 Rešenje – Centralna komisija
2. 696-2/15 od 05. 12. 2017 Rešenje – Komisija za popis osnovnih sredstava i vanposlovnih sredstava
3. 696-2/15 od 05. 12. 2017 Rešenje – Komisija za popis sirovina i materijala, rezervnih delova
4. 696-2/15 od 05. 12. 2017 Rešenje – Komisija za popis sitnog inventara
5. 696-2/15 od 05. 12. 2017 Rešenje – Komisija za popis auto-guma u upotrebi

 

Testiranjem uzorka od pet rešenja komisija za popis utvrđeno je da je u preduzeću 5. 12. 2017. godine direktor rešenjima imenovao Centralnu komisiju i ostale komisije za vršenje popisa pod brojem 696. U postupku revizije donet je revizorski zaključak da je svih pet rešenja zavedeno pod istim delovodnim brojem, što nije u skladu sa odredbama Uputstva o kancelarijskom poslovanju koje postoji u preduzeću.

Preporuka: Potrebno je uvesti kontrolne mehanizme koji će obezbediti da svaki akt za sebe ima svoj zavodni broj i datum kada je donet.

 

PRIMER BR. 3

TESTIRANJE KONTROLE: U postupku revizije na uvid nije dat dokument iz kojeg se vidi da je pravno lice pre početka popisa dostavilo internom revizoru Rešenje o imenovanju članova komisije za popis i plan rada.

Shodno odredbama člana 8. Pravilnika o načinu i rokovima vršenja popisa i usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem („Sl. glasnik RSˮ, br. 118/2013 i 137/2014), pravno lice pre početka popisa dostavlja Rešenje o imenovanju članova komisije za popis i plan rada internom revizoru, nadzornom odboru ili odboru revizora, ako ga ima, a ako po zakonu kojim se uređuje revizija podleže zakonskoj reviziji, i društvu za reviziju sa kojim je zaključilo ugovor o reviziji.

Preporuka: Potrebno je uvesti kontrolne mehanizme koji će obezbediti da se internom revizoru pre početka popisa dostavi Rešenje o imenovanju članova komisije za popis i plan rada.

 

PRIMER BR. 4

TESTIRANJE KONTROLE: Testiranjem pet komisija za popis utvrđeno je da su u navedenim komisijama imenovani članovi, ali nisu imenovani zamenici članova komisije, kao i da u Rešenju o popisu nisu navedena zvanja članova komisije, što se vidi iz sledećeg radnog dokumenta:

 

Red. br. Naziv komisije Broj članova komisije Broj zamenika članova komisije Zvanja članova komisije
1. Centralna komisija ima tri člana nema nema
2. Komisija za popis osnovnih sredstava i vanposlovnih sredstava ima tri člana nema nema
3. Komisija za popis sirovina i materijala, rezervnih delova ima tri člana nema nema
4. Komisija za popis sitnog inventara ima tri člana nema nema
5. Komisija za popis auto-guma u upotrebi ima tri člana nema nema

 

Preporuka: Potrebno je uvesti kontrolne mehanizme koji će obezbediti da se u rešenja o formiranju komisije za popis unose imena zamenika članova komisija za popis, kao i zvanja članova i zamenika članova navedenih komisija.

 

PRIMER BR. 5

TESTIRANJE KONTROLE: Testiranjem pet planova rada komisija za popis utvrđeno je da su planovi napravljeni u vidu blanko obrazaca. Takođe je utvrđeno da planovi nisu fizički popunjeni od strane komisija, odnosno svi su još uvek u blanko formi i nepotpisani. Zatečeno stanje vidi se iz radnog dokumenta u tabeli.

 

Red. br. Plan rada komisije za popis Popunjen
1. Plan rada Centralne komisije NE
2. Plan rada Komisije za popis osnovnih sredstava i vanposlovnih sredstava NE
3. Plan rada Komisije za popis sirovina i materijala, rezervnih delova, NE
4. Plan rada Komisije za popis sitnog inventara NE
5. Plan rada Komisije za popis auto–guma u upotrebi NE

 

Preporuka: Potrebno je uvesti kontrolne mehanizme koji će obezbediti da pre početka popisa svaka popisna komisija pravi Plan rada po kojem će vršiti popis i koji će dostaviti direktoru, internom revizoru, eksternom revizoru i nadzornom odboru, zajedno sa rešenjima o imenovanju članova popisnih komisija.

 

PRIMER BR. 6

TESTIRANJE KONTROLE: Testiranjem trideset popisnih lista utvrđeno je da deset popisnih lista nije potpisano od strane tri člana komisije.

 

Red. br. Broj popisne

liste

Datum Potpisana od strane tri člana komisije
1. 1 31. 12. 2017. potpisana
2. 2 31. 12. 2017. potpisana
3. 3 31. 12. 2017. potpisana
4. 4 31. 12. 2017. potpisana
5. 5 31. 12. 2017. potpisana
6. 6 31. 12. 2017. potpisana
7. 7 31. 12. 2017. nije potpisana
8. 8 31. 12. 2017. nije potpisana

……….             ……………………                  …………………..

 

ZAKLJUČAK: Na uzorku od trideset popisnih lista utvrđeno je da deset popisnih lista nije potpisano od strane sva tri člana komisije.

Preporuka: Potrebno je uvesti kontrolne mehanizme koji će obezbediti da popisne liste budu potpisane od svih članova popisne komisije.

 

PRIMER BR. 7

TESTIRANJE KONTROLE: Testiranjem trideset popisnih lista utvrđeno je da se popisne liste sačinjavaju u dva umesto u tri primerka, kako je to propisano internim Pravilnikom o računovodstvu i računovodstvenim politikama.

 

Red. br. Broj popisne liste Datum Popisne liste sačinjavaju se u tri primerka prema proceduri Popisne liste sačinjavaju se u dva primerka
1. 1 31. 12. 2017. da
2. 2 31. 12. 2017. da
3. 3 31. 12. 2017. da
4. 4 31. 12. 2017. da
5. 5 31. 12. 2017. da
6. 6 31. 12. 2017. da
7. 7 31. 12. 2017. da

…………………..     …………………….              ………………………….

 

ZAKLJUČAK: Na uzorku od trideset popisnih lista utvrđeno je da nisu sve popisne liste sačinjene u tri primerka, kako je to definisano procedurom, već u dva primerka.

Preporuka: Potrebno je uvesti kontrolne mehanizme koji će obezbediti da se popisne liste sačinjavaju u tri primerka.

 

PRIMER BR. 8

TESTIRANJE KONTROLE: Testiranjem trideset popisnih lista utvrđeno je da na popisnim listama, u koloni gde je manjak, isti nije iskazivan, ali u izveštaju Centralne popisne komisije stoji da je utvrđen manjak u iznosu od 1.356.479,00 dinara. Uvidom u knjigovodstvene kartice utvrđeno je da je manjak knjižen na teret vanrednih rashoda umesto na teret odgovornih lica, kako je to definisano procedurom.

Preporuka: Potrebno je uvesti kontrolne mehanizme koji će obezbediti da se manjak po popisu nadoknadi na teret odgovornih lica.

 

PRIMER BR. 9

TESTIRANJE KONTROLE: Testiranjem trideset popisnih lista osnovnih sredstava utvrđeno je da popisne liste sadrže naziv osnovnog sredstva i količinu, a ne sadrže druge elemente koji su definisani odredbama člana 9. internog Pravilnika o popisu. Naime, shodno odredbama člana 9. navedenog pravilnika, popis obuhvata:

1) utvrđivanje stvarnih količina imovine, koja se popisuje merenjem, brojanjem, procenom i sličnim postupcima, kao i bliže opisivanje popisane imovine i unošenje podataka u popisne liste;

2) upisivanje u popisne liste naturalnih promena nastalih u periodu vršenja popisa pre i posle 31. decembra godine za koju se vrši popis i svođenje na stanje na dan 31. decembar te godine;

3) unošenje knjigovodstvenog naturalnog stanja imovine u popisne liste;

4) utvrđivanje naturalnih razlika između stanja utvrđenog popisom i knjigovodstvenog stanja;

5) unošenje cena popisane imovine;

6) vrednosno obračunavanje popisane imovine;

7) sastavljanje Izveštaja o izvršenom popisu.

Preporuka: Potrebno je uvesti kontrolne mehanizme koji će obezbediti da popis sadrži sve elemente.

 

PRIMER BR. 10

TESTIRANJE KONTROLE: Uvidom u Izveštaj Centralne komisije za popis utvrđeno je da navedeni izveštaj ne sadrži uzroke neslaganja između stvarnog i knjigovodstvenog stanja.

Shodno odredbama člana 13. Pravilnika o popisu, Izveštaj o izvršenom popisu treba da sadrži: stvarno i knjigovodstveno stanje imovine i obaveza; razlike između stvarnog stanja utvrđenog popisom i knjigovodstvenog stanja; uzroke neslaganja između stanja utvrđenog popisom i knjigovodstvenog stanja; predloge za likvidaciju utvrđenih razlika (prebijanje manjkova i viškova nastalih po osnovu zamena, način naknađivanja manjkova i prihodovanja viškova, otpisivanja zastarelih potraživanja, prihodovanja zastarelih obaveza i dr.); način knjiženja; primedbe i objašnjenja lica koja rukuju, odnosno koja su zadužena materijalnim i novčanim vrednostima o utvrđenim razlikama, kao i druge primedbe i predloge komisije za popis.

Preporuka: Potrebno je uvesti kontrolne mehanizme koji će obezbediti da Izveštaj Centralne komisije za popis bude potpun.

 

PRIMER BR. 11

TESTIRANJE KONTROLE: U postupku revizije na uvid nije data pomoćna knjiga osnovnih sredstava.

Shodno odredbama člana 14. Uredbe o budžetskom računovodstvu, pomoćne knjige osnovnih sredstava obezbeđuju detaljne podatke o svim osnovnim sredstvima definisanim Pravilnikom o nomenklaturi nematerijalnih ulaganja i osnovnih sredstava sa stopama amortizacije.

Preporuka: Potrebno je uvesti pomoćne evidencije – pomoćnu knjigu osnovnih sredstava.

 

PRIMER BR. 12

TESTIRANJE KONTROLE: U postupku revizije testirana su osnovna sredstva u pet kancelarija, i to da li na svakom osnovnom sredstvu postoji inventarni broj obeležen na vidnom mestu.

 

Redni broj kancelarije Kancelarijski sto Kancelarijska stolica Računar
211. nema inventarni broj nema inventarni broj nema inventarni broj
213. nema inventarni broj nema inventarni broj nema inventarni broj
215. nema inventarni broj nema inventarni broj nema inventarni broj
217. nema inventarni broj nema inventarni broj nema inventarni broj
219. nema inventarni broj nema inventarni broj nema inventarni broj

 

Iz tabele se vidi da testirana sredstva nemaju inventarni broj.

Preporuka: Potrebno je da svako osnovno sredstvo ima inventarni broj.

Navedene preporuke i slabosti u sistemu popisa tipične su u praksi kod korisnika javnih sredstava.